જ્યારે તમારું પ્રોજેક્ટ બોર્ડ ઘણા બધા ટાસ્કથી ભરેલું હોય, ત્યારે ક્યારેક તે ભૂલભૂલામણી જેવું લાગી શકે છે, ખાસ કરીને જ્યારે અલગ-અલગ પ્રાયોરિટી (અગ્રતા) વાળા કામો એકસાથે સંભાળવાના હોય. હાઈલાઈટ ફીચર (Highlight Feature) આ બધી ગૂંચવણમાંથી રસ્તો કાઢવાનું સરળ બનાવે છે. તેનાથી તમે ચોક્કસ માપદંડો (criteria) ને આધારે ટાસ્ક ફિલ્ટર કરી શકો છો અને તેને સ્પષ્ટ રીતે હાઈલાઈટ (અલગ તારવી) કરી શકો છો.

ચાલો જોઈએ કે તમારા પ્રોજેક્ટ્સમાં હંમેશા ટોચ પર રહેવા માટે આ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો:

હાઈલાઈટ ફીચરનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો?

૧. હાઈલાઈટ વિકલ્પ ખોલો (Access the Highlight Option)

• તમારા બોર્ડ પર દેખાતા Highlight Icon (હાઈલાઈટ આઈકોન) પર ક્લિક કરો.

૨. શું હાઈલાઈટ કરવું તે પસંદ કરો (Choose What to Highlight)

• પહેલેથી નક્કી કરેલા (predefined) વિકલ્પોમાંથી પસંદ કરો અથવા તમારા પોતાના કસ્ટમ ફિલ્ટર (Custom filters) બનાવો:
  • મને સોંપાયેલા ટાસ્ક (What’s assigned to me): તરત જ જુઓ કે કયા કયા કામ તમારા છે, જેથી તમે તમારી જવાબદારીઓ પર બરાબર ધ્યાન રાખી શકો.
  • જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે (What needs attention): આ એવા ટાસ્કને હાઈલાઈટ કરે છે જેના પર ફોલો-અપ લેવાની જરૂર હોય અથવા જેની ડેડલાઈન (સમયમર્યાદા) નજીક હોય, જેથી કોઈ કામ તમારી નજર હેઠળથી છટકી ન જાય.
  • ઉચ્ચ અગ્રતા (High Priority) અથવા ક્રિટિકલ (Critical) તરીકે માર્ક કરેલા ટાસ્ક: પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે અત્યંત જરૂરી હોય તેવા ટાસ્ક પર ફોકસ કરો.
  • સમયસીમા વીતી ગયેલા ટાસ્ક (What’s overdue): જે ટાસ્કની ડેડલાઈન પસાર થઈ ગઈ છે તેને સ્પષ્ટપણે ઓળખો, જેથી તમે થયેલા વિલંબને ઝડપથી દૂર કરવા માટે પગલાં લઈ શકો.
  • કસ્ટમ હાઈલાઈટ (Custom Highlight): તમારી જરૂરિયાત મુજબ ફિલ્ટર બનાવો. તમે એક સાથે ઘણા પેરામીટર્સ (જેમ કે કોને સોંપેલું છે – assignees, ટાસ્કનું સ્ટેટસ – task status, ડેડલાઈન – due dates, પ્રાયોરિટી – priorities, અને ટેગ્સ – tags) ભેગા કરીને ફિલ્ટર બનાવી શકો છો. આનાથી તમે બોર્ડ પર તમારા માટે સૌથી મહત્વનું શું છે તે સરળતાથી શોધી શકો છો.

આ શા માટે અસરકારક છે? (Why It Works)

