Pasaulyje, kuriame klientų pasitenkinimas gali lemti arba sužlugdyti verslą, sistemingos ir į rezultatus orientuotos klientų pasitenkinimo programos svarba yra neįkainojama. Tai ne tik iškilusių problemų sprendimas. Tai – problemų numatymas, vadovavimas klientams jų kelionėje ir reikšmingų rezultatų siekimas. Problema ta, kad be tinkamos strategijos net ir labiausiai atsidavusi komanda gali patirti nesėkmę.

Įsivaizduokite, kad jūsų klientų aptarnavimo komanda tvarko daugybę bilietų, funkcijų užklausų ir pranešimų apie gedimus, bet kartu aktyviai bendrauja su klientais. Šiai pusiausvyrai pasiekti reikia ne tik gerų ketinimų. Reikia struktūros, aiškumo ir priemonių, kurios visa tai sujungtų.

Nesvarbu, ar esate auganti pradedančioji, ar patyrusi įmonė, siūlome žingsnis po žingsnio klientų aptarnavimo gerinimo vadovą. Gausite praktinių patarimų visais klausimais – nuo gautų laiškų tvarkymo iki atsakymo laiko ir bendravimo su klientais gerinimo.

Panagrinėkime, ko reikia, kad įgyvendintumėte klientų atsiliepimų programą, kuri ne tik išspręstų problemas, bet ir duotų ilgalaikių rezultatų.

Spustelėkite čia, kad pamatytumėte, kaip komanda naudojo šią lentelę.

Pagrindiniai žingsniai kuriant patikimą klientų aptarnavimo programą

Norint sukurti patikimą klientų sėkmės programą, reikia struktūrizuoto požiūrio, kurį būtų galima išplėsti ir pritaikyti ilgalaikėje perspektyvoje. Pateikiame pagrindinius žingsnius, į kuriuos reikia atsižvelgti remiantis geriausia praktika ir pramonės tyrimais.

1. Nustatykite aiškius tikslus ir sėkmės kriterijus

Pirmiausia išsiaiškinkite, ką norite pasiekti vykdydami klientų sėkmės programą. Nesvarbu, ar norite padidinti klientų lojalumą, pardavimus, ar jų pasitenkinimą, nustatę aiškius tikslus ir atitinkamus sėkmės kriterijus, suteiksite savo komandai aiškų tikslą.

„HubSpot” tyrimų duomenimis, įmonės, kurios nustato aiškius sėkmės rodiklius, dažniau pasiekia gerų klientų lojalumo rezultatų. Aiškūs tikslai ir sėkmės rodikliai suteikia komandoms aiškius tikslus, pagerina bendravimą ir padidina klientų pasitenkinimą bei lojalumą.

Pastaba: Nustačius neaiškius ar kiekybiškai neįvertinamus tikslus, gali kilti sumaištis ir dingti dėmesys. Įsitikinkite, kad visi jūsų tikslai yra SMART (konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, svarbūs ir terminuoti).

2. Sukurkite visą klientų kelionės žemėlapį.

Svarbu suprasti kiekvieną kliento kelionės žingsnį. Sudarykite tipinio kliento kelionės nuo sutarties sudarymo iki atnaujinimo planą ir nustatykite pagrindinius sąlyčio taškus, kuriuose jūsų komanda gali sukurti pridėtinę vertę. Iliustracijoje taip pat turėtų būti nurodyti skausmingi taškai ir galimybės pagerinti klientų patirtį. Klientų patirties profesionalų asociacijos (Association of Customer Experience Professionals ) atlikto tyrimo duomenimis, kelionių žemėlapiai padeda pagerinti skirtingų komandų veiklos koordinavimą ir į klientą orientuotų sprendimų priėmimą.

Saugokitės : ignoruodami paslėptus skausmo taškus arba neatnaujindami kelionės žemėlapio, kad būtų galima tobulinti produktus ir paslaugas, galite nesuderinti klientų lūkesčių.

3. Aktyvios komunikacijos strategijos įgyvendinimas

Iniciatyvus bendravimas yra svarbiausias veiksnys siekiant užkirsti kelią problemoms ir įgyti klientų pasitikėjimą. Sukurkite bendravimo protokolus, kurie leistų jūsų komandai bendrauti su klientais kritiniais momentais, kad galėtumėte aktyviai reaguoti į problemas, kol jos dar netapo problemomis. Pasak ” Gallup”, visiškai įsitraukę klientai turi didesnę piniginės dalį, pelningumą ir pardavimus nei vidutiniai klientai.

Ji įspėjo, kad per daug bendravimo gali užvaldyti klientus, o per mažai – priversti juos jaustis apleistais. Turite rasti tinkamą pusiausvyrą, atsižvelgdami į klientų pageidavimus ir atsiliepimus.

4. Reguliariai mokykite savo komandą

Nuolatinis mokymas ir įgūdžių tobulinimas yra būtini, kad klientų aptarnavimo komanda būtų kompetentinga ir veiksminga. Reguliarūs mokymai apie produktų naujienas, klientų aptarnavimo metodus ir bendravimo įgūdžių tobulinimą leis jūsų komandai teikti puikias paslaugas ir lengvai spręsti sudėtingas problemas.

