Vous êtes-vous déjà demandé comment une tâche s’était retrouvée dans une autre colonne ou pourquoi ses détails avaient soudainement changé ? Le suivi des changements sur un tableau des tâches peut parfois ressembler à un puzzle. C’est là qu’intervient la fonction Historique des cartes, qui offre un journal clair et détaillé de toutes les actions effectuées sur une carte de tâches.
D’un simple clic, vous pouvez voir qui a effectué les mises à jour, ce qui a été modifié et quand cela s’est produit, ce qui garantit la transparence et élimine toute confusion. Que vous collaboriez avec des concepteurs, des développeurs ou des chefs de projet, cette fonctionnalité permet à chacun d’être aligné et informé.
Voyons comment fonctionne l’historique des cartes et comment il peut simplifier la collaboration au sein d’une équipe.
La recherche de l’historique de la carte est simple et intuitive :
Ouvrez une carte de tâches : Cliquez sur la carte de tâches que vous souhaitez consulter.
Naviguez jusqu’à l’onglet « Historique » : En haut de la carte, vous trouverez un onglet intitulé « Historique ».
Voir les journaux détaillés : Une fois l’onglet ouvert, vous verrez une liste chronologique de toutes les actions effectuées sur la carte. Cela comprend les mises à jour des détails, les changements d’état, les nouvelles affectations, etc.
Chaque action est horodatée et indique qui a effectué la mise à jour, ce qui vous permet de disposer d’un enregistrement clair et fiable en un coup d’œil.
Quand utiliser l’historique de la carte
Résoudre la confusion : Parfois, les tâches semblent prendre une vie propre. Si vous vous demandez pourquoi une carte a été déplacée dans une autre colonne ou pourquoi ses détails ont changé, l’historique des cartes est la solution. Il vous donne une vue d’ensemble du parcours de la carte et vous aide à éviter les malentendus.
Responsabilité et transparence : Vous voulez savoir qui a pris une décision et quand ? L’historique des cartes fournit un enregistrement fiable pour les examens de performance, les audits ou simplement pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Comprendre les dépendances : Pour les tâches interconnectées, l’historique des cartes vous permet de suivre les modifications et de voir comment elles s’intègrent dans l’ensemble. Il est particulièrement utile pour les projets comportant des flux de travail complexes.
Pourquoi c’est important
Amélioration de la communication : Plus besoin de questions interminables ; tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Efficacité : Gagnez du temps en accédant à un registre clair et consolidé des modifications.
Confiance et responsabilité : Créer un environnement de travail transparent où les actions sont traçables.
Conclusion :
L’historique des cartes n’est pas une simple fonctionnalité, c’est la banque de mémoire de votre équipe. Il vous permet de collaborer plus efficacement, en veillant à ce que chaque mise à jour soit prise en compte et comprise.
Le lancement d’un nouveau produit peut être passionnant, mais sans une planification adéquate, il peut rapidement tourner au chaos. Qu’il s’agisse de délais non respectés ou d’une mauvaise adaptation au marché, de nombreux lancements de produits échouent dès le départ. Comme le souligne la Harvard Business Review, la plupart des lancements de produits échouent en raison d’erreurs courantes telles qu’un mauvais timing, une étude de marché inadéquate et des stratégies de marketing peu claires. Ces problèmes peuvent entraîner des ventes décevantes et ternir la réputation de la marque.
Sans feuille de route claire, même les meilleures idées risquent de se perdre dans la masse. Mais ne vous inquiétez pas, ce guide est là pour vous aider à éviter ces écueils. Nous décomposons le processus de lancement d’un produit en stratégies pratiques, étape par étape, pour vous aider à faire les choses en douceur et à faire en sorte que votre produit reçoive le coup d’envoi qu’il mérite. Prêt à lancer votre produit en toute confiance ? C’est parti !
