Vi siete mai chiesti come mai un’attività sia finita in una colonna diversa o perché i suoi dettagli siano improvvisamente cambiati? Seguire le modifiche apportate a una scheda attività a volte può sembrare di ricomporre un puzzle. È qui che entra in gioco la funzione Cronologia delle schede, che offre un registro chiaro e dettagliato di ogni azione compiuta su una scheda attività.
Basta un clic per vedere chi ha effettuato gli aggiornamenti, cosa è stato modificato e quando è successo, garantendo trasparenza ed eliminando la confusione. Se collaborate con designer, sviluppatori o project manager, questa funzione mantiene tutti allineati e informati.
Scopriamo come funziona la Cronologia delle schede e come può semplificare la collaborazione tra i team.
Trovare la cronologia delle carte è semplice e intuitivo:
Aprire una scheda attività: Fare clic sulla scheda di attività che si desidera esaminare.
Passare alla scheda “Cronologia”: Nella parte superiore della scheda si trova la scheda “Cronologia”.
Visualizza i registri dettagliati: Una volta aperta la scheda, viene visualizzato un elenco cronologico di tutte le azioni effettuate sulla scheda. Questo include gli aggiornamenti dei dettagli, le modifiche di stato, le nuove assegnazioni e altro ancora.
Ogni azione viene registrata con la data e l’ora e mostra chi ha effettuato l’aggiornamento, fornendo un registro chiaro e affidabile a colpo d’occhio.
Quando utilizzare lo storico delle carte
Risolvere la confusione: A volte le attività sembrano assumere una vita propria. Se ci si chiede perché una carta sia stata spostata in un’altra colonna o i suoi dettagli siano cambiati, la Cronologia delle carte è la risposta. Fornisce un quadro completo del percorso della scheda, aiutandovi a evitare malintesi.
Responsabilità e trasparenza: Volete sapere chi ha preso una decisione e quando? La Cronologia delle carte fornisce un registro affidabile per le revisioni delle prestazioni, gli audit o semplicemente per mantenere tutti sulla stessa pagina.
Comprendere le dipendenze: Per le attività interconnesse, la Cronologia delle schede aiuta a tenere traccia delle modifiche e a vedere come si allineano con il quadro generale. È particolarmente utile per i progetti con flussi di lavoro complessi.
Perché è importante
Miglioramento della comunicazione: Non c’è bisogno di interminabili domande e risposte; tutti rimangono allineati.
Efficienza: Risparmiate tempo accedendo a un registro chiaro e consolidato delle modifiche.
Fiducia e responsabilità: Creare un ambiente di lavoro trasparente in cui le azioni siano tracciabili.
Conclusione:
La Cronologia delle schede non è solo una funzione: è la banca dati dei ricordi del vostro team. Vi permette di collaborare in modo più efficace, assicurandovi che ogni aggiornamento sia stato preso in considerazione e compreso.
Il lancio di un nuovo prodotto può essere entusiasmante, ma senza un’adeguata pianificazione può rapidamente trasformarsi in una spirale di caos. Dal mancato rispetto delle scadenze alla scarsa rispondenza al mercato, molti lanci di prodotti inciampano fin dall’inizio. Come evidenziato dall’Harvard Business Review, la maggior parte dei lanci di prodotti fallisce a causa di errori comuni come la scarsa tempistica, le ricerche di mercato inadeguate e le strategie di marketing poco chiare. Questi problemi possono portare a vendite deludenti e a un’offuscata reputazione del marchio.
Senza una chiara tabella di marcia, anche le idee migliori rischiano di perdersi nella confusione. Ma non preoccupatevi, questa guida è qui per aiutarvi a evitare queste insidie. Il processo di lancio di un prodotto sarà suddiviso in strategie pratiche e graduali che vi aiuteranno a fare le cose senza intoppi, assicurando al vostro prodotto il forte debutto che merita. Siete pronti a lanciare il prodotto con fiducia? Cominciamo!
Fasi essenziali per il lancio di un prodotto di successo
Il lancio di un prodotto di successo non avviene per caso, ma si basa su una preparazione accurata, un’esecuzione tempestiva e una collaborazione continua. Vediamo quali sono i passaggi chiave da seguire per ottenere un lancio di successo, oltre a consigli pratici e sfide da tenere d’occhio.
McKinsey sottolinea che i lanci di prodotto che prevedono un allineamento precoce degli stakeholder e una pianificazione completa hanno molte più probabilità di rispettare i tempi e gli obiettivi. Con questo in mente, il primo passo per un lancio di successo è mettere tutti d’accordo. Collaborate con i team interfunzionali per definire ruoli e responsabilità, assicurandovi che nulla vada perso.
Prendetevi il tempo necessario per condurre ricerche di mercato e perfezionare il posizionamento del prodotto, senza dare per scontato di sapere già tutto sul vostro pubblico. La creazione di un calendario chiaro con le tappe fondamentali aiuta a prevenire gli imprevisti dell’ultimo minuto. Ma ricordate che i piani sono validi solo nella misura in cui sono flessibili. Inserite nel vostro programma un tempo cuscinetto per far fronte a ritardi e sorprese.
Senza un adeguato allineamento, piccoli errori di comunicazione possono trasformarsi in costosi ritardi. I check-in regolari possono aiutarvi a risolvere i problemi prima che diventino gravi, garantendo un’esecuzione più fluida dall’inizio alla fine.
2. Sviluppare materiale interno che faccia chiarezza
Immaginate di lanciare un prodotto con una documentazione interna incompleta. Il team di marketing interpreta in modo errato le caratteristiche principali del prodotto e il team di assistenza non riesce a rispondere alle domande dei clienti. Non si tratta solo di un’ipotesi, ma di ciò che accade quando i materiali interni, come le demo dei prodotti, le buyer personas e gli script di formazione, non vengono considerati prioritari.
Raccogliere le intuizioni dei clienti dai beta test o dai primi feedback e perfezionare di conseguenza i documenti interni. Assicuratevi che i team che si rivolgono ai clienti abbiano una solida conoscenza dei messaggi chiave, delle FAQ e delle guide alla risoluzione dei problemi. Rivedete e aggiornate regolarmente questi materiali, soprattutto in caso di modifiche dell’ultimo minuto al prodotto.
La chiarezza interna pone le basi per il successo esterno. Quando i team hanno una profonda comprensione del prodotto, possono comunicarne il valore in modo coerente ed efficace. Secondo l’Harvard Business Review, i dipendenti che ricevono informazioni adeguate per svolgere bene il proprio lavoro hanno 2,8 volte più probabilità di essere impegnati e le aziende con lavoratori impegnati registrano un aumento dei profitti del 23%.
3. Creare contenuti esterni mirati
È facile cadere nella trappola di creare contenuti promozionali generici che cercano di rivolgersi a tutti e finiscono per non interessare nessuno. Il Content Marketing Institute ha dimostrato che i marchi che si concentrano sulla messaggistica personalizzata registrano tassi di coinvolgimento e di conversione significativamente più elevati. Invece di messaggi vaghi su quanto sia “innovativo” il vostro prodotto, evidenziate i problemi specifici che risolve e perché i clienti dovrebbero interessarsene.
Ad esempio, create post sul blog, video e messaggi in-app che mettano in evidenza i vantaggi principali, mantenendo i punti dolenti dei clienti in primo piano. Includete immagini come schermate di prodotti o GIF che dimostrino le funzionalità in azione. Allineate la messaggistica tra i vari canali, in modo che il pubblico riceva lo stesso messaggio chiaro, sia che legga un blog sia che guardi un video dimostrativo.
Senza un adeguato coordinamento, il tono incoerente del marchio e le lacune nei contenuti possono confondere i potenziali clienti. Un processo centralizzato di revisione dei contenuti aiuta a garantire la coesione degli sforzi di marketing.
4. Formare i team interni a diventare campioni di prodotto
La formazione non è solo un’altra voce da spuntare dalla lista, ma una parte fondamentale del successo del lancio. Un team ben formato è più sicuro ed efficace durante il lancio.
Organizzate sessioni di formazione specifiche per ruolo per i team di vendita, assistenza e marketing, per assicurarvi che comprendano i vantaggi principali del prodotto e che siano in grado di affrontare con sicurezza le domande o le obiezioni dei clienti. Sviluppate FAQ interne e guide alla risoluzione dei problemi per ridurre al minimo la confusione durante il lancio. Assegnate a formatori esperti e fornite esercitazioni pratiche per aumentare la preparazione del team.
Tuttavia, saltare le aree di formazione chiave o affrettare le sessioni può lasciare i team impreparati, portando a esperienze incoerenti con i clienti. Create una lista di controllo della formazione per assicurarvi che nessun argomento venga tralasciato. Più il team è preparato, più le interazioni con i clienti saranno fluide.
5. Rivedere e testare tutto prima del giorno del lancio
Immaginate di precipitarvi al lancio per poi scoprire che una funzione chiave non è funzionante o che un comunicato stampa contiene gravi errori. Questo tipo di scenario è più comune di quanto si pensi quando le revisioni pre-lancio vengono considerate facoltative. Eseguite una revisione completa dei materiali di marketing, dei canali di distribuzione e delle funzionalità del prodotto prima del lancio ufficiale.
Un lancio simulato può aiutarvi a individuare i punti deboli. Fate testare agli stakeholder vari aspetti, dai flussi di lavoro dell’assistenza clienti alle demo dei prodotti, e raccogliete i feedback su tutto ciò che deve essere migliorato. Prestate attenzione ai piccoli dettagli, perché spesso hanno l’impatto maggiore durante il lancio.
Le aziende con solidi test pre-lancio e valutazioni dei rischi sono meglio attrezzate per gestire le sfide dell’ultimo minuto. Non saltate questa fase, potrebbe evitarvi di dover affrontare problemi gravi il giorno del lancio.
6. Avvio e monitoraggio delle prestazioni in tempo reale
Immaginate di precipitarvi al lancio per poi scoprire che una funzione chiave non è funzionante o che un comunicato stampa contiene gravi errori. Questo tipo di scenario è più comune di quanto si pensi quando le revisioni pre-lancio vengono considerate facoltative. Eseguite una revisione completa dei materiali di marketing, dei canali di distribuzione e delle funzionalità del prodotto prima del lancio ufficiale.
Un lancio simulato può aiutarvi a individuare i punti deboli. Fate testare agli stakeholder vari aspetti, dai flussi di lavoro dell’assistenza clienti alle demo dei prodotti, e raccogliete i feedback su tutto ciò che deve essere migliorato. Prestate attenzione ai piccoli dettagli, perché spesso hanno l’impatto maggiore durante il lancio.
Bain & Company sottolinea la necessità di monitorare le metriche di performance durante e dopo il lancio. Un uso intelligente dei dati aiuta a misurare i progressi e a identificare i problemi. Non limitatevi a monitorare, ma adattatevi rapidamente se il feedback mostra problemi o campagne poco performanti per mantenere lo slancio.
Anche il piano più dettagliato può incontrare ostacoli senza gli strumenti giusti per gestirlo. Se avete a che fare con scadenze che si sovrappongono, priorità che cambiano o coordinamento di più team, un sistema di gestione delle attività ben organizzato è essenziale.