Atkreipkite dėmesį: mokymas be praktinio taikymo ir grįžtamojo ryšio gali būti neveiksmingas. Mokymai turėtų būti interaktyvūs, leisti žaisti vaidmenimis ir teikti grįžtamąjį ryšį, kad būtų užtikrintas sąvokų supratimas ir taikymas.

5. Grįžtamojo ryšio analizė ir pritaikymas

reguliariai rinkti ir analizuoti klientų atsiliepimus, kad suprastumėte jų poreikius, lūkesčius ir pasitenkinimą. Ši grįžtamoji informacija padeda mums tobulinti savo produktus ir paslaugas bei nustatyti, kaip pagerinti klientų pasitenkinimo procesus.

Pastaba: atsiliepimai turi būti naudingi. Neužtenka rinkti duomenis, bet turi būti prieinama informacija, kuri gali lemti konkrečius pokyčius, gerinančius klientų pasitenkinimą ir verslo rezultatus.

6. Švęskite sėkmę ir žinokite apie iššūkius.

Sukurkite kultūrą, kurioje džiaugiamasi sėkme ir pripažįstami iššūkiai. Komandos pastangų pripažinimas ir mokymasis iš nesėkmių skatina teigiamą darbo aplinką ir padeda nuolat tobulėti.

Pastaba: atlygis turi būti teisingas ir įtraukus. Dėmesys tik konkretiems pasiekimams ar komandos nariams gali sukelti nepasitenkinimą ir demoralizaciją.

7. Naudokite tinkamus įrankius

Norint sukurti veiksmingą klientų sėkmės strategiją, būtina naudoti pažangias užduočių valdymo priemones. Šios priemonės padeda klientų aptarnavimo komandoms organizuoti bendravimą su klientais, supaprastinti darbo eigą ir užtikrinti, kad problemos būtų sprendžiamos laiku. Realiuoju laiku atnaujinami duomenys ir bendradarbiavimo funkcijos skatina aktyvų požiūrį į klientų aptarnavimą, todėl komandos gali greitai reaguoti į klientų poreikius ir pagerinti aptarnavimo patirtį.

Pastaba: svarbu pasirinkti intuityvų, ekonomišką ir lankstų įrankį, kuris jūsų komandai nesukeltų nereikalingo sudėtingumo ir išlaidų. Tinkamas įrankis turėtų būti sklandžiai integruotas į jūsų esamus procesus, kad padidintų efektyvumą ir nesutrikdytų jūsų darbo eigos.

Atidžiau pažvelkime, kaip galite supaprastinti klientų aptarnavimą naudodami tinkamus įrankius. Įdiegę patikimą užduočių valdymo sistemą, galite pagerinti savo komandos gebėjimą valdyti darbo eigą ir greitai reaguoti į klientų poreikius. Ši praktinė apžvalga padės jums suprasti, kokią konkrečią naudą šios priemonės teikia kasdienėse situacijose.

Naudokite tinkamus įrankius

Analizuojame praktinį veiklos valdymo įrankių naudojimą ir parodome, kaip komanda juos naudoja klientų sėkmės programai kurti.

Sužinokite, kaip ši komanda valdo klientų sėkmės programą.

Struktūrizuotos veiklos valdymo prietaisų skydelio apžvalga rodo sistemą, sukurtą klientų veiklos rezultatams optimizuoti. Prietaisų skydelis suskirstytas į skirtingus skyrius, pavyzdžiui, „Nauji bilietai„, „Funkcijų prašymai ” ir „Klaidos”, kurie skirti įvairių tipų sąveikai su klientais stebėti ir valdyti.

Šis struktūrizuotas požiūris užtikrina, kad visos klientų užklausos ir problemos būtų registruojamos ir greitai sprendžiamos, todėl greičiau reaguojama į užklausas ir didėja bendras klientų pasitenkinimas.

Komanda naudoja skaičiuokles, kad susidarytų aiškų dabartinės veiklos vaizdą ir galėtų veiksmingai valdyti prioritetus bei išteklius. Pavyzdžiui, nauji atvejai priskiriami greitai, siekiant užtikrinti, kad prašymai nebūtų praleisti, o prašymai dėl funkcijų atidžiai stebimi, siekiant užtikrinti, kad produkto atnaujinimai atitiktų klientų poreikius.

Tai ne tik padidina darbo procesų efektyvumą, bet ir skatina aktyvų požiūrį į klientų aptarnavimą, o tai sudaro pagrindą kitam skyriui, kuriame išsamiau panagrinėsime, kaip kiekvienas iš šių elementų prisideda prie jūsų komandos sėkmės.

Daugiau apie Klientų sėkmės tarybą

Sužinokite, kaip ši komanda valdo klientų sėkmės programą.

