તમારા પ્રોજેક્ટ બોર્ડનું એક્સેસ (access) કોને આપવું તે નક્કી કરવું એ તમારા કામને સુવ્યવસ્થિત અને સુરક્ષિત રાખવા માટે ખૂબ જ મહત્વનું છે. ભલે તમે કોઈ ગુપ્ત (private) ટીમ પ્રોજેક્ટ પર કામ કરતા હોવ કે પછી એવા પ્રોજેક્ટ પર જેમાં વધુ લોકોનો સહયોગ (collaboration) જરૂરી હોય, પ્રાઇવસી સેટિંગ્સ તમને એ નિયંત્રિત કરવાની છૂટ આપે છે કે તમારા બોર્ડ કોણ જોઈ શકે અને કોણ વાપરી શકે.

ચાલો સમજીએ કે આ કેવી રીતે કામ કરે છે:

આ બોર્ડ તપાસવા માટે અહીં ક્લિક કરો

પ્રાઇવસીના વિકલ્પો (Privacy Options):

1. ફક્ત ટીમના સભ્યો માટે (Only People on the Team):
   
   • આ સેટિંગ સુનિશ્ચિત કરે છે કે ફક્ત તે જ લોકો બોર્ડ જોઈ શકે અથવા તેની સાથે કામ કરી શકે જેમને ખાસ ટીમમાં ઉમેરવામાં આવ્યા હોય.
   • આ એવા પ્રોજેક્ટ માટે ઉત્તમ છે જ્યાં ગુપ્તતા (confidentiality) અત્યંત જરૂરી હોય, જેમ કે સંવેદનશીલ આંતરિક કામગીરી (sensitive internal workflows) અથવા ચોક્કસ ક્લાયન્ટ માટેના પ્રોજેક્ટ્સ કે જેની માહિતી ખાનગી રાખવાની હોય.

2. એકાઉન્ટ ટીમમાંના દરેક માટે (Everyone in Account Team):
   
   • શું તમારે થોડી વધુ દૃશ્યતા (visibility) ની જરૂર છે, પણ આખી દુનિયા માટે બોર્ડ ખોલવું નથી? આ સેટિંગ સાથે, તમારી એકાઉન્ટ ટીમના (તમારા ઓર્ગેનાઇઝેશનના) બધા સભ્યો બોર્ડ જોઈ શકે છે.
   • આ એવા આંતરિક પ્રોજેક્ટ્સ માટે આદર્શ છે જ્યાં સમગ્ર ટીમમાં પારદર્શિતા (transparency) મદદરૂપ થાય, પરંતુ નિયંત્રણ (control) પણ મહત્વનું હોય.

3. લિંક ધરાવનાર કોઈપણ માટે (Anyone with the Link):
   
   • શું તમે ઇચ્છો છો કે બોર્ડ સુધી વધુમાં વધુ લોકો પહોંચી શકે? આ વિકલ્પ દ્વારા, જેની પાસે પણ બોર્ડની લિંક હોય તે તેને જોઈ શકે છે – ભલે તેમની પાસે Kerika એકાઉન્ટ ન હોય.
   • પરંતુ, ધ્યાનમાં રાખો: તેઓ બોર્ડ જોઈ તો શકશે, પણ જ્યાં સુધી તેમને સ્પષ્ટપણે ટીમના સભ્ય (team member) અથવા એડમિન (admin) તરીકે ઉમેરવામાં ન આવે ત્યાં સુધી તેઓ તેમાં કોઈ ફેરફાર કરી શકશે નહીં.

જાણવા જેવી મુખ્ય બાબતો:

• પબ્લિક બોર્ડ અને ફાઇલની દૃશ્યતા (Public Boards and File Visibility):
  
  • જ્યારે તમે બોર્ડને ‘લિંક ધરાવનાર કોઈપણ માટે’ (Anyone with the Link) સેટ કરો છો, ત્યારે બોર્ડ સાથે જોડાયેલ (attach કરેલી) બધી ફાઇલો પણ સાર્વજનિક (publicly accessible) બની જાય છે.
  • જો તમે Google Drive જેવા ઇન્ટિગ્રેશનનો ઉપયોગ કરી રહ્યા છો, તો તેનો અર્થ એ છે કે તે ડોક્યુમેન્ટ્સ પણ લિંક ધરાવનાર કોઈપણ માટે ખુલ્લા રહેશે. આ વાતનું ખાસ ધ્યાન રાખવું.

• એકાઉન્ટ-વિશિષ્ટ પ્રતિબંધો (Account-Specific Restrictions):
  
  • જો તમે પેઇડ Google Workspace એકાઉન્ટ (જેમ કે તમારી કંપનીનું એકાઉન્ટ) વાપરી રહ્યા છો, તો શક્ય છે કે Googleની નીતિઓ (policies) તમને બોર્ડને ‘લિંક ધરાવનાર કોઈપણ માટે’ સેટ કરવાની મંજૂરી ન આપે.
  • આ સંસ્થાકીય સુરક્ષા નિયમો (organizational security protocols) નું પાલન સુનિશ્ચિત કરવા માટે હોય છે.

પ્રાઇવસી સેટિંગ્સ કેવી રીતે બદલવી:

1. તમારું બોર્ડ ખોલો અને સેટિંગ્સ (Settings) માં જાઓ (સામાન્ય રીતે ગિયર ⚙️ આઇકોન).
2. પ્રાઇવસી (Privacy) વિભાગ હેઠળ, તમારી જરૂરિયાતને અનુરૂપ એક્સેસ લેવલ (access level) પસંદ કરો (જેમ કે Only People on the Team, Everyone in Account Team, Anyone with the Link).
3. ફેરફારો સેવ (Save) કરો. બસ થઈ ગયું!

નિષ્કર્ષ:

પ્રાઇવસી સેટિંગ્સ તમને એ નક્કી કરવાની સુગમતા (flexibility) આપે છે કે તમારા બોર્ડ કોણ જોઈ શકે અને કોણ તેની સાથે કામ કરી શકે. આનાથી સહયોગ (collaboration) સુરક્ષિત અને સરળ બને છે. ભલે તમે નાની ટીમ સાથે માહિતી શેર કરી રહ્યાં હોવ કે બોર્ડને બધા જોઈ શકે તે માટે (public viewing) ખુલ્લું મૂકી રહ્યાં હોવ, સંપૂર્ણ નિયંત્રણ તમારા હાથમાં છે.