Il giusto strumento di gestione delle attività può aiutarvi a tenere sotto controllo ogni fase del lancio, dai preparativi pre-lancio alle valutazioni post-lancio, assicurandovi che nessuna attività vada persa. Vediamo quindi come questo strumento di gestione delle attività può aiutare a semplificare questo processo, mantenendo il vostro team organizzato e sulla buona strada.
Utilizzare gli strumenti giusti per un lancio del prodotto senza intoppi
Gestire il lancio di un prodotto può sembrare una sorta di giocoleria con decine di parti in movimento, preparare i contenuti, formare i team, coordinare le attività di sensibilizzazione e altro ancora. Ciò che rende questa lavagna così utile è la sua semplicità e il modo in cui mantiene tutto visibile e organizzato. Non ci si ritrova a scartabellare tra e-mail sparse o vaghi elenchi di cose da fare. Al contrario, è possibile vedere esattamente ciò che è in corso, ciò che richiede attenzione e ciò che è stato completato.
Supponiamo che stiate preparando un comunicato stampa e stiate aspettando l’approvazione di un altro team. Invece di tirare a indovinare o di controllare continuamente, potete facilmente individuare lo stato delle attività e sapere chi sta lavorando su cosa. Niente congetture, niente confusione. Funziona perché rispecchia ciò di cui abbiamo parlato: chiarezza, responsabilità e collaborazione senza intoppi. I team possono evitare di perdere le scadenze identificando tempestivamente i ritardi e risolvendoli prima che si aggravino.
La lavagna aiuta anche a bilanciare gli obiettivi a lungo termine e i compiti a breve termine. I team che lavorano su demo di prodotti, materiali di vendita o domande ai clienti possono procedere senza aspettare che gli altri finiscano. Tenendo i compiti suddivisi per categorie, ci si può concentrare su una cosa alla volta senza sentirsi sopraffatti da tutto ciò che accade intorno a noi.
Ciò che lo rende davvero efficace è il modo in cui si adatta man mano che si procede. Se un compito ha bisogno di essere rielaborato o se si presenta una nuova priorità, è possibile adeguarsi senza far deragliare l’intero piano. È flessibile e mantiene il team allineato, assicurandosi che nessun compito vada perso. Questo tipo di struttura non aiuta solo durante il lancio, ma vi prepara per il successo a lungo termine. Con il sistema giusto, saprete sempre a che punto sono le cose e quali sono i prossimi obiettivi da raggiungere.
Un sistema di gestione delle attività ben strutturato mantiene i team allineati, i compiti organizzati e i progressi visibili, rendendo gestibile anche il lancio di prodotti complessi. Vediamo ora da vicino come questa scheda è stata progettata per gestire ogni fase del lancio del prodotto con precisione e flessibilità.
Uno sguardo più attento a questa scheda di lancio del prodotto
Un ottimo strumento non riguarda solo l’organizzazione, ma anche la chiarezza e il flusso. Questa lavagna per il lancio di un prodotto suddivide visivamente le attività in fasi, consentendo ai team di monitorare i progressi, stabilire le priorità e collaborare senza confusione. Analizziamo come ogni funzione chiave di questa lavagna aiuta il team a rimanere in carreggiata e a garantire che l’intero processo di lancio si svolga senza intoppi.
Ecco come funziona, a partire dall’aggiunta di nuove attività, in cui le idee e le azioni entrano nel sistema senza soluzione di continuità e vengono portate a termine.
1. Aggiungere nuovi compiti: Catturare le idee e mantenere il dinamismo
Ogni lancio di un prodotto inizia con idee e azioni da intraprendere, e questa lavagna permette di catturarle facilmente senza perdere un colpo. Che si tratti di condurre ricerche di mercato o di preparare contenuti, i nuovi compiti possono essere aggiunti senza problemi man mano che si presentano.
Questa funzione mantiene il team agile e garantisce che le azioni importanti non vengano trascurate o ritardate. Consentendo di aggiungere attività al volo, i team possono reagire alle nuove priorità, adeguarsi ai feedback e mantenere lo slancio in avanti, il tutto mantenendo tutto organizzato in un unico posto.
2. Creare e gestire le colonne: Organizzare le attività per fasi
Le colonne definiscono le fasi principali del flusso di lavoro, facilitando il monitoraggio delle attività nel passaggio da una fase all’altra. Che si tratti di pianificazione iniziale, creazione di contenuti o formazione, ogni colonna rappresenta una fase del processo di lancio del prodotto.
Ciò che rende preziosa questa funzione è la sua flessibilità. È possibile rinominare, riorganizzare o persino aggiungere colonne man mano che il progetto si evolve. Se le priorità cambiano o è necessaria una nuova fase, il flusso di lavoro può essere aggiornato senza creare confusione. In questo modo tutti sono sulla stessa lunghezza d’onda e si garantisce che nessun compito venga lasciato in sospeso tra una fase e l’altra. È come dare al team una chiara tabella di marcia, con la libertà di modificarla in corso d’opera.
3. Ingrandimento per una rapida panoramica: Trovare rapidamente ciò che serve
Quando si gestiscono più attività, è facile perdersi nei dettagli. È qui che la funzione di zoom-out si rivela utile. Nascondendo i dettagli extra e mostrando solo i nomi delle attività, offre una visione pulita e semplificata dell’intero tabellone, rendendo più facile individuare attività, scadenze o colli di bottiglia a colpo d’occhio.
Questa funzione è particolarmente utile quando si ha poco tempo e si ha bisogno di una rapida panoramica delle attività in sospeso o quando si cerca un compito specifico. L’obiettivo è quello di aiutarvi a scansionare la lavagna in modo efficiente e a concentrarvi sulle cose importanti senza distrazioni.
4. Gestire i compagni di squadra e i loro ruoli: Assegnare responsabilità e controllare l’accesso
In ogni progetto di successo, sapere chi è responsabile di cosa è fondamentale. Questa funzione consente di aggiungere compagni di squadra, assegnare loro ruoli e regolare i livelli di accesso secondo le necessità. Che si tratti di un leader di progetto, di un collaboratore o di un semplice spettatore, è possibile gestire facilmente le autorizzazioni in base al loro coinvolgimento.
In questo modo si evita la confusione e si proteggono i compiti o le informazioni sensibili. I membri del team sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro e i leader possono mantenere il controllo senza fare da micromanager. Se ognuno ha il ruolo giusto, il team opera in modo più efficiente e i compiti passano senza problemi da una fase all’altra.
5. Chat del forum: Mantenere le discussioni generali in un unico luogo
Mentre le singole schede dei compiti hanno le proprie opzioni di chat, la chat del forum è il luogo in cui è possibile comunicare con l’intero team contemporaneamente. È ideale per aggiornamenti generali, annunci o discussioni che non appartengono a un compito specifico.
Questa funzione aiuta a ridurre la confusione, mantenendo separate le conversazioni a livello di team da quelle specifiche per le attività. Invece di essere sepolti nelle singole chat, gli aggiornamenti importanti restano accessibili e visibili a tutti, garantendo che nessuno si perda le informazioni più importanti.
6. Condividere file e allegati: Mantenere le risorse accessibili
Questa funzione consente al team di caricare, creare o collegare i file direttamente sulla lavagna, assicurando che documenti importanti come guide ai prodotti, rapporti di analisi o kit per i media siano facilmente accessibili. Invece di cercare nelle e-mail o in archivi esterni, i membri del team possono trovare ciò di cui hanno bisogno proprio dove si svolge il lavoro.
Allegando i file direttamente all’attività o alla lavagna, si mantengono le risorse organizzate e pertinenti. I membri del team hanno sempre accesso alle versioni più recenti, il che aiuta a evitare la confusione e garantisce che tutti lavorino con informazioni aggiornate. Questa condivisione semplificata dei file consente di portare avanti i progetti in modo efficiente ed elimina le perdite di tempo per la ricerca di documenti critici.
7. Opzione di evidenziazione: Trova rapidamente ciò che ti serve
Con più attività distribuite in diverse fasi, l’opzione di evidenziazione aiuta a filtrare e a concentrarsi esattamente su ciò che si sta cercando. Che si vogliano trovare le attività assegnate a specifici membri del team, quelle contrassegnate come ad alta priorità o quelle con scadenza imminente, questo strumento consente di applicare facilmente qualsiasi combinazione di filtri.
Questa funzione è particolarmente utile quando si avvicinano le scadenze o quando alcuni compiti richiedono un’attenzione immediata. Invece di scorrere l’intera lavagna, è possibile evidenziare rapidamente le attività più importanti e rimanere al passo con quelle più importanti, risparmiando tempo e migliorando l’efficienza.
8. Impostazioni della scheda: Perfezionare la scheda di lancio del prodotto
Le impostazioni della scheda consentono di controllare completamente la gestione delle attività e dei progressi durante il lancio del prodotto, assicurando che ogni fase si svolga senza intoppi. Ecco come sono utili:
Impostazioni sulla privacy: Gestite chi può accedere o contribuire alla lavagna, mantenendo al sicuro i dettagli sensibili del prodotto e consentendo alle persone giuste di collaborare.
Limiti al lavoro in corso: Impediscono al team di occuparsi di troppi compiti contemporaneamente, riducendo il burnout e assicurando che i compiti ad alta priorità ricevano l’attenzione che meritano.
Numerazione automatica delle attività: Mantenete i compiti facilmente identificabili in modo che il vostro team possa seguirli senza confusione durante le fasi di lancio del prodotto.
Panoramica dei progressi: Ottenete un’istantanea in tempo reale delle attività completate, degli elementi in ritardo e delle scadenze imminenti, aiutandovi a risolvere i colli di bottiglia prima che diventino problemi.
Gestione delle colonne: Adattare fasi come “Pre-lancio” o “Creazione di contenuti esterni” alle esigenze del vostro piano di lancio in evoluzione.
Gestione dei tag: Etichettate le attività con tag come “marketing”, “formazione dei clienti” o “sensibilizzazione dei media”, in modo da poterle filtrare e individuare rapidamente.
Opzioni di archiviazione o esportazione: Archiviare la scheda dopo il lancio o esportare i dati chiave per rivedere ciò che ha funzionato e pianificare i lanci futuri.
Con la giusta configurazione, la scheda di lancio del prodotto funge da potente tabella di marcia, mantenendo le attività organizzate, i team allineati e i progressi visibili in ogni fase. Vediamo ora come funzionano le singole schede di attività e come vi aiutano a gestire ogni fase del lancio con precisione e facilità.
Suddividere le attività di lancio del prodotto in fasi gestibili
Il lancio di un prodotto comporta decine di parti in movimento, ma il successo deriva dalla loro suddivisione in compiti più piccoli e fattibili che i team possono affrontare facilmente. È qui che le task card giocano un ruolo fondamentale. Ogni scheda di attività è più di un semplice promemoria, è un hub centrale dove i team possono accedere a tutti i dettagli necessari per portare a termine il lavoro.
Fin dal primo sguardo, una scheda attività indica tutto ciò che è importante: cosa deve essere fatto (dettagli dell’attività), chi è responsabile (assegna attività), lo stato attuale dell’attività, la data di scadenza e la categoria in cui rientra (tag). Questa impostazione consente ai team di stabilire facilmente le priorità di lavoro, di essere responsabili e di assicurarsi che non vengano saltati dei passaggi lungo il percorso. Vediamo più da vicino come ognuna di queste funzioni aiuta a suddividere anche i lanci di prodotto più complessi in attività gestibili e realizzabili.