1. Sukurkite naujos bylos užduočių žemėlapį

Veiksmingas naujų klientų užklausų valdymas prasideda nuo kiekvieno naujo bilieto veiklos puslapio sukūrimo. Konkrečioms užklausoms tvarkyti naudojama forma, pavyzdžiui, „Grupinė nuolaida”, kurioje pateikiama svarbi informacija, pavyzdžiui, kliento užklausa arba kontaktiniai duomenys.

Taikant šį metodą komanda gali stebėti ir nustatyti užklausų prioritetus nuo jų gavimo iki išsprendimo, užtikrindama greitą atsaką ir aukštą klientų pasitenkinimą.

2. Stulpelių naudojimas darbo eigai koreguoti

Norint veiksmingai valdyti sąveiką su klientais, būtina suderinti darbo eigos ramsčius. Apibrėždami konkrečias skiltis, pavyzdžiui, „Naujas atvejis ” arba „Atidarytas atvejis”, savo komandai galite supaprastinti procesą nuo pirminės užklausos iki sprendimo.

Šis lankstumas reiškia, kad galite pridėti, pašalinti ir keisti stulpelių eiliškumą, kad organizuotumėte darbo eigą, reaguotumėte į besikeičiančius prioritetus ir efektyviai valdytumėte klientų poreikius.

Darbinės srovės sumažinimo tikrinimas

Užduočių korteles pertvarkius taip, kad būtų matomas tik pavadinimas, komandos nariai gali peržiūrėti kortelę neprarasdami informacijos.

Ši peržiūra ypač naudinga stebint bendrą pažangą, nustatant kliūtis ir užtikrinant, kad administracinis skyrius nebūtų apkrautas darbu. Jie gali greitai įvertinti išteklius ir prireikus juos perskirstyti, kad darbo srautai išliktų subalansuoti ir veiksmingi.

4. Komandos narių vadovavimas komitetui

Galimybė pridėti komandos narius ir apibrėžti konkrečius vaidmenis , pavyzdžiui, administratoriaus, komandos nario, lankytojo ir kitus, suteikia galimybę kiekvienam suprasti savo pareigas ir gauti prieigą tik prie tos informacijos, kurios reikia užduotims atlikti.

Ši funkcija skatina bendradarbiavimą aiškiai apibrėžiant vaidmenis ir apsaugo konfidencialią informaciją taikant tinkamą prieigos kontrolę.

Pavyzdžiui, įprastas užduotis galite priskirti komandos nariams, o lankytojai turi teisę tik apsilankyti. Tai idealiai tinka išorės suinteresuotiesiems subjektams arba auditoriams, kuriems reikia informacijos, bet kurie negali atlikti pakeitimų.

5. Suvienodinkite bendravimą kalbėdamiesi automobilyje

Tai leidžia komandos nariams greitai keistis informacija, teikti ir gauti pagalbą bei stebėti vienas kito pažangą neišeinant iš platformos. Visą komunikaciją, susijusią su bendra forumo veikla, galima tvarkyti toje pačioje darbo erdvėje, todėl padidėja skaidrumas ir sumažėja laiko, sugaištamo informacijos paieškai įvairiais kanalais.

Toks centralizuotas požiūris padidina sąveiką ir padeda komandoms sutelkti dėmesį į užduotis ir tikslus.

6. Centralizuotas failų valdymas, užtikrinantis skaidrią prieigą

Tarybos failų valdymo sistema leidžia komandos nariams tiesiogiai įkelti, kurti ir susieti dokumentus, taip pat palaiko įvairius dokumentų tipus, įskaitant „Google” dokumentus, skaičiuokles ir kt. Failai saugiai saugomi atskirame diske, kad būtų lengviau prieinami ir saugūs.

Šis sprendimas pašalina išorinių saugojimo sprendimų poreikį ir užtikrina, kad viskas, ko reikia, būtų lengvai pasiekiama ir prižiūrima projekto ekosistemoje.

7. Išskirkite ir nustatykite prioritetus tam, kas svarbu.

Gebėjimas planuoti ir nustatyti prioritetus posėdžių salėje yra labai svarbus siekiant išlaikyti produktyvumą. Jei iš karto matysite skubias užduotis, galėsite jas veiksmingai valdyti ir atlikti laiku.

Pavyzdžiui, galite filtruoti, kad būtų rodomos tik praleistos užduotys, aukšto prioriteto užduotys ir užduotys, priskirtos konkretiems komandos nariams, kad galėtumėte geriau valdyti darbo krūvį ir užtikrinti, kad svarbios užduotys būtų atliktos laiku.

8. Tiksliai sureguliuokite disko parametrus, kad valdymas būtų optimalus.

Tiksliai sureguliuoti skaičiuoklės nustatymus labai svarbu valdant komandos darbo eigą. Reguliuodami šiuos elementus galite sukurti organizuotą darbo vietą, kontroliuoti, kas gali matyti lentą, apriboti vykdomas užduotis, kad efektyviai valdytumėte darbo eigą, ir įjungti automatinį užduočių numeravimą, kad būtų galima geriau sekti.

Taip pat galite valdyti lentoje esančias etiketes ir stulpelius, kad komanda galėtų pritaikyti aplinką prie savo procesų ir poreikių.

