પ્રોજેક્ટનું સંચાલન કાર્યક્ષમ રીતે સુવ્યવસ્થિત વર્કફ્લોથી શરૂ થાય છે. તમારા કાર્યોને સ્પષ્ટ રીતે વ્યાખ્યાયિત તબક્કામાં વિભાજીત કરવાથી તમને અને તમારી ટીમને સંરેખિત અને ઉત્પાદક રહેવામાં મદદ મળી શકે છે. સંરચિત વર્કફ્લો પ્રગતિને ટ્રૅક કરવા, અડચણોને ઓળખવા અને અસરકારક રીતે કાર્યોને પ્રાધાન્ય આપવાનું સરળ બનાવે છે.
આપેલ ઉદાહરણ બોર્ડનો ઉપયોગ કરીને કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે તમે તમારા ટાસ્ક બોર્ડમાં કૉલમ કેવી રીતે સેટ કરી શકો છો તે વિશે ચાલો.
ટાસ્ક મેનેજમેન્ટમાં કૉલમ શા માટે મહત્વ ધરાવે છે
આ બોર્ડ તપાસવા માટે અહીં ક્લિક કરો
કૉલમ તમારા વર્કફ્લોની કરોડરજ્જુ છે. દરેક કૉલમ તમારા પ્રોજેક્ટના એક તબક્કાનું પ્રતિનિધિત્વ કરે છે, જે તમને શરૂઆતથી અંત સુધીના કાર્યોના પ્રવાહની કલ્પના કરવામાં મદદ કરે છે. ચાવી એ સુનિશ્ચિત કરવાની છે કે તમારી કૉલમ તમારા પ્રોજેક્ટની પ્રકૃતિ અને તમારી ટીમ જે રીતે કામ કરે છે તેની સાથે સંરેખિત થાય છે.
વર્કફ્લો કૉલમ સેટ કરવાનાં પગલાં
1. તમારા વર્કફ્લો સ્ટેજને વ્યાખ્યાયિત કરો
વર્કફ્લો સ્ટેજ વ્યાખ્યાયિત કરતી વખતે. તમારા કાર્યોની કુદરતી પ્રગતિ વિશે વિચારો.
ઉદાહરણ તરીકે:
- પ્રોજેક્ટ વ્યૂહરચના: પ્રારંભિક આયોજન તબક્કાઓ માટે, જેમ કે જરૂરિયાતો વ્યાખ્યાયિત કરવી અથવા લક્ષ્યો નક્કી કરવા.
- પ્રોજેક્ટ ડિઝાઇન: વિઝ્યુઅલ અને સ્ટ્રક્ચરલ પ્લાનિંગ સાથે સંબંધિત કાર્યો, જેમ કે લોગો ડિઝાઇન અથવા લેઆઉટ બનાવટ.
- પ્રોજેક્ટ વિકાસ: કોડિંગ અથવા વિધેયો બનાવવા જેવા અમલના તબક્કાઓ માટે.
- પરીક્ષણ: લોંચ કરતા પહેલા દરેક વસ્તુ અપેક્ષા મુજબ કાર્ય કરે છે તેની ખાતરી કરવા માટે.
- પૂર્ણ: પૂર્ણપણે પૂર્ણ થયેલા કાર્યો મોકલવા માટેનો અંતિમ તબક્કો.
2. તબક્કાઓને કૉલમમાં અનુવાદિત કરો
એકવાર તમારા વર્કફ્લો તબક્કાઓ વ્યાખ્યાયિત થઈ જાય, પછી તેમને તમારા ટાસ્ક બોર્ડ પર કૉલમમાં ફેરવો. તમે તમારી ટીમની જરૂરિયાતોને વધુ સારી રીતે સમજો છો તે રીતે વ્યાપક શ્રેણીઓથી પ્રારંભ કરો અને તેમને રિફાઇન કરો.
ઉદાહરણ તરીકે:
- તમે જેવી આવશ્યક કૉલમ્સથી શરૂઆત કરી શકો છો “કરવા માટે,” “પ્રગતિમાં છે,” અને “પૂર્ણ” મૂળભૂત પ્રવાહ સ્થાપિત કરવા માટે.
- ધીમે ધીમે આને તમારા વર્કફ્લો સ્ટેજ સાથે સંરેખિત વધુ ચોક્કસ કૉલમ્સમાં વિસ્તૃત કરો, જેમ કે “પ્રોજેક્ટ સ્ટ્રેટેજી,” “પ્રોજેક્ટ ડિઝાઇન,” “પ્રોજેક્ટ ડેવલપમેન્ટ,” અને “પરીક્ષણ”.
આ અભિગમ સુનિશ્ચિત કરે છે કે તમારી કૉલમ સાહજિક, અનુકૂલનક્ષમ અને તમારા કાર્યોની કુદરતી પ્રગતિને અનુરૂપ છે.
3. વિશિષ્ટ જરૂરિયાતો માટે કૉલમનો ઉપયોગ કરો
તમારા વર્કફ્લોમાં મૂલ્ય ઉમેરતી કૉલમ્સ બનાવવાનું વિચારો:
- બેકલોગ: એવા કાર્યો માટેની જગ્યા જે આયોજિત છે પરંતુ મુખ્ય કાર્યપ્રવાહમાં પ્રવેશવા માટે હજી તૈયાર નથી. સક્રિય કૉલમ્સને સ્વચ્છ અને કેન્દ્રિત રાખીને જ્યારે ટીમ વધુ કામ કરવા માટે તૈયાર હોય ત્યારે આ કાર્યોને પ્રાથમિકતા આપવામાં મદદ કરે છે.
- સંસાધનો: તમારા કાર્યોને સમર્થન આપતી લિંક્સ, દસ્તાવેજો અથવા અન્ય સામગ્રીને સંગ્રહિત કરવા માટેની કૉલમ. આનાથી ટીમ માટે વ્યક્તિગત ટાસ્ક કાર્ડને ગડબડ કર્યા વિના તેમને જોઈતી દરેક વસ્તુને ઍક્સેસ કરવાનું સરળ બને છે.
4. તેને સરળ અને સાહજિક રાખવાનું યાદ રાખો
- તમારા બોર્ડને ઘણી બધી કૉલમ સાથે ઓવરલોડ કરવાનું ટાળો. સ્પષ્ટતા અને સરળતા માટે લક્ષ્ય રાખો જેથી તમારી ટીમ સરળતાથી વર્કફ્લોને અનુસરી શકે.
નિષ્કર્ષ
સુવ્યવસ્થિત વર્કફ્લો વિચારશીલ કૉલમ સેટઅપ સાથે શરૂ થાય છે. તમારા પ્રોજેક્ટના કુદરતી તબક્કાઓને પ્રતિબિંબિત કરવા માટે તમારી કૉલમને અનુરૂપ બનાવીને અને સહાયક કૉલમ્સ સહિત તમે ટીમની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરી શકો છો અને તમારી પ્રક્રિયામાં સ્પષ્ટતા જાળવી શકો છો. આજે જ તમારા વર્કફ્લોને ગોઠવવાનું શરૂ કરો અને લાભોનો અનુભવ કરો!