I compiti più importanti possono sembrare opprimenti, ma la scheda Lista di controllo li rende gestibili suddividendoli in fasi più piccole e fattibili. Una volta aperta la scheda, è possibile creare un elenco di sottoattività, ciascuna con la propria data di scadenza e il proprio destinatario. In questo modo è possibile assegnare parti specifiche di un compito più ampio a diversi membri del team, mantenendo chiare le scadenze per il completamento.
Ad esempio, quando si prepara un’analisi di settore, si possono creare sottoattività per la raccolta dei profili degli analisti, la creazione di materiale informativo e la programmazione delle sessioni, tutte all’interno della stessa scheda attività. Questa struttura consente di organizzare le attività di grandi dimensioni e di garantire che ogni fase sia monitorata e completata in tempo, rendendo l’intero processo molto più fluido.
3. Mantenere le conversazioni specifiche per i compiti in un unico luogo
La scheda chat è stata progettata per rendere la collaborazione semplice e mirata, mantenendo le conversazioni specifiche dell’attività all’interno della scheda stessa. Invece di utilizzare strumenti di comunicazione esterni o lunghe catene di e-mail, i membri del team possono discutere direttamente dell’attività, assicurando che tutti i commenti, i feedback e gli aggiornamenti pertinenti rimangano in un unico luogo.
Questa funzione è particolarmente utile per tenere traccia delle decisioni o chiarire i dettagli senza interrompere il flusso di lavoro. Ad esempio, quando si discute delle scadenze o delle consegne, i membri del team possono consultare rapidamente i messaggi precedenti senza passare da uno strumento all’altro. Questo semplifica la comunicazione, mantiene tutti sulla stessa pagina e fa risparmiare tempo eliminando la necessità di cercare aggiornamenti importanti altrove.
4. Tenere i file del lancio del prodotto a portata di mano
La scheda Allegati è un vero e proprio cambiamento quando si tratta di tenere organizzati e accessibili tutti i materiali per il lancio di un prodotto, come comunicati stampa, demo di prodotto o risorse di marketing. Ogni scheda di attività può memorizzare i propri file rilevanti, in modo che il team sappia sempre dove trovare ciò che gli serve, sia che si tratti di un documento di analisi della concorrenza o di una bozza di annuncio di un prodotto.
Una delle caratteristiche più importanti è la possibilità di aggiornare le versioni dei file direttamente all’interno della scheda. Invece di confondere il vostro team con più versioni di file come “press_release_v1” o “final_v3”, potete caricare le versioni aggiornate nello stesso allegato. In questo modo si garantisce che tutti lavorino con i file più aggiornati, evitando confusione e rendendo più efficiente la collaborazione durante le fasi critiche del lancio.
5. Tenere traccia di ogni cambiamento relativo al lancio del prodotto
La scheda Cronologia fornisce un registro dettagliato di ogni modifica apportata a un’attività, assicurando che l’intero team sia informato e responsabile. Che si tratti di un aggiornamento di stato, di un allegato di file, di un cambio di tag o di un cambio di incarico, tutto viene registrato in ordine cronologico.
Questa funzione è particolarmente preziosa durante il lancio di un prodotto, quando i compiti e le responsabilità evolvono rapidamente. Se una scadenza cambia o viene assegnato un nuovo membro del team, chiunque può facilmente risalire a cosa è successo e quando. Questo elimina la confusione su chi ha fatto cosa e aiuta i team a risolvere i problemi in modo efficiente, rivedendo le decisioni e gli aggiornamenti passati in un unico posto. Con questo livello di visibilità, è possibile evitare errori di comunicazione e mantenere il lancio in linea.
Conclusione: Impostare il lancio di un prodotto per il successo
Il lancio di un prodotto di successo si basa su una pianificazione accurata, una collaborazione efficace e una gestione organizzata delle attività. La suddivisione di compiti complessi, l’assegnazione di responsabilità e il monitoraggio dei progressi assicurano che nulla vada perso. Utilizzando fasi strutturate, dalla preparazione al lancio alle revisioni post-lancio, il vostro team può lavorare con chiarezza e sicurezza.
Con gli strumenti e i processi giusti, si riduce il rischio di ritardi, opportunità mancate e caos dell’ultimo minuto. Al contrario, si crea un percorso snello che allinea tutti verso un obiettivo comune, dando al vostro prodotto le migliori possibilità di avere un impatto forte e duraturo.
Gestire la comunicazione mentre si lavora a un progetto può essere una sfida. L’ingombro della posta in arrivo, le notifiche infinite e la necessità di cambiare piattaforma solo per rispondere possono rallentare il flusso di lavoro. È un processo frustrante e che richiede tempo.
La funzione “Rispondi via e-mail alla chat” consente di rispondere direttamente alle notifiche di chat dalla propria e-mail. Basta premere “Rispondi” nel client di posta elettronica e il messaggio si sincronizza perfettamente con la chat corrispondente, mantenendo la conversazione fluida e organizzata.
Ecco come funziona questa funzione sia per le chat delle schede attività che per quelle a livello di consiglio di amministrazione e perché può rendere la collaborazione più fluida ed efficiente.
Come funziona la funzione “Rispondi via e-mail alla chat
Quando una conversazione avviene all’interno di una scheda attività, le notifiche via e-mail includono la cronologia della chat e i dettagli dell’attività. Potete premere “Rispondi” nel vostro client di posta elettronica e la vostra risposta apparirà immediatamente nella sezione della chat della scheda attività.
La comunicazione a livello di consiglio è altrettanto fluida. I messaggi della chat del consiglio vengono inviati alla vostra e-mail e quando rispondete, la vostra risposta viene sincronizzata nella chat del consiglio per essere visualizzata da tutti. Non è necessario alcun accesso!
La magia di “Rispondere via e-mail alla chat
Rimanere nel contesto: Le notifiche via e-mail includono l’intero thread della conversazione, collegato direttamente all’attività o alla scheda pertinente. È possibile premere “Rispondi” nell’e-mail e il messaggio viene sincronizzato automaticamente come aggiornamento della chat, mantenendo tutto collegato e chiaro.
Niente confusione, solo chiarezza: Le firme, i loghi e gli allegati non necessari vengono rimossi automaticamente, garantendo che le discussioni rimangano pulite, mirate e facili da seguire.
Mantenere tutti allineati: La risposta all’e-mail non viene solo registrata, ma è immediatamente visibile a tutti i compagni di squadra che hanno accesso all’attività o alla lavagna, assicurando che tutti siano aggiornati e sulla stessa pagina.
Come vi aiuta
Risparmiare tempo ed energia: Rispondere direttamente dalla posta in arrivo significa evitare la fatica di cambiare scheda o di accedere al sito, lasciandovi concentrare sul vostro lavoro.
Mantenere la professionalità: Le chat sono pulite e prive di distrazioni, il che rende più facile per il vostro team seguire le discussioni e prendere decisioni più rapidamente.
Perfetto per i team remoti e impegnati: Questa funzione garantisce che i team remoti rimangano connessi e che nessun aggiornamento venga ritardato, indipendentemente dal fuso orario.
Come è utile nella vita reale
Scadenze strette: Fornite rapidamente aggiornamenti o rispondete a domande senza interrompere il flusso di lavoro.
Collaborazione tra fusi orari diversi: Assicuratevi che i collaboratori remoti siano informati senza dover accedere a Kerika.
Semplificare le revisioni dei compiti: Aggiungete note o feedback direttamente dalla vostra casella di posta, con tutto ciò che è legato all’attività corretta.
Perché vi piacerà
La funzione “Rispondi via e-mail alla chat” mantiene la comunicazione snella, organizzata e accessibile. Non è solo un risparmio di tempo, ma semplifica la collaborazione, assicurando che tutti rimangano connessi e allineati senza sforzi o passaggi inutili.
Conclusione
La funzione “Rispondi via e-mail alla chat” trasforma il modo in cui i team comunicano, rendendo la collaborazione fluida ed efficiente. Grazie alla possibilità di rispondere direttamente dalla casella di posta, ogni aggiornamento rimane organizzato, accessibile e legato all’attività o alla scheda giusta. Questo approccio non solo fa risparmiare tempo, ma garantisce anche chiarezza e allineamento tra i team, anche quando si lavora da remoto o con scadenze strette.
Il nostro vecchio modello di prezzi non cambiava da oltre 10 anni e non rifletteva più il valore del nostro prodotto, né il fatto che ora abbiamo più utenti al di fuori degli Stati Uniti che al loro interno.
Era quindi arrivato il momento di aggiornare il nostro modello di prezzi sotto ogni aspetto! In questo post del blog riassumiamo tutti i cambiamenti e nelle sezioni seguenti troverai i link ad altri post del blog e pagine del sito web che trattano ogni punto in modo più dettagliato:
Prezzi più bassi per la maggior parte dei paesi
Abbiamo avuto un unico prezzo negli ultimi 10 anni: $7 per membro del team dell’account, pagato annualmente. Sebbene questo fosse relativamente basso per il mercato statunitense, rappresentava una sfida per gli utenti provenienti da paesi con economie meno sviluppate e un potere d’acquisto inferiore.
Stiamo rendendo Kerika più accessibile per gli utenti al di fuori degli Stati Uniti: mentre il nuovo prezzo per il Piano Professionale per i clienti statunitensi è di $9 al mese per utente o $90 all’anno, i clienti di quasi tutti gli altri paesi potranno acquistare abbonamenti a un prezzo inferiore. Ciò significa che i clienti provenienti da economie più piccole potranno acquistare gli stessi abbonamenti Kerika dei clienti di economie più ricche, ma a un prezzo significativamente scontato.
Questo sarà visibile quando visiterai la pagina dei prezzi del sito web di Kerika e quando guarderai i piani disponibili all’interno dell’app Kerika. Il prezzo mostrato sarà l’importo scontato e sarà nella tua valuta locale. Gli utenti in Italia, ad esempio, vedranno il Piano Professionale al prezzo di €8 al mese / €78 all’anno.
(Il Piano Business per i clienti italiani sarà di €10 al mese / €100 all’anno.)
Paga nella tua valuta
Oltre a prezzi più bassi al di fuori degli Stati Uniti, stiamo anche permettendo ai nostri clienti di pagare in un’ampia varietà di valute — ben 135 in totale.
Questo renderà più semplice per le persone in diversi paesi, che potrebbero avere difficoltà a fare acquisti in dollari statunitensi, acquistare abbonamenti a Kerika.
Gli utenti che sono nuovi a un servizio online potrebbero esitare ad acquistare un abbonamento annuale prima di conoscere bene il servizio. La preferenza naturale dei nuovi clienti sarebbe quella di impegnarsi con una spesa minore all’inizio, acquistando abbonamenti mensili. Abbiamo reso questo processo più semplice.
Ora puoi acquistare abbonamenti mensili o annuali (non una combinazione di entrambi).
Gli abbonamenti annuali sono pari a 10 volte il prezzo mensile, quindi se pensi di usare Kerika per più di 10 mesi, ti conviene acquistare un abbonamento annuale.