• “મને સોંપાયેલા ટાસ્ક” (What’s Assigned to Me) વડે તમારા કામ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો:
  તમને સોંપાયેલા ટાસ્કને ફિલ્ટર કરીને ફક્ત તમારી જવાબદારીઓ પર ધ્યાન આપો, જેથી બોર્ડ પરની બીજી બાબતોથી તમારું ધ્યાન ભટકે નહીં. આ તમારા પોતાના કામના ભારણને (workload) અસરકારક રીતે સંભાળવાની એક સ્માર્ટ રીત છે.
• “જેના પર ધ્યાન આપવું જરૂરી છે” (What Needs Attention) વડે તાત્કાલિક કામ ઓળખો:
  જે ટાસ્ક પર તરત ધ્યાન આપવાની જરૂર છે તેને હાઈલાઈટ કરો, પછી ભલે તે નજીકની ડેડલાઈનને કારણે હોય કે અટકી ગયેલી પ્રગતિને (stalled progress) કારણે. આ ફિલ્ટર તમને પ્રોજેક્ટમાં આવતી અડચણો (bottlenecks) શોધવામાં અને પ્રોજેક્ટની ગતિ જાળવી રાખવામાં મદદ કરે છે.
• “ઉચ્ચ અગ્રતા કે ક્રિટિકલ” (High Priority or Critical) તરીકે માર્ક કરેલા કામ પર નજર રાખો:
  વધુ પ્રાયોરિટીવાળા ટાસ્ક પર સ્વાભાવિક રીતે વધુ ધ્યાન આપવું પડે છે. આ વિકલ્પ ખાતરી કરે છે કે સૌથી મહત્વના કામને યોગ્ય ફોકસ મળે, જે તમને પ્રોજેક્ટને સફળતા તરફ લઈ જવામાં મદદ કરે છે.
• “સમયસીમા વીતી ગયેલા” (Overdue) ટાસ્કનું નિરાકરણ લાવો:
  ડેડલાઈન ચૂકી ગયેલા ટાસ્કને ઝડપથી ઓળખો અને જરૂરી પગલાં લો – જેમ કે કામ બીજાને સોંપવું (reallocating resources) અથવા ટીમના સભ્યો સાથે ફોલો-અપ કરવું જેથી કામ પાછું સમયસર થઈ શકે.
• કસ્ટમ હાઈલાઈટ્સ (Custom Highlights) વડે તમારા વર્કફ્લોને કસ્ટમાઇઝ કરો:
  કસ્ટમ હાઈલાઈટ ફીચર તમને એક સાથે ઘણી શરતો (conditions) સેટ કરવાની સુવિધા આપે છે, જેમ કે – કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સોંપાયેલ, ‘Needs Review’ (રીવ્યુની જરૂર છે) તરીકે માર્ક થયેલ, અને એક અઠવાડિયામાં પૂરા થવાના હોય તેવા ટાસ્ક બતાવો. તમારી પોતાની કાર્યશૈલી (workflow) ને અનુરૂપ વ્યક્તિગત ફોકસ વ્યૂ (personalized focus view) બનાવવા માટે આ સેટિંગ્સને તમારી જરૂર મુજબ ગોઠવો.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, હાઈલાઈટ ફીચર તમને બિનજરૂરી ભટકાવ (distractions) દૂર કરીને જે ખરેખર અગત્યનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવામાં મદદ કરે છે, જેથી તમારો વર્કફ્લો સ્પષ્ટ અને વધુ કાર્યક્ષમ (efficient) બને. ભલે તમે તમારો પોતાનો વર્કલોડ મેનેજ કરતા હોવ કે પછી આખી ટીમની દેખરેખ રાખતા હોવ, હાઈલાઈટ્સ તમને પ્રોડક્ટિવ (productive) અને ફોકસ્ડ રહેવામાં ખૂબ જ મદદરૂપ થાય છે.

જ્યારે તમે ઘણા બધા પ્રોજેક્ટ્સ એકસાથે સંભાળતા હો, ત્યારે તમારું વર્કસ્પેસ (કામ કરવાની જગ્યા) ઝડપથી ભરાઈ જવાની શક્યતા રહે છે. આના કારણે કયા કામ પર ધ્યાન આપવું તે નક્કી કરવું મુશ્કેલ બની શકે છે. આનો એક સરળ ઉપાય છે: બોર્ડ્સને આર્કાઇવ (Archive) કરવું! આનાથી પૂરા થઈ ગયેલા અથવા હાલ નિષ્ક્રિય (inactive) હોય તેવા પ્રોજેક્ટ્સને તમે નજર સામેથી દૂર કરી શકો છો, પણ ભવિષ્યમાં જરૂર પડે ત્યારે તેને પાછા જોઈ પણ શકો છો.

ચાલો, વધુ વિગતમાં જોઈએ કે બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમે કેવી રીતે વ્યવસ્થિત રહી શકો છો:

બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કેવી રીતે કરવા?

૧. બોર્ડને આર્કાઇવમાં ખસેડો (Move a Board to Archive)

• જે બોર્ડને તમે આર્કાઇવ કરવા માંગો છો તેના પર દેખાતા ત્રણ ટપકાં (…) પર ક્લિક કરો.
• ખુલતા ડ્રોપડાઉન મેનુમાંથી Move to Archive (આર્કાઇવમાં ખસેડો) વિકલ્પ પસંદ કરો. બસ, થઈ ગયું!