Suskirstykite klientų atvejus į lengvai įgyvendinamus etapus.

Spustelėkite čia, jei norite peržiūrėti šią lentelę.

Šis sėkmingo klientų aptarnavimo patarimas puikiai tinka klientų poreikiams suskirstyti į konkrečius, įgyvendinamus veiksmus, kad kiekvienas bendravimas su klientu būtų išbaigtas. Toks struktūrizuotas požiūris supaprastina klientų aptarnavimo darbo eigą:

1. Bilieto aprašymas skirtuke „Išsami informacija”:Kiekvienas bilietas prietaisų skydelyje, pavyzdžiui, „Komandos perkėlimas”, turi skirtuką „Išsami informacija”. Šiame skirtuke pateikiamas išsamus problemos ar kliento prašymo aprašymas ir nurodoma, kokių veiksmų ir tikslų reikia imtis. Taip užtikrinama, kad visi komandos nariai aiškiai suprastų kliento prašymo apimtį.
   
2. Nustatykite žymių būseną, kad galėtumėte stebėti pažangą: naudodamiesi lentele galite matyti kiekvienos žymos būseną. Taip galėsite susidaryti aiškų vaizdą apie kliento darbo būklę, kad komandos nariai galėtų stebėti vėlavimus ar komplikacijas ir efektyviai jas spręsti.
   
3. Veiksmų kontroliniai sąrašai: sudėtingos kliento problemos kontroliniame sąraše suskirstomos į poskyrius. Taikant šį metodą užtikrinama, kad visos atvejo dalys būtų sistemingai sprendžiamos, siekiant užtikrinti išsamų sprendimą ir kliento pasitenkinimą.
   
4. Laiko apribojimai paslaugų lygiui palaikyti: nustatykite laiko apribojimus kiekvienam bilietui, kad užtikrintumėte savalaikį atsakymą ir sprendimą. Tai leidžia jūsų komandai nustatyti prioritetus ir veiksmingai laikytis su klientais sudarytų paslaugų lygio susitarimų.
   
5. Lengvas skirstymas į kategorijas naudojant žymas: kad būtų lengviau organizuoti ir nustatyti darbo eigos prioritetus, bilietams priskiriamos atitinkamos žymos, pvz., didelio prioriteto klausimai, DUK ir kt. Ši funkcija leidžia filtruoti ir centralizuotai valdyti bilietus, į kuriuos reikia greitai reaguoti arba kurie priklauso konkrečiai kategorijai.
   
6. Pokalbių skirtukas, skirtas konkretaus atvejo diskusijoms: pokalbių skirtuke sutelkiamos visos konkretaus atvejo diskusijos, todėl komandos nariai gali tiesiogiai prisidėti prie klausimų sprendimo. Ši funkcija supaprastina bendravimą ir pagreitina problemų sprendimą.
   
7. Paskirkite užduotis ir aiškiai apibrėžkite atsakomybę: pažymėję kiekvieną komandos narį etiketėmis, aiškiai matysite, kas atsakingas už kiekvieną klausimą. Aiškus užduočių priskyrimas padeda išvengti dubliavimosi ir užtikrina komandos atskaitomybę.
   
8. skirtukas Priedai: skirtuke Priedai komandos nariai gali išsaugoti visus svarbius dokumentus tiesiai į bilietą. Ši centralizuota failų saugykla leidžia lengvai pasiekti visą svarbią informaciją ir jos nuorodą į atitinkamą kliento failą.

Kurdamos šiuos išteklius, valdžios institucijos gali veiksmingai organizuoti klientų apgaudinėjimo valdymą ir geriau parengti savo komandas, kad jos galėtų sistemingai ir veiksmingai valdyti klientų aptarnavimo darbo srautus.

Išvada

Klientų sėkmės valdybos įrodyti gebėjimai rodo, kad technologijos, derinamos su strateginiu darbo eigos valdymu, gali gerokai padidinti komandų našumą ir efektyvumą. Naudodamos pažangias funkcijas, tokias kaip užduočių segmentavimas, kontaktų valdymas, užduočių prioritetų nustatymas ir failų valdymas, komandos gali aptarnauti klientus kaip niekada anksčiau.

Šių strategijų įgyvendinimas ne tik pagerina darbo rezultatus, bet ir klientų patirtį bei lojalumą, o tai lemia sėkmę šiuolaikinėje konkurencinėje aplinkoje.

Efektyvus projektų valdymas yra sėkmingų rezultatų pagrindas. Nesvarbu, ar kuriate svetainę, pristatote produktą, ar koordinuojate sudėtingas kūrimo pastangas, struktūrizuotas požiūris užtikrina, kad visos užduotys būtų suderintos, laikomasi terminų ir suinteresuotosios šalys būtų informuotos.

Šiame vadove aprašomi svarbiausi projektų valdymo žingsniai, pateikiamos veiksmingos strategijos, kaip supaprastinti darbo eigą, skatinti bendradarbiavimą ir stebėti pažangą.