Ma se sei un nuovo cliente e sei incerto sull’impegno con Kerika, ora hai un modo molto semplice per continuare a usare Kerika dopo il tuo periodo di prova gratuita di 30 giorni: puoi acquistare abbonamenti mensili per alcuni mesi e poi passare a un abbonamento annuale per risparmiare sui costi una volta che sei convinto dei benefici di Kerika per la produttività del tuo team.
Garanzia di rimborso di 30 giorni
E per rendere ancora più facile per i nuovi clienti acquistare con fiducia gli abbonamenti annuali, ora offriamo una semplice garanzia di rimborso di 30 giorni!
Se cambi idea entro 30 giorni dall’acquisto di un abbonamento annuale, per qualsiasi motivo, puoi richiedere un rimborso completo in denaro.
Ora non devi più preoccuparti di fare un errore quando clicchi sul pulsante di acquisto!
Il nostro vecchio sistema di calcolo e gestione dei rimborsi era complicato: creava complessità nel nostro sistema di fatturazione, e questa complessità generava una serie di problemi che danneggiavano sia i nostri clienti che noi.
Ora stiamo passando a un sistema più semplice: se decidi di annullare un abbonamento, riceverai un credito proporzionale nel tuo account Kerika, che potrai usare per acquisti futuri. I crediti non scadranno e non potranno essere convertiti in denaro: potranno essere utilizzati solo per acquisti futuri.
Il vecchio Piano Accademico & Non Profit permetteva ai team di account fino a 10 persone di usare Kerika gratuitamente. Questo sistema era difficile da gestire, soggetto ad abusi (purtroppo) e non aiutava tutte le scuole, università e organizzazioni non profit.
Il nuovo Piano Accademico & Non Profit ora funzionerà come uno sconto semplice del 50%: se sei idoneo, potrai acquistare qualsiasi piano a metà prezzo e non ci sarà più un limite alla dimensione del tuo team. Questo nuovo piano rende più facile per le organizzazioni più grandi adottare Kerika in tutta l’azienda.
La maggior parte degli acquisti dovrà essere online
In passato offrivamo l’opzione di richiedere una fattura da pagare con assegno bancario o bonifico, ma purtroppo questa opzione è stata abusata da un numero sorprendente di utenti che richiedevano fatture, le ignoravano e ignoravano anche le nostre email di sollecito.
Con il nostro nuovo sistema, l’opzione per acquisti offline (cioè richiedere una fattura) sarà disponibile solo per alcuni clienti selezionati. Alcuni dei nostri clienti più anziani hanno utilizzato il metodo offline per anni perché era l’unico modo in cui potevano effettuare acquisti, una situazione comune per chi lavora nel settore pubblico o in grandi aziende che richiedono l’elaborazione delle fatture attraverso il loro dipartimento contabilità.
Per questi clienti più anziani, il metodo offline rimarrà disponibile, ma sarà strettamente regolamentato: se le fatture non verranno pagate in tempo, gli abbonamenti associati verranno annullati.
Se sei un nuovo cliente che necessita del metodo offline, contattaci!
Sostituire utenti in un account sarà più facile
Con il nuovo sistema di prezzi, sarà più semplice per i nostri clienti sostituire un utente con un altro senza costi aggiuntivi, a condizione che la rimozione del vecchio utente e l’aggiunta del nuovo avvengano nello stesso giorno.
Se un utente viene rimosso da un team e un altro aggiunto nello stesso giorno, il sistema non genererà alcuna transazione di fatturazione.
Più dettagli nella schermata dello storico di fatturazione
La schermata dello storico di fatturazione, accessibile cliccando su Gestisci Account nel menu che appare quando clicchi sul tuo avatar in alto a destra nell’app desktop, conterrà più informazioni sulle modifiche effettuate, come l’attivazione/disattivazione del rinnovo automatico, l’aggiunta di persone, ecc.
Questo aiuterà i nostri clienti a comprendere meglio come è cambiata la loro fatturazione nel tempo.
Una transizione fluida
Se sei già un cliente Kerika, il tuo piano continuerà come prima fino alla scadenza.
Se hai acquistato in precedenza a $84 per utente e il prezzo per la tua regione è ora di €8, non dovrai effettuare alcun pagamento aggiuntivo immediato: quando il tuo piano scadrà, entreranno in vigore le nuove tariffe.
Domande o dubbi?
Sappiamo che i cambiamenti nei prezzi possono creare incertezza. Saremo felici di rispondere alle tue domande e ascoltare le tue preoccupazioni. Contattaci!
Come parte del nostro continuo impegno per rendere Kerika facile da usare e acquistare da qualsiasi parte del mondo, il nostro nuovo sistema di prezzi consentirà ai clienti di pagare in una delle seguenti valute:
USD – Dollaro Statunitense AED – Dirham degli Emirati Arabi Uniti AFN – Afghani afgano ALL – Lek albanese AMD – Dram armeno ANG – Guilder delle Antille Olandesi AOA – Kwanza angolano ARS – Peso argentino AUD – Dollaro australiano AWG – Fiorino di Aruba AZN – Manat azero BAM – Marco convertibile della Bosnia ed Erzegovina BBD – Dollaro di Barbados BDT – Taka del Bangladesh BGN – Lev bulgaro BIF – Franco burundese BMD – Dollaro delle Bermuda BND – Dollaro del Brunei BOB – Boliviano boliviano BRL – Real brasiliano BSD – Dollaro delle Bahamas BWP – Pula del Botswana BYN – Rublo bielorusso BZD – Dollaro del Belize CAD – Dollaro canadese CDF – Franco congolese CHF – Franco svizzero CLP – Peso cileno CNY – Yuan renminbi cinese COP – Peso colombiano CRC – Colón costaricano CVE – Escudo di Capo Verde CZK – Corona ceca DJF – Franco di Gibuti DKK – Corona danese DOP – Peso dominicano DZD – Dinaro algerino EGP – Sterlina egiziana ETB – Birr etiope EUR – Euro FJD – Dollaro delle Figi FKP – Sterlina delle Falkland GBP – Sterlina britannica GEL – Lari georgiano GIP – Sterlina di Gibilterra GMD – Dalasi gambiano GNF – Franco guineano GTQ – Quetzal guatemalteco GYD – Dollaro della Guyana HKD – Dollaro di Hong Kong HNL – Lempira dell’Honduras HTG – Gourde haitiano HUF – Fiorino ungherese IDR – Rupia indonesiana ILS – Nuovo shekel israeliano INR – Rupia indiana ISK – Corona islandese JMD – Dollaro giamaicano JPY – Yen giapponese KES – Scellino keniota KGS – Som kirghiso KHR – Riel cambogiano KMF – Franco delle Comore KRW – Won sudcoreano KYD – Dollaro delle Isole Cayman KZT – Tenge kazako LAK – Kip laotiano LBP – Sterlina libanese LKR – Rupia dello Sri Lanka LRD – Dollaro liberiano LSL – Loti del Lesotho MAD – Dirham marocchino MDL – Leu moldavo MGA – Ariary malgascio MKD – Denar macedone MMK – Kyat del Myanmar MNT – Tögrög mongolo MOP – Pataca di Macao MUR – Rupia mauriziana MVR – Rufiyaa delle Maldive MWK – Kwacha malawiano MXN – Peso messicano MYR – Ringgit malese MZN – Metical mozambicano NAD – Dollaro della Namibia NGN – Naira nigeriana NIO – Cordoba nicaraguense NOK – Corona norvegese NPR – Rupia nepalese NZD – Dollaro neozelandese PAB – Balboa panamense PEN – Sol peruviano PGK – Kina della Papua Nuova Guinea PHP – Peso filippino PKR – Rupia pakistana PLN – Złoty polacco PYG – Guaraní paraguaiano QAR – Riyal qatariota RON – Leu rumeno RSD – Dinaro serbo RUB – Rublo russo RWF – Franco ruandese SAR – Riyal saudita SBD – Dollaro delle Isole Salomone SCR – Rupia delle Seychelles SEK – Corona svedese SGD – Dollaro di Singapore SHP – Sterlina di Sant’Elena SLE – Leone della Sierra Leone SOS – Scellino somalo SRD – Dollaro surinamese STD – Dobra di São Tomé e Príncipe (prima del 2018, sostituito da STN) SZL – Lilangeni dello Swaziland THB – Baht thailandese TJS – Somoni tagiko TOP – Paʻanga tongano TRY – Lira turca TTD – Dollaro di Trinidad e Tobago TWD – Nuovo dollaro taiwanese TZS – Scellino tanzaniano UAH – Grivnia ucraina UGX – Scellino ugandese UYU – Peso uruguaiano UZS – Soʻm uzbeko VND – Đồng vietnamita VUV – Vatu vanuatuano WST – Tala delle Samoa XAF – Franco CFA dell’Africa centrale XCD – Dollaro dei Caraibi orientali XOF – Franco CFA dell’Africa occidentale XPF – Franco CFP (utilizzato nei territori francesi del Pacifico) YER – Rial yemenita ZAR – Rand sudafricano ZMW – Kwacha zambiana
Se il tuo paese non è elencato sopra, il metodo di pagamento predefinito sarà USD – Dollaro Statunitense.
In un’epoca di connettività costante, in cui le notifiche digitali e i flussi di informazioni sono infiniti, la produttività è più difficile da mantenere che mai. Questo studio del Pew Research Center evidenzia come il sovraccarico di informazioni influisca sulla nostra capacità di stabilire le priorità dei compiti e di prendere decisioni in modo efficace, portando a un aumento dello stress e a una diminuzione della produttività. Molti di noi si trovano ad affrontare le stesse sfide: scadenze dimenticate, progetti incompiuti e quel senso di sopraffazione paralizzante che si prova nel destreggiarsi tra troppe priorità.
Il metodo Getting Things Done (GTD) è emerso come una svolta per chi cerca chiarezza e controllo sulle proprie attività. Ma implementarlo con successo non è sempre semplice. Questa guida vi guiderà attraverso passi pratici per abbracciare pienamente il metodo GTD, evitare le insidie più comuni e fornirvi gli strumenti adeguati per eseguire il vostro flusso di lavoro. Immergiamoci e muoviamoci in modo efficiente!
Passi essenziali per padroneggiare la produttività e fare le cose in modo efficace
Il raggiungimento della produttività non avviene per caso, ma è il risultato di un approccio deliberato e ben strutturato. Esploriamo i passaggi essenziali che vi aiuteranno a organizzare i vostri compiti, a stabilire le priorità in modo efficace e a trasformare le intenzioni in risultati tangibili.
Fase 1: catturare tutto in un sistema affidabile
Il metodo GTD inizia con la cattura di ogni idea, compito o impegno in un sistema affidabile al di fuori del vostro cervello. L’obiettivo è liberare la mente dall’onere di ricordare tutto, assicurandosi che nulla di importante sfugga. Questo è fondamentale perché il sovraccarico mentale compromette in modo significativo la produttività(Mayer & Moreno, 2003).
Creare una casella di posta o un luogo centrale dove annotare immediatamente i compiti che si presentano. Che si tratti di uno strumento digitale, di un taccuino o di entrambi, la chiave è la costanza nell’annotare tutte le cose da fare.
Attenzione: Affidarsi alla memoria invece di documentare le attività. Gli studi dimostrano che il sovraccarico mentale compromette la produttività, per cui l’acquisizione è un’abitudine da non saltare.