૨. આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ જુઓ (Access Archived Boards)

• તમારા Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) પર Include from Archive (આર્કાઇવમાંથી શામેલ કરો) ચેકબોક્સ પર ટીક કરો. આનાથી આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સ પણ દેખાશે.
• તમે ગમે ત્યારે આર્કાઇવ કરેલા બોર્ડ્સને સંદર્ભ (reference) માટે અથવા ફરીથી ઉપયોગમાં લેવા (reuse) માટે જોઈ શકો છો.

બોર્ડ્સ ક્યારે આર્કાઇવ કરવા જોઈએ?

• જ્યારે પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય (Project Completion):
  એકવાર પ્રોજેક્ટ પૂરો થઈ જાય અને તેના પર હવે સક્રિય રીતે કામ કરવાની જરૂર ન હોય, ત્યારે તમારા વર્કસ્પેસને ખાલી કરવા અને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે તેના બોર્ડને આર્કાઇવ કરી દો.
• નિષ્ક્રિય પ્રોજેક્ટ્સ (Inactive Projects):
  જે પ્રોજેક્ટ્સ હાલ પૂરતા અટકી ગયા હોય (on hold) અથવા કોઈ મંજૂરીની રાહ જોઈ રહ્યા હોય, તેના બોર્ડ્સને પણ કામચલાઉ ધોરણે આર્કાઇવ કરી શકાય છે.
• સક્રિય કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવા (Focus on Active Tasks):
  બિનજરૂરી બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવાથી તમારું Home વ્યૂ (મુખ્ય પેજ) સુઘડ રહે છે, જેથી ફક્ત ચાલુ અને મહત્વના કાર્યો જ નજર સામે રહે.

આ શા માટે ફાયદાકારક છે? (Why It Works)

• તમારું વર્કસ્પેસ ક્લટર-ફ્રી (વ્યવસ્થિત) રહે છે: ફક્ત સક્રિય (active) બોર્ડ્સ અને કાર્યો પર જ ધ્યાન આપો.
• જૂના પ્રોજેક્ટ્સ સુધી ઝડપી પહોંચ: પૂર્ણ થયેલા અથવા અટકાવેલા (paused) બોર્ડ્સ ભવિષ્યના સંદર્ભ માટે સુરક્ષિત રીતે સચવાયેલા રહે છે.
• વ્યવસ્થિત કાર્યપ્રવાહ (Streamlined Workflow): તમારું Home વ્યૂ સુઘડ અને વ્યવસ્થિત રહે છે, જેનાથી કામ કરવાની ઝડપ અને ઉત્પાદકતા (productivity) વધે છે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, બોર્ડ્સને આર્કાઇવ કરવું એ તમારા વર્કસ્પેસને વ્યવસ્થિત રાખવાની એક સરળ પણ ખૂબ જ અસરકારક રીત છે. આનાથી તમે ખરેખર અગત્યના કામ પર ધ્યાન આપી શકો છો અને સાથે જ જૂના પ્રોજેક્ટ્સ પણ જરૂર પડ્યે સરળતાથી જોઈ શકો છો. ભલે તે પૂરા થઈ ગયેલા કામ હોય કે હાલ પૂરતા અટકાવેલા પ્રોજેક્ટ્સ, આર્કાઇવિંગ ખાતરી કરે છે કે તમારો કાર્યપ્રવાહ (workflow) કોઈપણ મહત્વપૂર્ણ માહિતી ગુમાવ્યા વિના સરળ અને વ્યવસ્થિત રહે.

એક જ ફાઈલના ઘણા બધા વર્ઝન સાચવવા એ ઘણીવાર માથાનો દુખાવો બની જાય છે, નહીં? તમે પણ ક્યારેક ‘final’, ‘final-2’, કે પછી ‘final-really-this-time’ જેવી ફાઈલો સામે જોઈને વિચારમાં પડી ગયા હશો કે આમાંથી લેટેસ્ટ કઈ છે! પ્રોજેક્ટમાં સતત અપડેટ્સ આવતા હોય ત્યારે આવી ગૂંચવણ થવી સામાન્ય છે.

પણ જો એક એવી સિસ્ટમ હોય જે આ બધી માથાકૂટ જ ખતમ કરી દે તો? એક એવી સ્માર્ટ રીત જે આપમેળે જૂની ફાઈલને નવી ફાઈલથી બદલી નાખે અને તેનો રેકોર્ડ (history) પણ રાખે. આનાથી તમારી ટીમ હંમેશા લેટેસ્ટ ફાઈલ પર જ કામ કરે છે, અને ‘કઈ ફાઈલ સાચી?’ એ સવાલ જ ઊભો થતો નથી. કોઈ કન્ફ્યુઝન નહીં, કોઈ વધારાની ફાઈલોનો ઢગલો નહીં!