Perpratę pagrindus, pamatysite, kaip vaizdinė priemonė gali padėti įgyvendinti šiuos principus ir padėti jūsų komandai išlikti susitelkusiai ir produktyviai.

Spustelėkite šį paveikslėlį, kad pamatytumėte, kaip ši komanda sukūrė galingą projektų valdymo valdybą

Pagrindiniai žingsniai kuriant veiksmingą projektų valdymo darbo eigą

Tvirta projektų valdymo darbo eiga užtikrina, kad užduotys būtų atliekamos efektyviai, būtų laikomasi terminų ir sklandžiai bendradarbiautų komanda.

Čia pateikiami pagrindiniai žingsniai, kaip sukurti patikimą projektų valdymo procesą:

1. Nustatykite aiškius tikslus ir uždavinius

Kiekvienas sėkmingas projektas prasideda nuo aiškių, gerai apibrėžtų tikslų. Supratimas, ko siekiate, padeda komandai susitelkti ir suderinti visą projekto gyvavimo ciklą.

Pagrindiniai veiksmai:

• Renkite suinteresuotųjų šalių susitikimus, kad suderintumėte projekto tikslus.
• Suskirstykite tikslus į išmatuojamus rezultatus pagal SMART sistemą (konkretus, išmatuojamas, pasiekiamas, pasiekiamas, aktualus, apibrėžtas laike).
• Dokumentuokite šiuos tikslus centralizuotoje vietoje, kad užtikrintumėte komandos matomumą.

2. Parengti išsamų projekto planą

Išsamus projekto planas – tai veiksmų planas, kuriame nurodomos užduotys, terminai ir priklausomybės. Jis užtikrina, kad kiekvienas komandos narys suprastų savo vaidmenį ir atsakomybę.

Pagrindiniai veiksmai:

• Naudokite Gantto diagramas, kad nubrėžtumėte terminus ir užduočių priklausomybę.
• Nustatykite etapus ir galutinius terminus, kad galėtumėte veiksmingai stebėti pažangą.
• Skirkite išteklius pagal užduoties sudėtingumą ir komandos kompetenciją.

3. Paskirkite vaidmenis ir atsakomybę

Apibrėžus vaidmenis užtikrinama atskaitomybė ir išvengiama painiavos dėl to, kas atsakingas už kiekvieną užduotį. Gali būti naudinga RACI matrica (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).

Pagrindiniai veiksmai:

• Skirkite vaidmenis pagal individualius įgūdžius ir projekto poreikius.
• Aiškiai informuokite apie atsakomybę per komandos susirinkimus ar įvadinius susitikimus.
• Skatinkite grįžtamąjį ryšį, kad atsakomybė būtų paskirstyta teisingai.

4. Nustatykite prioritetus ir suskirstykite užduotis

Projektą suskirsčius į mažesnes, lengvai valdomas užduotis, užtikrinama, kad nė vienas darbo aspektas nebus pamirštas. Prioritetų nustatymas padeda sutelkti komandos pastangas į tai, kas svarbiausia.

Pagrindiniai veiksmai:

• Suskirstykite užduotis pagal skubumą ir svarbą naudodami prioritetų nustatymo metodus, pavyzdžiui, Eizenhauerio matricą.
• Sudėtingas užduotis suskirstykite į mažesnes užduotis su aiškiais terminais.
• Naudokite įrankius užduočių vykdymo eigai sekti ir informuokite visus.

5. Skatinti bendradarbiavimą ir bendravimą

Atviras ir skaidrus bendravimas yra labai svarbus veiksmingam projekto valdymui. Jis padeda komandoms išlaikyti pusiausvyrą, spręsti konfliktus ir užtikrinti, kad pažanga vyktų pagal planą.

Pagrindiniai veiksmai:

• organizuokite reguliarius susitikimus (pvz., kasdienius pasitarimus arba savaitinius susitikimus), kad peržiūrėtumėte pažangą ir pašalintumėte kliūtis.
• Skatinkite komandos narius dalytis atnaujinimais ir atsiliepimais realiuoju laiku.
• Naudokite bendradarbiavimo įrankius, kad centralizuotai bendrautumėte ir dokumentuotumėte sprendimus.

6. Stebėti pažangą ir koreguoti planus

Projekto eigos stebėjimas padeda nustatyti galimą riziką ir kliūtis, kol jos dar neišsiplėtė. Reguliari stebėsena leidžia koreguoti projekto eigą.

Pagrindiniai veiksmai:

• Naudokite pagrindinius veiklos rodiklius (KPI), pavyzdžiui, projekto užbaigimo procentą, biudžeto laikymąsi ir išteklių panaudojimą.
• Periodiškai atlikite peržiūras, kad iš naujo įvertintumėte tikslus ir terminus.
• Sukurkite nenumatytų atvejų planus nenumatytiems iššūkiams spręsti.

7. Įvertinti ir dokumentuoti įgytą patirtį

Baigę projektą, įvertinkite jo sėkmę, vertindami rezultatus pagal pradinius tikslus. Išmoktos patirties dokumentavimas padeda tobulinti būsimą darbo eigą.