Fase 2: chiarire e classificare i compiti
Una volta acquisiti i compiti, chiarite il significato di ogni voce e le azioni necessarie. Non tutti i compiti richiedono un’attenzione immediata, alcuni possono richiedere la delega, la programmazione o semplicemente l’eliminazione.
Chiedetevi: “È possibile agire ora?”. Se sì, definite il passo successivo. Se no, classificatela come “Un giorno/ forse”, “Riferimento” o “In attesa”. Questo processo evita il disordine e mantiene la lista agibile.
Attenzione: Compiti vaghi o poco chiari, come “Preparare una relazione”. Siate precisi sulle azioni successive: “Redigere una bozza di relazione” fornisce chiarezza e slancio.
Fase 3: organizzare le attività in base al contesto e alla priorità
L’organizzazione delle attività per priorità e contesto garantisce l’accesso alle attività giuste al momento giusto. Le attività possono essere raggruppate per progetto, scadenza o ambiente (ad esempio, attività per riunioni o commissioni).
Utilizzate categorie come “urgente”, “importante” e “delegato” per facilitare il processo decisionale. Considerate la Matrice di Eisenhower per distinguere tra compiti urgenti e importanti.
Attenzione: Sovraccaricare le categorie ad alta priorità. Se tutto viene etichettato come urgente, si rischia di affaticare le decisioni e di sentirsi sopraffatti.
Fase 4: Programmare il tempo per la revisione e la pianificazione
La revisione periodica dell’elenco delle attività vi garantisce di essere in regola con gli impegni e di poter modificare i piani in base alle necessità. La revisione settimanale, un elemento fondamentale di GTD, consente di riflettere su ciò che è stato completato, in sospeso o non più rilevante.
Dedicate del tempo ogni settimana per rivedere le scadenze imminenti, i compiti incompiuti e i progetti a lungo termine. Utilizzate questa sessione per ripulire il vostro sistema e concentrarvi su ciò che conta.
Attenzione: Saltare le revisioni a causa di un’agenda fitta di impegni. Senza revisioni regolari, l’elenco delle attività può diventare obsoleto o sovraccarico.
Fase 5: suddividere le attività complesse in fasi gestibili
I compiti o i progetti di grandi dimensioni possono intimidire e portare a procrastinare. Scomporre i progetti in fasi più piccole e realizzabili consente di fare chiarezza e di andare avanti.
Per qualsiasi progetto, identificate il primo passo da compiere, come “Programmare la riunione di avvio” o “Raccogliere il materiale di ricerca”. Man mano che si portano a termine i compiti più piccoli, si acquisisce slancio verso il completamento dell’obiettivo più grande.
Attenzione a: Sottovalutare il tempo necessario per le sottoattività. Quando si pianifica, assegnare del tempo cuscinetto per tenere conto di ritardi imprevisti.
Fase 6: ridurre al minimo le distrazioni e raggruppare attività simili
Le distrazioni possono far deragliare la produttività, mentre il passaggio da un’attività all’altra riduce l’efficienza. È fondamentale ridurre al minimo le interruzioni e raggruppare le attività che richiedono una concentrazione simile.
Programmate sessioni di lavoro profondo per le attività ad alta concentrazione e raggruppate attività simili, come rispondere alle e-mail o fare telefonate, in blocchi di tempo designati.
Attenzione: Sovraccaricare la giornata con compiti che richiedono un’intensa concentrazione senza pause. La stanchezza può portare al burnout, quindi programmate dei momenti di pausa.
Fase 7: Riflettere e perfezionare il sistema
La produttività è un processo in evoluzione. Ciò che funziona oggi potrebbe non funzionare domani, quindi è essenziale una riflessione regolare. L’identificazione di ciò che è efficace e dei miglioramenti necessari garantisce che il sistema rimanga flessibile e pertinente.
Alla fine di ogni settimana o mese, valutate cosa sta funzionando. Se necessario, modificate le categorie, le priorità dei compiti o sperimentate nuove tecniche.
Attenzione: Attenersi rigidamente a un sistema che non si adatta più al vostro flusso di lavoro. L’adattabilità è fondamentale per la produttività a lungo termine.
La padronanza della produttività con il metodo GTD inizia con l’acquisizione dei compiti, la definizione delle priorità e la verifica regolare dei progressi. Una volta definiti questi passaggi, vediamo come gli strumenti giusti possono snellire il flusso di lavoro, migliorare la collaborazione e mantenere la rotta.
Utilizzare gli strumenti giusti
Per portare a termine le cose con successo, è fondamentale avere un sistema chiaro. Questa lavagna kanban è un esempio perfetto di come sia possibile tenere sotto controllo le attività senza sentirsi sopraffatti. Tutto è organizzato in modo ordinato in diverse fasi, rendendo facile sapere cosa sta per arrivare, cosa è in corso e cosa è stato fatto. Niente congetture, niente compiti dimenticati.
Perché questa configurazione funziona così bene? Innanzitutto, è semplice. I compiti non sono sparsi in quaderni o app. Sono collocati al loro posto, pronti per essere affrontati con priorità e date di scadenza chiare. Questo riflette ciò che abbiamo detto prima: catturare le attività, chiarirle e sapere esattamente cosa deve succedere dopo. È possibile vedere le attività che devono essere riviste, le scadenze imminenti e i progressi fatti finora. È proprio così che si evita il disordine mentale di cui abbiamo parlato prima.
In secondo luogo, il layout aiuta a concentrarsi su ciò che conta davvero. Vedendo visivamente le attività nelle diverse fasi, è possibile individuare rapidamente ciò che richiede un’attenzione immediata. Scadenze mancate? Facilmente identificabili e correggibili. Attività in ritardo? Sono lì, in attesa di essere riprogrammate o aggiornate.
Infine, la collaborazione diventa più fluida. I membri del team sanno su cosa stanno lavorando senza dover ricorrere a lunghe discussioni via e-mail o a continui aggiornamenti di stato. Tutto è disponibile, dai feedback ai file, per mantenere i progressi costanti ed eliminare la confusione.
In breve, questa lavagna funziona perché semplifica il complesso. Mette tutto ciò che serve in un unico posto, assicurandosi che nessun compito vada perso e permettendovi di concentrarvi sull’avanzamento dei lavori. Siete pronti a scoprire come far funzionare questo sistema per voi? Vediamo come procedere passo dopo passo.
Guardate più da vicino questa lavagna per compiti
Questa task board è stata progettata per semplificare il caos, offrendo ai team una chiara panoramica visiva di ciò che deve essere fatto, di ciò che è in corso e di ciò che è già stato completato. Funziona come un hub centrale dove compiti, scadenze, file e aggiornamenti sono tutti in un unico posto, assicurando che nulla vada perso.
Lo scopo di questa lavagna è quello di aiutare i team a mantenersi organizzati, a stabilire le priorità delle attività in modo efficace e a collaborare senza dover continuamente cercare aggiornamenti o destreggiarsi tra elenchi di cose da fare sparsi. In questa sezione analizzeremo le caratteristiche principali della lavagna, mostrandovi come possono incrementare la produttività e aiutarvi a portare a termine le vostre attività.
Senza un sistema adeguato, è facile dimenticare compiti importanti o sentirsi sopraffatti dalla portata di un progetto. Le schede operative risolvono questo problema assicurando che ogni azione sia chiaramente definita e tracciata. Come mostra l’immagine, la scheda “Rivedere e organizzare gli appunti della riunione di ieri” include istruzioni dettagliate, punti di azione e categorie.
Questo livello di dettaglio riduce la confusione ed elimina il tira e molla per chiarire le istruzioni, consentendo ai team di immergersi nel lavoro con fiducia. Tenendo tutto in un unico posto, si assicurano passaggi di consegne più agevoli, aggiornamenti più rapidi e risultati migliori.
Senza un flusso di lavoro chiaro, le attività possono bloccarsi, le scadenze possono essere disattese e i team possono perdere di vista i progressi. La gestione delle colonne risolve questo problema creando un processo visivo passo dopo passo in cui le attività si muovono fluidamente attraverso le diverse fasi.
Come si vede nell’immagine, è possibile rinominare le colonne, ordinare le attività e persino spostare intere colonne se le priorità cambiano. Questa flessibilità garantisce la possibilità di adattare la lavagna all’evoluzione del progetto, assicurandosi che nessun compito venga lasciato indietro o dimenticato. Il risultato è un flusso di lavoro più fluido e visibile che mantiene tutti sulla stessa pagina.
Quando si gestiscono più attività, è facile rimanere impantanati da troppi dettagli o fare fatica a individuare rapidamente attività specifiche. La funzione di zoom-out risolve questo problema eliminando le informazioni extra e fornendo una visione pulita e ordinata di tutte le attività.
È possibile individuare facilmente le attività per nome, controllare i progressi nelle diverse fasi e identificare ciò che richiede attenzione senza scorrere o essere distratti da ulteriori dettagli. Questo vi aiuta a essere efficienti e a mantenere la concentrazione quando avete poco tempo o avete bisogno di un rapido aggiornamento.
4. Gestione dei compagni di squadra e dei loro ruoli
Quando i team non hanno chiari i loro ruoli o le loro responsabilità, si possono perdere le scadenze, creare confusione o duplicare gli sforzi. Questa funzione risolve il problema definendo chiaramente i ruoli di amministratore, membro del team o visitatore. Come mostrato nell’immagine, gli amministratori possono gestire le attività e le autorizzazioni, i membri del team possono collaborare e aggiornare i progressi, mentre i visitatori possono visualizzare gli aggiornamenti senza apportare modifiche.
Questa struttura garantisce una collaborazione più fluida e mantiene al sicuro le informazioni sensibili, responsabilizzando i membri del team sui rispettivi compiti.
Senza uno spazio dedicato alle discussioni di tutto il team, gli aggiornamenti generali possono rimanere sepolti nelle discussioni via e-mail o sparsi su varie piattaforme. Questa funzione risolve il problema centralizzando le conversazioni rilevanti per tutti, come le tappe del progetto, i feedback o gli annunci.
A differenza delle chat specifiche per le attività, la chat della lavagna consente di rivolgersi all’intero team in una sola volta, garantendo che tutti siano informati senza dover controllare più luoghi. In questo modo le discussioni generali vengono organizzate e si evita di perdere gli aggiornamenti più importanti.
6. Condividere file e allegati tra i membri del team
Quando i file importanti sono sparsi tra le e-mail o le diverse piattaforme di archiviazione, i team possono perdere tempo prezioso nella ricerca di ciò che serve. Questa funzione elimina questo problema fornendo una posizione centrale dove tutti possono accedere ai file condivisi, che si tratti di rapporti, fogli di calcolo, presentazioni o link a risorse online.
A differenza degli allegati nelle singole schede attività, questi file sono disponibili per l’intero team, che può consultarli quando necessario. Ciò favorisce una collaborazione più fluida, garantendo che i documenti chiave, come le linee guida del progetto o le note di riunione, siano sempre a portata di mano, risparmiando tempo ed evitando confusione.
Quando si gestiscono più attività, trovare quella giusta può richiedere molto tempo, soprattutto quando scadenze, priorità e responsabilità si sovrappongono. Questa funzione risolve il problema consentendo di filtrare le attività in base a criteri quali la data di scadenza, la priorità, il membro del team assegnato o lo stato. Ad esempio, è possibile evidenziare immediatamente le attività in ritardo o quelle contrassegnate come ad alta priorità.