તો ચાલો, જોઈએ કે ટાસ્ક (ચોક્કસ કામ) અને બોર્ડ (આખા પ્રોજેક્ટ) લેવલ પર ફાઈલોને સરળતાથી કેવી રીતે ઓર્ગેનાઈઝ અને અપડેટ કરવી:

ટાસ્ક કાર્ડ એટેચમેન્ટ્સ (Task Card Attachments)

આ ટાસ્ક કાર્ડનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

કોઈ ચોક્કસ ટાસ્ક (કામ) સાથે જોડાયેલી ફાઈલોને વ્યવસ્થિત રાખવા માટે ટાસ્ક કાર્ડ્સ જ મુખ્ય જગ્યા છે. અહીં ફાઈલ અપડેટ કરવાની રીત આપી છે:

1. તમારી ફાઈલ શોધો: જે ટાસ્ક કાર્ડમાં ફાઈલ જોડેલી (attached) હોય તેને ખોલો.
2. નવું વર્ઝન અપલોડ કરો: જૂની ફાઈલની બાજુમાં આપેલા Upload New Version (નવું વર્ઝન અપલોડ કરો) આઈકોન પર ક્લિક કરો. આનાથી જૂની ફાઈલ આપમેળે નવી ફાઈલથી બદલાઈ જશે અને જૂનો ઇતિહાસ (history) પણ સચવાઈ રહેશે. તમારે જૂની ફાઈલ ડિલીટ કરવાની કે ફાઈલનું નામ બદલવાની જરૂર નથી.
3. ફાયદા: અપડેટ થયેલી ફાઈલ તરત જ તે ટાસ્ક સાથે જોડાઈ જાય છે, જેથી તમારી ટીમ કોઈપણ અડચણ વગર તરત જ તેના પર કામ કરવાનું ચાલુ રાખી શકે છે.

ટાસ્ક કાર્ડ્સ ખાતરી કરે છે કે તમારી ફાઈલ અપડેટ્સ જે તે ટાસ્ક માટે સુસંગત (relevant) રહે, જેથી બધા એક જ પેજ પર રહે (everyone stays aligned).

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ (Board Attachments)

આ બોર્ડ એટેચમેન્ટનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ એવી ફાઈલો માટે ઉત્તમ છે જે આખા પ્રોજેક્ટને અસર કરે છે, જેમ કે પ્રોજેક્ટ ચાર્ટર (project charters) અથવા બધા માટે વપરાતા ટેમ્પલેટ્સ (shared templates). અહીં ફાઈલો અપડેટ કરવી પણ એટલી જ સરળ છે:

1. બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ પર જાઓ: બોર્ડ મેનુ પર Attachments (એટેચમેન્ટ્સ) આઈકોન પર ક્લિક કરો.
2. ફાઈલ અપડેટ કરો: જે ફાઈલને બદલવા માંગો છો તેને સિલેક્ટ કરો અને Upload New Version (નવું વર્ઝન અપલોડ કરો) બટન પર ક્લિક કરો. જૂનું વર્ઝન સરળતાથી બદલાઈ જશે, એટલે કયું વર્ઝન લેટેસ્ટ છે તે અંગે કોઈ ગૂંચવણ રહેશે નહીં.
3. ફાયદા: તમારી આખી ટીમને તરત જ લેટેસ્ટ વર્ઝન મળી જાય છે, પછી ભલે તેઓ ગમે ત્યાંથી કામ કરતા હોય.

બોર્ડ એટેચમેન્ટ્સ ખાતરી કરે છે કે પ્રોજેક્ટ-વ્યાપી ફાઈલો ડુપ્લિકેટ બનાવ્યા વગર વ્યવસ્થિત અને અપ-ટુ-ડેટ રહે.

નિષ્કર્ષ (Conclusion)

ટૂંકમાં, ફાઈલોનું યોગ્ય મેનેજમેન્ટ પ્રોજેક્ટના કામને સરળ બનાવે છે અને ટીમ વચ્ચે સહયોગ (collaboration) વધારે છે. ફાઈલ વર્ઝનની ગૂંચવણ દૂર કરીને, તમે તમારી ટીમને વ્યવસ્થિત રાખી શકો છો અને ખરેખર જે મહત્વનું છે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરી શકો છો.