Pagrindiniai veiksmai:

• Po projekto surenkite peržiūrą ir aptarkite, kas pavyko ir ką būtų galima patobulinti.
• Surinkite visų suinteresuotųjų šalių atsiliepimus, kad nustatytumėte stipriąsias ir silpnąsias puses.
• Atnaujinti standartines veiklos procedūras (SOP), remiantis išvadomis.

Tinkamų įrankių naudojimas kuriant projektų valdymo darbo eigą

Nors svarbiausia yra įvaldyti pagrindinius projektų valdymo etapus, norint juos veiksmingai įgyvendinti, reikia tinkamų įrankių. Patikima užduočių valdymo sistema gali užpildyti atotrūkį tarp teorijos ir vykdymo, užtikrindama, kad projektai būtų ne tik gerai organizuoti, bet ir įgyvendinami.

Tinkamas įrankis supaprastina užduočių delegavimą, prioritetų nustatymą ir bendradarbiavimą, todėl jūsų komanda gali susitelkti ir laiku pasiekti rezultatų.

Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta

Toliau pateiktoje demonstracinėje lentoje parodytas efektyvaus projektų valdymo darbo eigos pavyzdys. Šioje lentoje vizualiai pavaizduotos užduotys, atliekamos tokiais etapais, kaip „Projekto strategija”, „Projekto projektavimas”, „Kūrimas” ir „Testavimas”, kad niekas nepraeitų pro šalį.

Centralizuodama informaciją, iš karto stebėdama pažangą ir nustatydama kliūtis, ši darbo erdvė suteikia aiškią ir praktiškai pritaikomą projekto apžvalgą.

Dabar giliau susipažinkime su šia demonstracine lenta ir supraskime, kaip kiekvienas skyrius veikia kartu, kad būtų sukurta patikima projektų valdymo sistema, skirta sėkmei.

Kaip veikia ši projekto valdyba

Išnagrinėkite, kaip veikia ši demonstracinė projektų valdymo lenta

Aukščiau esančiame paveikslėlyje matote, kaip ši komanda organizuoja savo darbo eigą naudodama lentą, kuri supaprastina projektų valdymą. Ji sukurta taip, kad būtų galima tvarkyti kiekvieną proceso etapą.

Atidžiau pažvelkime į šios komandos valdybą, kad suprastume, kaip kiekviena funkcija prisideda prie veiksmingos projektų valdymo sistemos kūrimo.Štai kaip visa tai susijungia.

1. Naujų užduočių įtraukimas į lentą

Kiekvienas projektas prasideda nuo užduočių sąrašo, o šioje lentoje jas įtraukti labai paprasta. Spustelėję mygtuką ” Pridėti naują užduotį ” (paryškintą kairiajame apatiniame lentos kampe), galite sukurti naują kortelę. Kiekviena kortelė reiškia konkrečią užduotį, pavyzdžiui, „Svetainės dizainas” arba „Produkto puslapio kūrimas”. Taip užtikrinama, kad jūsų darbo eiga išliktų aiški ir niekas neliktų užmarštyje.

2. Stulpelių pritaikymas darbo eigai

Reikia pakoreguoti lentos nustatymus? Galite lengvai pervadinti stulpelius, pridėti naujų arba perkelti esamus, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą. Norėdami pasiekti šias parinktis, tiesiog spustelėkite bet kurio stulpelio viršuje esantį stulpelio meniu (trys taškai). Pavyzdžiui, jei atsiranda naujas projekto etapas, galite pridėti stulpelį, pavyzdžiui, „Testavimas”, nesutrikdydami esamų užduočių.

3. Komandos narių ir vaidmenų valdymas

Veiksmingas bendradarbiavimas prasideda nuo tinkamų vaidmenų. Naudodamiesi meniu ” Komandos nariai ” įtraukite arba pašalinkite narius iš valdybos. Kiekvieną asmenį galima priskirti administratoriui, nariui arba lankytojui, atsižvelgiant į jo pareigas. Pavyzdžiui, projekto vadovams priskirkite „Admin” teises, o klientams suteikite „Lankytojo” teises, kad jie galėtų peržiūrėti pažangą.

4. Komandos komunikacijos centralizavimas

Naudodamiesi pokalbių su valdyba funkcija palaikykite su valdyba susijusias diskusijas. Tai leidžia jūsų komandai vienoje centrinėje vietoje dalytis naujienomis, užduoti klausimus ar spręsti problemas. Pavyzdžiui, dizaineris gali pasidalyti atsiliepimais apie užduotį „Logotipo dizainas” tiesiogiai pokalbyje, kad visi būtų tame pačiame puslapyje.

5. Failų prijungimas ir dalijimasis jais

Kiekviename projekte reikia nemažai dokumentacijos, o ši lenta ją puikiai tvarko. Skyriuje „Priedai” galite įkelti failus, susieti „Google” dokumentus arba net kurti naujus dokumentus tiesiai iš lentos. Pavyzdžiui, prisekite stiliaus vadovus arba kliento santraukas, kad komanda galėtų susipažinti su visa reikiama medžiaga.