Come mostrato nell’immagine, è possibile personalizzare i filtri e concentrarsi sulle attività che richiedono un’azione immediata. In questo modo il team rimane efficiente, si evitano i colli di bottiglia e si garantisce che nulla di importante venga trascurato.
8. Impostazioni della scheda per un controllo completo
Le impostazioni della lavagna offrono la flessibilità di personalizzarla in base alle esigenze del progetto, aiutandovi a gestire tutto, dalla privacy all’organizzazione dei compiti.
Ecco un’analisi più approfondita delle principali opzioni disponibili:
Panoramica: Fornisce un’istantanea dello stato attuale, mostrando le attività completate, quelle in ritardo e quelle in scadenza. Questo riepilogo consente di essere aggiornati sui progressi senza dover aprire le singole schede delle attività.
Impostazioni sulla privacy: Controllate chi può accedere alla lavagna limitando l’accesso ai membri del team o condividendola tramite un link. In questo modo si garantisce la sicurezza dei progetti sensibili.
Limiti di lavoro in corso (WIP): Impostate dei limiti al numero di attività consentite in ogni colonna per evitare il sovraccarico e mantenere un flusso di lavoro efficiente.
Numerazione automatica delle attività: Assegna automaticamente dei numeri alle attività, facilitando il loro riferimento durante le discussioni o le revisioni dei progressi.
Gestione dei tag: Creare e gestire i tag per classificare le attività. I tag aiutano a filtrare e dare priorità agli elementi, consentendo di individuare rapidamente le attività relative a temi o requisiti specifici.
Gestione delle colonne: Aggiungete, modificate o riorganizzate le colonne per riflettere i cambiamenti nel flusso di lavoro del progetto. Questa funzione garantisce la flessibilità necessaria per adattarsi a nuove attività o fasi.
Opzioni di esportazione e archiviazione: Esportare l’intera scheda in un file Excel per la creazione di rapporti esterni o archiviare le schede completate per conservare la storia del progetto.
Queste impostazioni offrono gli strumenti per adattare la lavagna alle esigenze specifiche del team, mantenendo tutto organizzato, sicuro e adattabile ai cambiamenti.
Con la lavagna completamente impostata e organizzata, è il momento di concentrarsi sul cuore di ogni progetto di successo: i compiti stessi. Scopriamo come suddividere i compiti in fasi gestibili utilizzando le task card possa aiutarvi a mantenere la chiarezza, a stimolare la collaborazione e a garantire progressi costanti.
Suddividere i compiti in fasi gestibili
Le schede operative sono la spina dorsale di qualsiasi progetto, in quanto trasformano gli obiettivi più grandi e impegnativi in passi più piccoli e realizzabili.
Esploriamo le caratteristiche principali delle task card e come aiutano i team a mantenere la concentrazione e l’organizzazione.
1. Prima impressione: Informazioni principali in sintesi
Quando si apre una scheda attività, la prima cosa che si nota è il suo layout pulito e strutturato, che presenta i dettagli essenziali senza sovraccaricare l’utente.
Ecco perché è importante:
Dettagli del compito: La descrizione essenziale del compito, compreso ciò che deve essere fatto e qualsiasi contesto importante. Questa sezione assicura che i membri del team comprendano il compito fin dall’inizio e sappiano esattamente cosa ci si aspetta.
Assegnazione di un compito: Identificare rapidamente chi è responsabile del compito o aggiungere membri del team per collaborare. L’assegnazione dei compiti in anticipo garantisce la responsabilità ed evita la confusione sulla proprietà.
Stato dell’attività: Lo stato attuale, come “Da rivedere” o “In corso”, tiene tutti aggiornati sulla situazione dell’attività. Questa funzione aiuta a mantenere fluidi i flussi di lavoro ed evita che le attività si blocchino.
Data di scadenza: La scadenza impostata viene visualizzata chiaramente, assicurando che le attività siano classificate correttamente e che i progressi siano allineati con le tempistiche del progetto. Questa funzione riduce il rischio di attività in ritardo o dimenticate.
Tag: I tag consentono una facile categorizzazione, aiutandovi a organizzare le attività in base a temi come “elementi di azione”, “documentazione” o “follow-up”. In questo modo è più facile filtrare le attività in un secondo momento e concentrarsi su priorità specifiche.
2. Scheda Lista di controllo: Suddividere i compiti in fasi attuabili
La scheda Lista di controllo è stata progettata per aiutare a suddividere le attività di grandi dimensioni in azioni più piccole e gestibili. Invece di trattare le attività complesse come un unico elemento, questa funzione consente di suddividerle in sottoattività che possono essere monitorate singolarmente, assicurando progressi costanti e riducendo il rischio di sviste.
Vantaggi principali:
Suddivisione di grandi compiti: Per le attività che comportano più fasi, la lista di controllo assicura che nessuna fase venga trascurata. Ad esempio, nell’immagine, la voce “Riassumere le decisioni” fa parte di un’attività di revisione più ampia, ma viene trattata come un’azione separata per garantirne il completamento.
Impostazione delle scadenze: È possibile assegnare date di scadenza specifiche per ogni voce della lista di controllo, assicurando che le sottoattività siano completate in tempo e non ritardino il progetto complessivo. In questo esempio, è stata impostata la data di scadenza del 13 febbraio per mantenere il processo in orario.
Assegnazione di sottocompiti: La lista di controllo consente anche di assegnare singole sottoattività a specifici membri del team. Questa funzione promuove la responsabilità, assicurandosi che tutti conoscano il proprio ruolo e prevenendo la confusione su chi è responsabile di ogni fase.
3. Scheda Allegati: Accesso centralizzato alle risorse specifiche di un’attività
La scheda Allegati consente di allegare documenti importanti direttamente alla scheda dell’attività, fornendo un luogo centralizzato per i file specifici dell’attività, i collegamenti o i documenti appena creati. Questa funzione garantisce che i membri del team abbiano a disposizione tutte le risorse necessarie senza dover passare da un’applicazione o da una piattaforma all’altra.
Vantaggi principali:
Accesso rapido ai file rilevanti: Invece di cercare nelle e-mail o nelle unità cloud, i membri del team possono trovare tutto ciò che riguarda l’attività in un unico posto. In questo modo si risparmia tempo e si aumenta la produttività.
Creazione diretta di documenti: La funzione consente anche di creare documenti Google Docs, Sheets, Slides, Forms o persino documenti specifici per il progetto senza lasciare la scheda attività. In questo modo è facile documentare i progressi o collaborare agli aggiornamenti.
Supporto per più tipi di file: Che si tratti di appunti di riunioni, relazioni o bozzetti di design, la scheda Allegati consente di gestire diversi tipi di file e collegamenti, assicurando che nessuna informazione venga tralasciata.
Aggiornare facilmente i file senza confusione: È possibile caricare nuove versioni di un file senza eliminare quella vecchia. Basta premere il pulsante di caricamento e la versione aggiornata verrà aggiunta senza problemi. In questo modo si evita la confusione di gestire versioni come v1, v2 o v3.
4. Cronologia attività: Tracciamento preciso di ogni modifica
La scheda Cronologia conserva un registro dettagliato di ogni azione compiuta sull’attività, fornendo una registrazione completa di modifiche, aggiornamenti e progressi. Dai cambiamenti di stato agli allegati di file e ai membri assegnati, tutto viene registrato per mantenere la trasparenza.
Vantaggi principali:
Trasparenza: Tutti i membri del team possono vedere chi ha apportato modifiche, cosa è stato aggiornato e quando è successo, assicurando che nessuna azione passi inosservata.
Responsabilità: Se sorgono domande sull’avanzamento dei compiti o sulle decisioni, lo storico offre un punto di riferimento affidabile.
Tracciamento delle versioni: Sia che si tratti di modifiche alle scadenze, sia che si tratti di aggiornamenti delle assegnazioni dei compiti o di aggiunta di documenti, il registro assicura che le azioni precedenti possano essere riviste in qualsiasi momento.
Conclusione: La chiave per portare a termine le cose
Una gestione efficace delle attività non si limita alla compilazione di liste di controllo, ma consiste nel creare un processo ben strutturato in cui pianificazione, collaborazione e responsabilità lavorano di pari passo. La suddivisione dei compiti, l’assegnazione delle responsabilità, la definizione delle scadenze e il monitoraggio dei progressi attraverso un sistema visivo assicurano che non si perda nulla e che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.
Con l’approccio e gli strumenti giusti, è possibile superare il sovraccarico di informazioni, snellire il flusso di lavoro e raggiungere gli obiettivi senza stress. Combinando la pianificazione strutturata e la collaborazione, si dà al team la chiarezza e la direzione necessarie per trasformare anche i progetti più complessi in storie di successo.
La gestione di incarichi complessi può spesso sembrare un gioco di prestigio. La personalizzazione limitata, i layout rigidi e il rimescolamento ripetitivo dei compiti possono rendere il processo più noioso del necessario.
Un menu Azioni ben progettato può offrire la flessibilità necessaria per adattare la lavagna delle attività al proprio flusso di lavoro. Dalla riorganizzazione e ridenominazione delle colonne allo spostamento delle attività e al loro ordinamento per priorità, scadenza o incarichi, queste funzioni possono semplificare anche i progetti più complessi.
Siete pronti a prendere il pieno controllo del vostro flusso di lavoro? Scopriamo come il menu Azioni può aiutarvi a semplificare le attività e le schede con facilità.
Che cos’è il menu Azioni della colonna?
Il menu Azioni colonna è una porta d’accesso per l’organizzazione e la personalizzazione delle lavagne. Accessibile attraverso il menu a tre punti nella parte superiore di ogni colonna, offre una serie di opzioni per modificare e gestire il layout della lavagna.
Caratteristiche principali:
Aggiungi colonne: Inserire nuove colonne per affinare il flusso di lavoro.
Spostare le colonne: Riorganizzate le colonne per adattarle alle priorità del vostro progetto.
Rinominare o nascondere le colonne: Per mantenere l’ordine visivo della lavagna, è possibile rinominare o nascondere temporaneamente le sezioni.
Trasferimento di colonne da una scheda all’altra: Migrare senza problemi un’intera colonna a una nuova scheda senza perdere alcuna attività.
Il menu delle azioni delle attività: Ordinamento semplificato
Oltre al menu Azioni colonna, il menu Azioni attività aiuta a gestire in modo efficiente le attività all’interno di una colonna.
Ordinamento dei compiti:
L’opzione Ordina tutte le attività consente di organizzare le attività in base ai seguenti criteri:
Ordinare per data di scadenza: Dare priorità alle attività con scadenze imminenti.
Ordinamento per stato: Raggruppa le attività in base alle fasi di avanzamento (ad esempio, In corso, Completato).
Ordina per priorità: evidenzia le attività ad alta priorità, in modo da non perdere nulla di critico.
Ordinamento per persona assegnata: Organizzare i compiti in base agli assegnatari per una maggiore chiarezza sulle responsabilità.
Ordinamento per titolo: Ordinamento alfabetico delle attività per una rapida consultazione.
Selezionare Tutte le attività:
Avete bisogno di intervenire su più attività contemporaneamente? Utilizzate la funzione Seleziona tutte le attività per applicare in modo efficiente le modifiche in blocco.
Perché vi piaceranno queste caratteristiche
Organizzazione migliorata: Personalizzate la vostra lavagna delle attività per adattarla ai requisiti del vostro progetto, sia che stiate gestendo una campagna di marketing o uno sprint di sviluppo software.
Maggiore flessibilità: Con l’evolversi dei progetti, anche la vostra lavagna si evolve. Regolate le colonne e le attività in modo dinamico senza interrompere il vostro flusso di lavoro.
Gestione semplificata delle attività: Combinate le azioni delle colonne con l’ordinamento delle attività e la selezione in blocco per ottenere una lavagna perfettamente organizzata.
Ordinamento nelle colonne: Utilizzate le Azioni attività per allineare le attività in base alla priorità o alle scadenze per una maggiore chiarezza.
Sperimentare con i layout: Non lasciate che la vostra lavagna ristagni: continuate ad aggiornare la disposizione delle colonne in base alle esigenze del vostro team.
Conclusione
Le funzioni Azioni colonna e Azioni attività offrono gli strumenti per adattare e ottimizzare il flusso di lavoro senza sforzo. Che si tratti di aggiungere una colonna, ordinare le attività o spostare una colonna in un’altra lavagna, queste opzioni consentono di adattare la lavagna alle proprie esigenze.
La raccolta di fondi è l’ancora di salvezza di innumerevoli iniziative, dalle organizzazioni non profit che affrontano sfide globali alle startup sull’orlo di innovazioni rivoluzionarie. Il successo di una campagna non si limita alla raccolta di fondi, ma consiste nel creare legami significativi, guadagnare fiducia e fornire valore sia ai donatori che ai beneficiari.
Senza una chiara pianificazione, la gestione delle relazioni con i donatori, la gestione delle scadenze e il coordinamento degli sforzi del team possono rapidamente trasformarsi in caos. I follow-up mancati, gli obiettivi non allineati e la dispersione dei dati sono ostacoli comuni che possono trasformare anche le campagne più promettenti in compiti opprimenti.
In questa guida vi mostreremo come organizzare la vostra campagna in modo efficiente, affrontare i potenziali ostacoli e rimanere in carreggiata in ogni fase del percorso. Grazie a consigli pratici e a tecniche di gestione strutturate, avrete tutto ciò che vi serve per condurre una campagna di successo dall’inizio alla fine.
Cominciamo quindi con i passi pratici che aiuteranno voi e il vostro team a rimanere concentrati, a raggiungere gli obiettivi e a mantenere le campagne in linea con i tempi.
Passi essenziali per l’esecuzione di una campagna di raccolta fondi di successo
L’esecuzione di una campagna di raccolta fondi di successo richiede una pianificazione meticolosa, un’esecuzione strategica e una valutazione continua. Di seguito sono riportati i passaggi essenziali che vi guideranno attraverso il processo:
1. Definire obiettivi chiari
Iniziate stabilendo obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART) per la vostra campagna. Stabilite cosa volete ottenere, sia che si tratti di finanziare un progetto particolare, di ampliare i servizi o di coprire i costi operativi. Obiettivi chiari forniscono una direzione e un punto di riferimento per il successo.
Secondo Smart Insights, l’applicazione del quadro SMART agli obiettivi di marketing garantisce che essi siano ben definiti e raggiungibili, e quindi campagne più efficaci.
Attenzione: Ambiguità negli obiettivi o cambiamenti di priorità che possono rendere difficile il monitoraggio dei progressi.
2. Costituire un team dedicato
Formate un comitato composto da personale, volontari e stakeholder appassionati della vostra causa. Assegnate i ruoli in base ai punti di forza individuali, come la ricerca di donatori, la pianificazione di eventi o il marketing. Un team impegnato garantisce una gestione efficiente dei compiti e favorisce un senso di condivisione degli obiettivi.
Attenzione: I membri del team si sentono sopraffatti o confusi riguardo alle loro responsabilità, il che può portare a ritardi o scadenze non rispettate.
3. Condurre uno studio di fattibilità
Prima del lancio, valutate la fattibilità della vostra campagna. Secondo CampaignCounsel.org, la realizzazione di uno studio di fattibilità è fondamentale per determinare il potenziale successo di un’iniziativa di raccolta fondi su larga scala. Aiuta le organizzazioni a misurare l’interesse dei donatori, a valutare il sostegno della comunità e a fissare obiettivi raggiungibili per la campagna.
Attenzione: Lacune nella ricerca che possono portare a obiettivi troppo ambiziosi o a team poco preparati.
4. Sviluppare un piano globale
Creare una tabella di marcia dettagliata che delinei le strategie, le tempistiche e le risorse necessarie. Incorporare vari metodi di raccolta fondi, come eventi, campagne online e richieste di sovvenzioni. Un piano ben strutturato funge da schema, guidando il team in ogni fase della campagna.
Attenzione: Fare eccessivo affidamento su piani statici che non tengono conto di cambiamenti inattesi.
5. Creare una narrazione avvincente
Raccontate una storia che risuoni con i potenziali donatori. Evidenziate il problema, la vostra soluzione e l’impatto del loro contributo. Le narrazioni emotive e relazionali possono migliorare significativamente il coinvolgimento e la motivazione dei donatori.
Attenzione: Messaggistica incoerente su diverse piattaforme, che potrebbe indebolire il coinvolgimento.
6. Identificare e segmentare il pubblico
Analizzate la vostra base di donatori per identificare i segmenti chiave, come individui, aziende o fondazioni. Adattate il messaggio e l’approccio agli interessi e alla capacità di donazione di ciascun gruppo. Una comunicazione personalizzata aumenta le probabilità di successo delle sollecitazioni. Come sottolinea BonterraTech, la segmentazione dei donatori consente alle organizzazioni di fornire messaggi personalizzati che risuonano con i donatori, aumentando il coinvolgimento e il sostegno a lungo termine.
Attenzione a: Affidarsi a dati obsoleti sui donatori o non personalizzare le iniziative di sensibilizzazione.
7. Attuare un lancio morbido
Iniziate con un lancio soft rivolto ai sostenitori più fedeli per creare uno slancio iniziale. Questa fase consente di raccogliere feedback, risolvere eventuali problemi e creare un senso di progresso prima del lancio pubblico. Il successo iniziale può anche far leva sulla riprova sociale per attirare altri donatori.
Attenzione: Trascurare l’importanza della raccolta di feedback precoci, che può portare a problemi irrisolti durante la fase pubblica.
8. Utilizzare il marketing multicanale
Promuovete la vostra campagna su varie piattaforme, tra cui i social media, le newsletter via e-mail e i media tradizionali. Una messaggistica coerente tra i vari canali massimizza la portata e rafforza la presenza della campagna.
Attenzione: Campagne scollegate che non riescono a sincronizzare le comunicazioni, confondendo o allontanando potenzialmente i donatori.
9. Coinvolgere e riconoscere i donatori
Mantenere una comunicazione aperta con i donatori per tutta la durata della campagna. Fornite aggiornamenti sui progressi, esprimete gratitudine e dimostrate l’impatto dei loro contributi. Il riconoscimento dei donatori favorisce la fedeltà e incoraggia il sostegno futuro.
Attenzione a: Mancanza di comunicazioni tempestive o follow-up generici che non sembrano personali.
10. Monitorare i progressi e adattarsi
Verificate regolarmente le prestazioni della vostra campagna rispetto agli obiettivi prefissati. Utilizzate l’analisi dei dati per valutare quali strategie sono efficaci e quali devono essere modificate. Essere flessibili e reattivi assicura che la campagna rimanga in carreggiata e che gli obiettivi vengano raggiunti.
Attenzione: Squadre che si attengono rigidamente ai piani iniziali, anche quando le modifiche potrebbero dare risultati migliori.
Per realizzare una campagna di raccolta fondi di successo non basta seguire i passi giusti. Senza un adeguato coordinamento, monitoraggio e collaborazione, anche gli sforzi più ben pianificati possono perdere slancio. Con il progredire della campagna, il coinvolgimento dei donatori aumenterà, i compiti aumenteranno, le scadenze potrebbero sovrapporsi e sarà fondamentale mantenere una comunicazione chiara sia con i donatori che con i team interni.
Ecco perché gli strumenti giusti sono essenziali. Vi aiutano a gestire le relazioni con i donatori, a dare priorità alle attività chiave e a monitorare i progressi in modo efficace. Con questi strumenti, potete ottimizzare le informazioni sui donatori, evitare di perdere opportunità e prendere decisioni basate sui dati che massimizzano il vostro potenziale di raccolta fondi.
Utilizzare gli strumenti giusti
Una volta predisposto il piano della campagna, il passo successivo è assicurarsi che tutto si svolga senza intoppi, senza i problemi comuni di cui abbiamo parlato. È qui che uno strumento di gestione delle attività ben strutturato può fare la differenza.
Date un’occhiata a questa lavagna. È un esempio di come i team possano gestire in modo efficiente ogni fase di una campagna di raccolta fondi, rimanendo organizzati e in regola.
Questa lavagna è un esempio di come i team possono semplificare le complesse campagne di raccolta fondi. Attività come la pianificazione degli eventi, il follow-up dei donatori e l’approvazione del budget sono suddivise in categorie chiare, che consentono di vedere facilmente ciò che è in corso, ciò che richiede attenzione immediata e ciò che è stato completato.
Quando le scadenze si sovrappongono o i membri del team si destreggiano tra più responsabilità, il consiglio aiuta a stabilire le priorità delle attività di raccolta fondi, assicurando che nessun compito critico venga trascurato. La struttura affronta le sfide comuni della raccolta fondi assegnando chiaramente i compiti relativi alla ricerca di donatori, alla presentazione di proposte o alla revisione della campagna.
Ogni membro del team sa esattamente di che cosa è responsabile e la collaborazione diventa continua. Invece di rincorrere gli aggiornamenti o di cercare informazioni nelle e-mail, l’intero team può visualizzare i progressi in tempo reale e apportare le modifiche necessarie senza confusione.
Questo non aiuta solo a rispettare le scadenze. Eliminiamo i colli di bottiglia rendendo lo stato delle attività visibile a tutti. Facciamo un ulteriore passo avanti ed esploriamo come questa lavagna supporta un migliore processo decisionale e consente al team di adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
Guardate più da vicino questo tabellone per la campagna di raccolta fondi
Approfondiamo il modo in cui questa scheda aiuta i team a gestire ogni dettaglio di una campagna di raccolta fondi, mantenendo chiari i compiti e gli obiettivi. La chiave della sua efficacia sta nella semplicità e nella capacità di adattarsi all’evoluzione della campagna. Visualizzando i progressi, organizzando i compiti e semplificando la collaborazione tra i team, aiuta i team a rimanere in carreggiata e ad adattarsi rapidamente quando necessario.
Di seguito, illustreremo ogni funzione con degli esempi per mostrare come questa scheda può rendere la vostra campagna di raccolta fondi più efficiente, produttiva e senza stress.
1. Creare schede dettagliate per ogni attività di raccolta fondi
Come mostrato in questa scheda, ogni attività è organizzata con dettagli essenziali come gli obiettivi, gli incarichi al team, le scadenze e le fasi specifiche necessarie per il completamento. La scheda integra anche risorse come file, discussioni e aggiornamenti, diventando un punto di riferimento centrale per tutto ciò che riguarda l’attività.