6. Svarbių užduočių paryškinimas

Pirmenybę teikite tam, kas svarbu, naudodami funkciją ” Highlight”. Taip galite filtruoti užduotis pagal terminus, prioriteto lygius, žymes ar konkrečias užduotis. Šiuos filtrus taip pat galite derinti, kad surastumėte užduotis.

Pavyzdžiui, galite paryškinti konkrečiam komandos nariui priskirtas užduotis, pažymėtas žyma „maketai „, ir jų būseną „Paruošta„. Taip sutaupysite daug rankinio darbo ieškodami to, ko ieškote.

7. Privatumo nustatymų koregavimas

Nustatymų meniu yra ta vieta, kur ši komanda tiksliai sureguliuoja savo lentą, kad ji būtų maksimaliai efektyvi. Spustelėjus krumpliaračio piktogramą viršutiniame dešiniajame kampe, rodomi keturi skirtukai: Apžvalga, Nustatymai, Stulpeliai ir Žymos. Kiekvienas skirtukas atlieka tam tikrą vaidmenį optimizuojant darbo eigą. Suskirstykime juos:

1. Skirtukas Apžvalga:

Pateikiama trumpas lentos pažangos vaizdas, jos paskirties aprašymas, užduočių eksportavimo „Excel” formatu parinktys ir galimybė archyvuoti užbaigtas lentas, kad būtų galima su jomis susipažinti ateityje.

2. Nustatymų skirtukas:

Valdykite lentos privatumą ir prieigos leidimus, kad galėtumėte pasirinkti, ar norite turėti prieigą tik komandai, organizacijai ar viešai dalytis per nuorodą. Ji taip pat valdo redagavimo leidimus, kad būtų išlaikytas darbo eigos vientisumas.

3. Skirtukas Stulpeliai:

Leidžia pritaikyti lentos struktūrą pridedant, pervadinant arba keičiant stulpelių eiliškumą. Tai padeda suderinti darbo eigą su konkrečiais komandos projekto reikalavimais.

4. Žymos Skirtukas:

Palengvina užduočių skirstymą į kategorijas kuriant, tvarkant ir taikant žymas. Žymos palengvina užduočių filtravimą pagal prioritetą, tipą ar kitas pasirinktines etiketes, pagerina užduočių organizavimą ir paiešką.

Dabar panagrinėkime, kaip komanda naudoja šias užduočių korteles, kad visą projekto valdymo procesą suskirstytų į lengvai valdomus etapus. Parodysime, kaip galite naudoti šią funkciją, kad kiekvieną užduotį suskaidytumėte į įgyvendinamą elementą.

Suskirstykite užduotis į valdomus etapus

Užduočių kortelės yra centrinis centras, kuriame jūs ir jūsų komanda galite fiksuoti ir tvarkyti visą užduočiai atlikti reikalingą informaciją. Štai kaip jas efektyviai naudoti:

1. Pridėti pagrindinę informaciją:

Pradėkite nuo aiškaus užduoties tikslų ir reikiamų veiksmų apibrėžimo. Pavyzdžiui, atlikdami pradinio puslapio dizaino užduotį, apibrėžkite išdėstymo ir turinio reikalavimus.

2. Stebėti pažangą:

Atnaujinkite užduoties pažangą pažymėdami ją kaip „Vykdoma”, „Reikia peržiūrėti” arba „Užbaigta”, kad visi būtų informuoti apie jos būseną.

3. Nustatykite galutinius terminus:

Kiekvienai užduočiai priskirkite konkrečią terminą, kad užtikrintumėte, jog terminų bus laikomasi ir niekas nebus atidėta.

4. Suskirstykite užduotis į įgyvendinamus žingsnius:

Sudėtingas užduotis išskaidykite į mažesnius, lengvai valdomus etapus. Pavyzdžiui, „Sukurti pagrindinio puslapio turinį” gali apimti tokias subužduotis kaip kopijos rašymas, paveikslėlių parinkimas ir maketo kūrimas.

5. Naudokite žymas, kad būtų aiškiau:

Naudokite žymes užduotims suskirstyti į kategorijas. Galite nustatyti prioritetus pagal skubumą arba grupuoti užduotis pagal temas, pavyzdžiui, „Dizainas”, „Kūrimas” arba „Testavimas”.

6. Pridėti failus:

Laikykite visus projekto išteklius tvarkingus pridėdami failus tiesiai prie užduoties kortelės. Įkelkite dizaino maketus, ataskaitas ar PDF dokumentus, kurkite naujus „Google” dokumentus ar „Kerika Canvases” arba siųskite nuorodas į išorinius išteklius – viskas vienoje vietoje. Taip užtikrinsite, kad jūsų komanda galėtų greitai pasiekti viską, ko reikia, negaišdama laiko elektroninių laiškų ar aplankų paieškoms.

7. Palaikykite tikslingą bendravimą:

Naudokite skirtuką „Pokalbiai”, kad visos diskusijos būtų susietos su konkrečiomis užduotimis, taip užtikrinant, kad bendravimas būtų aiškus ir lengvai stebimas.