Queste schede di attività migliorano l’efficienza della raccolta fondi mantenendo tutte le informazioni chiave in un unico posto, riducendo la confusione e la necessità di comunicazioni continue. I membri del team possono lavorare in modo collaborativo, monitorare i progressi e rispettare le scadenze senza perdere tempo a cercare documenti o aggiornamenti su più piattaforme.
2. Personalizzare le colonne per adattarle al flusso di lavoro della raccolta fondi
In questo riquadro è possibile vedere come ogni colonna sia impostata per rappresentare le diverse fasi del processo di raccolta fondi, come “Idee di raccolta fondi”, “Pianificazione” e “Campagne attive”. Grazie alle impostazioni personalizzabili, è possibile aggiungere, rinominare o spostare facilmente le colonne, assicurando che il flusso di lavoro si adatti alle esigenze specifiche del team.
Queste colonne aiutano a semplificare i progressi, indicando chiaramente a che punto è ogni attività e cosa deve succedere dopo. Che si tratti di un brainstorming o di una richiesta di approvazione, l’organizzazione dei compiti per fasi garantisce che nulla rimanga bloccato o dimenticato.
Questa flessibilità consente di gestire facilmente i cambiamenti di priorità e di mantenere un flusso regolare ed efficiente durante la campagna.
3. Zoom out per scansionare e trovare rapidamente le attività
L’opzione di zoom-out, mostrata nell’immagine, nasconde i dettagli delle attività e visualizza solo i nomi delle attività. Questa visualizzazione è ideale per esaminare l’intero tabellone in un colpo d’occhio e individuare attività specifiche senza dover scorrere i dettagli. È particolarmente utile quando si ha bisogno di una rapida panoramica di ciò che sta accadendo in più fasi.
Ciò consente di risparmiare tempo facilitando la ricerca delle attività, il controllo del loro avanzamento e l’identificazione delle attività in sospeso. Che si tratti di monitorare un’approvazione o di verificare lo stato di una campagna, questa vista semplificata rende tutto accessibile e facile da navigare.
4. Gestire i membri del team e condividere l’accesso
Qui è possibile invitare i membri del team e assegnare ruoli quali amministratore del consiglio, membro del team o visitatore. Questa funzione assicura che tutti coloro che partecipano alla campagna di raccolta fondi abbiano il giusto livello di accesso in base al loro ruolo, sia che stiano conducendo la campagna sia che stiano fornendo un contributo occasionale.
Definendo chiaramente i ruoli, si evita la confusione e si mantiene il controllo sulle informazioni sensibili. Gli amministratori possono gestire le attività e le autorizzazioni del team, i membri del team possono collaborare e aggiornare i progressi e i visitatori possono visualizzare i progressi senza apportare modifiche. Questa struttura garantisce una collaborazione e una responsabilità senza intoppi, mantenendo la campagna sicura e ben organizzata.
5. Utilizzare la chat della lavagna per le discussioni a livello di gruppo
La chat della lavagna è progettata per discussioni generali che coinvolgono l’intero team. A differenza delle chat specifiche per le attività, che si concentrano sulle singole attività, la chat della lavagna consente di condividere aggiornamenti, annunci o feedback che tutti devono vedere.
Questa funzione aiuta a tenere separate le conversazioni generali dai dettagli relativi alle attività, riducendo la confusione e garantendo che gli aggiornamenti importanti siano facili da trovare. Sia che si tratti di condividere le tappe della campagna, di affrontare le preoccupazioni dell’intero team o di fare brainstorming su nuove idee, la board chat assicura che l’intero team rimanga sincronizzato.
6. Condividere file e allegati con tutto il team
L’opzione allegati alla lavagna consente di caricare o collegare documenti importanti, fogli di calcolo, presentazioni o risorse online utili per l’intero team. Questo è utile per i file che sono disponibili a tutti e non sono legati a compiti specifici.
Questa funzione garantisce che i documenti essenziali, come i piani di raccolta fondi, gli elenchi dei donatori e i rapporti sulle campagne, siano facilmente accessibili a tutti i membri del team in un unico luogo. Elimina la necessità di cercare su diverse piattaforme, mantenendo il team informato e rendendo più fluida la collaborazione.
7. Evidenziare le attività con filtri personalizzati
L’opzione di evidenziazione consente di individuare rapidamente le attività utilizzando filtri personalizzati. È possibile filtrare in base a criteri quali il membro del team assegnato, lo stato dell’attività, la data di scadenza, la priorità e i tag. Se volete trovare le attività scadute o quelle contrassegnate come ad alta priorità, questa funzione vi aiuta a restringere esattamente quello che state cercando.
Questa opzione consente di risparmiare tempo eliminando la necessità di cercare manualmente tra le attività. Al contrario, è possibile evidenziare immediatamente gli elementi che richiedono un’attenzione immediata, aiutando il team a dare priorità alle attività chiave, a risolvere i colli di bottiglia e a mantenere la campagna di raccolta fondi senza intoppi.
8. Gestione delle impostazioni della scheda per un controllo completo
L’opzione impostazioni offre un’ampia gamma di funzioni di personalizzazione che consentono di adattare la scheda alle vostre specifiche esigenze di raccolta fondi. Ecco un’analisi più approfondita di ciò che è possibile fare:
Panoramica: Ottenere un riepilogo dello stato attuale della scheda, compreso il numero di attività completate, le voci in ritardo e le scadenze imminenti. Questa rapida istantanea aiuta a monitorare i progressi generali.
Impostazioni sulla privacy: Controllate chi può accedere alla bacheca scegliendo tra l’accesso solo per il team, l’accesso per tutto l’account o l’accesso tramite un link.
Limiti di lavoro in corso (WIP): Limitare il numero di attività consentite in ogni colonna per evitare di sovraccaricare i membri del team e garantire un carico di lavoro gestibile.
Gestione dei tag: Creare, modificare e organizzare tag per aiutare a classificare e dare priorità alle attività. Tag come “Conformità” o “Finalizzazione” consentono di filtrare facilmente.
Impostazioni delle colonne: Aggiungete o modificate le colonne per adattarle al vostro flusso di lavoro. Questa flessibilità consente di adattarsi all’evoluzione della campagna di raccolta fondi, garantendo che il tabellone rifletta sempre le vostre esigenze attuali.
Numerazione automatica dei compiti: Attivare questa opzione per assegnare automaticamente i numeri dei compiti, rendendo più facile il riferimento a compiti specifici durante le discussioni.
Esportazione e archiviazione: Esportare i dati del forum in formato Excel per la reportistica esterna o archiviare il forum al termine della campagna per conservare tutti i progressi e le discussioni.
Con la lavagna completamente impostata e organizzata, diamo un’occhiata più da vicino a come le task card aiutano a suddividere attività complesse in fasi gestibili, assicurando che ogni parte della campagna di raccolta fondi proceda senza intoppi.
Suddividere i compiti in fasi gestibili
In qualsiasi campagna di raccolta fondi, suddividere i compiti in fasi più piccole e attuabili è fondamentale per garantire un’esecuzione senza intoppi e per evitare che i dettagli importanti sfuggano.
Questa scheda dimostrativa mostra come ogni attività sia accuratamente segmentata per migliorare la collaborazione e il monitoraggio dei progressi.
Ecco come il team utilizza le schede per i compiti per suddividere il lavoro in modo efficace:
Scheda Dettagli per descrizioni complete dell’attività: La scheda Dettagli memorizza informazioni importanti, come l’obiettivo, i requisiti e il contesto dell’attività. In questo modo i membri del team hanno il contesto necessario senza dover chiedere ripetutamente chiarimenti.
Stato dell’attività per gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento: A ogni attività può essere assegnato uno stato, ad esempio In corso, Da rivedere o Pronto, in modo da monitorare facilmente i progressi e identificare le attività che richiedono attenzione.
Scheda Lista di controllo per le sottoattività: Le attività di grandi dimensioni vengono suddivise in sottoattività più piccole e gestibili grazie alla funzione checklist. Ogni sottoattività può essere spuntata una volta completata, aiutando i team a rimanere organizzati e a tenere traccia dei progressi incrementali.
Date di scadenza per rispettare le scadenze: Le date di scadenza assicurano che i compiti siano rispettati e la visibilità delle scadenze imminenti consente ai team di dare priorità ai compiti ed evitare ritardi.
Tag per una facile categorizzazione: L’assegnazione di tag come “Compliance” o “Donor Outreach” aiuta a categorizzare le attività, semplificando il filtraggio e la ricerca rapida di attività correlate.
Scheda chat per le discussioni specifiche di un’attività: Tutte le discussioni relative a un’attività vengono conservate nella scheda della chat, evitando così di disperdere le comunicazioni su diverse piattaforme e facilitando la consultazione delle conversazioni passate.
Assegnazione dei compiti per una chiara responsabilità: Assegnando i compiti a membri specifici del team, il consiglio assicura la responsabilità e la chiarezza su chi è responsabile di ciascun compito, eliminando la confusione.
Scheda Allegati per archiviare i file: I documenti specifici di un’attività, gli elenchi dei donatori o i file per la pianificazione di un evento possono essere allegati direttamente nella scheda dell’attività, risparmiando tempo altrimenti impiegato per cercare nelle unità condivise o nelle e-mail.
Suddividendo i compiti in fasi attuabili e mantenendo tutto centralizzato, il team può lavorare in modo efficiente, monitorare i progressi con facilità e garantire che ogni fase della campagna di raccolta fondi sia eseguita con successo.
Conclusione: Impostare la campagna di raccolta fondi per il successo
Una campagna di raccolta fondi ben strutturata non si limita a raggiungere gli obiettivi, ma crea un processo snello che mantiene la concentrazione del team, l’organizzazione dei compiti e il rispetto delle tappe. Implementando le giuste strategie e utilizzando un sistema efficace, è possibile evitare le insidie più comuni e mantenere lo slancio durante la campagna.
Sia che si tratti di gestire le richieste dei donatori, le approvazioni o gli eventi, avere una scheda centralizzata con funzioni di gestione delle attività garantisce al team di collaborare in modo efficiente, adattarsi ai cambiamenti e raggiungere gli obiettivi di raccolta fondi con fiducia. Con il giusto approccio, la vostra campagna può creare legami duraturi, garantire finanziamenti vitali e ottenere un impatto significativo.
Passare da un progetto all’altro con alcuni strumenti può sembrare un’incombenza. Cliccare su menu infiniti, cercare la bacheca giusta e cercare di tenere traccia delle scadenze può diventare rapidamente opprimente. È un processo che spreca tempo e disperde la concentrazione.
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Cambio di progetto senza interruzioni:
Passaggi rapidi per iniziare
Fare clic suBacheche apertepulsante nel menu in alto.
Sfoglia le tue bacheche, raggruppate ordinatamente per account o ordinate in viste speciali.
Scegli la scheda di cui hai bisogno e sei a posto: nessun passaggio extra, nessuna confusione.
Come funzionano le opzioni:
Cosa mi è stato assegnato: Perfetto per tenere d’occhio le tue cose da fare.
Ciò che è dovuto: Tieni traccia delle scadenze e affronta prima le attività ad alta priorità.
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