8. Paskirkite komandos narius:

Kiekvieną užduotį priskirkite konkretiems komandos nariams, kad būtų aišku, kas už ką atsakingas. Taip padidinsite atskaitomybę ir užtikrinsite, kad užduotys būtų vykdomos efektyviai.

9. Nustatykite užduoties prioritetą, kad aiškiai sutelktumėte dėmesį:

Pirmenybės nustatymas užduotims yra labai svarbus, kad projektas vyktų sklandžiai, o naudojant funkciją ” Nustatyti prioritetus” tai padaryti galima be vargo. Kiekvienai užduočiai galite priskirti vieną iš trijų lygių:

• Įprasta: Įprastas: įprastinėms užduotims, kurios gali būti atliekamos neskubant.
• Aukštas prioritetas: Užduotims, reikalaujančioms greitų veiksmų arba didesnio komandos dėmesio.
• Kritinis: Laikui jautrioms arba didelio poveikio užduotims, kurioms reikia nedelsiant skirti dėmesio.

Naudodamiesi šiomis funkcijomis, užduočių kortelės padeda komandai palaikyti tvarką, sklandžiai bendradarbiauti ir užtikrinti, kad nebūtų praleista nė viena svarbi detalė. Atlikus šiuos veiksmus, projekto valdymas tampa lengvesnis ir efektyvesnis.

Sukurkite „Kerika” paskyrą

Pradėti dirbti su „Kerika” yra greita, paprasta ir sudaro sąlygas sklandžiai organizuoti projekto darbo eigą. Štai kaip galite susikurti paskyrą ir pradėti darbą tinkama linkme:

Registracija yra nemokama ir paprasta

1. Eikite į kerika.com ir spustelėkite mygtuką Registruotis.

2. Pasirinkite jums tinkamiausią paskyros tipą:
   • Jei naudojate „Google Workspace”, pasirinkite parinktį SIGN UP WITH GOOGLE.
   • Jei esate „Office 365” naudotojas, pasirinkite SIGN UP WITH MICROSOFT.
   • Taip pat galite pasirinkti SIGN UP WITH BOX, kad galėtumėte integruoti failų saugyklą.
3. Atlikite nurodymus ir po kelių akimirkų galėsite pradėti naudotis – nereikės kredito kortelės, o jūsų komanda gaus nemokamą 30 dienų bandomąją versiją.

Visuotinė darbo erdvė visiems

„Kerika” palaiko 38 kalbas, todėl jūs ir jūsų komanda galite dirbti ta kalba, kuri jums patogiausia, ir taip sukurti išties įtraukiančią patirtį.

---

Sukurkite pirmąją valdybą

Užsiregistravę galite susikurti pirmąją lentą ir įgyvendinti projektų valdymo darbo eigą. Štai kaip:

1. Spustelėkite „Sukurti naują valdybą”: „Kerika” prietaisų skydelyje pasirinkite galimybę sukurti naują lentą.
2. Pasirinkite lentos tipą: Projektų valdymui pasirinkite užduočių lentos šabloną. Į jį iš anksto įkeliami tokie stulpeliai kaip „Atlikti”, „Daryti” ir „Baigta”.

3. Pavadinkite savo valdybą: Pavadinkite valdybą pavadinimu, kuris atspindėtų jūsų projektą, pvz., „Svetainės pertvarkymas” arba „Rinkodaros planas”.
4. Pritaikykite savo darbo vietą: Pridėkite arba pervadinkite stulpelius, kad jie atitiktų jūsų darbo eigą, ir pradėkite pridėti užduotis, kad komanda būtų suderinta.

Dabar turite visiškai funkcionalią, vizualią darbo erdvę, paruoštą padėti stebėti pažangą, valdyti užduotis ir skatinti bendradarbiavimą komandoje.

Apibendrinimas: Projekto sėkmės planas

Projektų valdymo meistriškumas – tai ne tik užduočių atlikimas, bet ir sistemos, kuri padeda komandai išlaikyti tą patį požiūrį, skatina bendradarbiavimą ir užtikrina, kad kiekvienas etapas būtų įgyvendintas, sukūrimas. Turėdami išsamią darbo eigą ir tinkamus įrankius, galite išlikti organizuoti, produktyvūs ir sutelkti dėmesį į tikslų siekimą.

Šioje lentoje parodyta, kaip kiekvieną projekto aspektą galima suskirstyti į įgyvendinamus veiksmus. Nustatydami užduočių prioritetus, stebėdami pažangą ir naudodami tokias funkcijas kaip užduočių kortelės detalėms tvarkyti, užtikrinsite, kad niekas nebus pamiršta.Kerika – tai ne tik įrankis, bet ir sistema, padedanti racionalizuoti komandinį darbą, išlaikyti atskaitomybę ir įgyvendinti projekto viziją. Ar esate pasirengę žengti kitą žingsnį? Pradėkite kurti valdybą, organizuoti užduotis ir stebėkite, kaip sėkmingai įgyvendinami projektai su „Kerika”!