Les étapes essentielles du lancement d’un produit réussi
Un lancement de produit réussi n’est pas le fruit du hasard, il repose sur une préparation minutieuse, une exécution au bon moment et une collaboration permanente. Décortiquons les principales étapes à suivre pour réussir un lancement, ainsi que les conseils pratiques et les défis à relever.
McKinsey souligne que les lancements de produits impliquant un alignement précoce des parties prenantes et une planification complète ont beaucoup plus de chances de respecter le calendrier et d’atteindre les objectifs. Dans cette optique, la première étape d’un lancement réussi consiste à mettre tout le monde d’accord. Collaborez avec des équipes interfonctionnelles pour définir les rôles et les responsabilités, afin de vous assurer que rien n’échappe à la règle.
Prenez le temps de réaliser une étude de marché et d’affiner le positionnement de votre produit, ne partez pas du principe que vous connaissez déjà tout de votre public. L’établissement d’un calendrier précis avec des étapes clés permet d’éviter les cafouillages de dernière minute. Mais n’oubliez pas que la qualité d’un plan dépend de la souplesse qu’il offre. Prévoyez une période tampon dans votre calendrier pour faire face aux retards et aux surprises.
En l’absence d’harmonisation, les petites erreurs de communication peuvent faire boule de neige et entraîner des retards coûteux. Des contrôles réguliers peuvent vous aider à résoudre les problèmes avant qu’ils ne se transforment en problèmes majeurs, garantissant ainsi une exécution sans heurts du début à la fin.
2. Élaborer des documents internes qui favorisent la clarté
Imaginez que vous lanciez un produit dont la documentation interne est incomplète. Votre équipe de marketing interprète mal les principales caractéristiques du produit et votre équipe d’assistance répond difficilement aux questions des clients. Il ne s’agit pas d’une simple hypothèse, c’est ce qui se produit lorsque les documents internes tels que les démonstrations de produits, les profils d’acheteurs et les scripts de formation ne sont pas considérés comme prioritaires.
Recueillir des informations sur les clients à partir des tests bêta ou des premiers retours d’information, et affiner les documents internes en conséquence. Veillez à ce que vos équipes en contact avec la clientèle maîtrisent parfaitement les messages clés, les FAQ et les guides de dépannage. Révisez et mettez à jour régulièrement ces documents, en particulier si des modifications de dernière minute sont apportées au produit.
La clarté interne jette les bases de la réussite externe. Lorsque les équipes ont une connaissance approfondie du produit, elles peuvent communiquer sa valeur de manière cohérente et efficace. Selon la Harvard Business Review, les employés qui reçoivent des informations adéquates pour bien faire leur travail ont 2,8 fois plus de chances d’être engagés, et les entreprises dont les employés sont engagés enregistrent une augmentation de 23 % de leurs bénéfices…
3. Élaborer un contenu externe ciblé
Il est facile de tomber dans le piège de la création d’un contenu promotionnel générique qui tente de plaire à tout le monde et finit par ne plaire à personne. Le Content Marketing Institute a montré que les marques qui se concentrent sur la personnalisation des messages obtiennent des taux d’engagement et de conversion nettement plus élevés. Au lieu de messages vagues sur le caractère « innovant » de votre produit, mettez l’accent sur les problèmes spécifiques qu’il résout et sur les raisons pour lesquelles les clients devraient s’y intéresser.
Par exemple, créez des articles de blog, des vidéos et des messages in-app qui mettent en avant les avantages clés tout en gardant les points de douleur des clients au premier plan. Incluez des éléments visuels tels que des captures d’écran de produits ou des GIF qui démontrent les fonctionnalités en action. Alignez vos messages sur tous les canaux afin que votre public reçoive le même message clair, qu’il lise un blog ou qu’il regarde une vidéo de démonstration.
En l’absence d’une coordination adéquate, l’incohérence du ton de la marque et les lacunes du contenu peuvent déconcerter les clients potentiels. Un processus centralisé de révision du contenu permet de garantir la cohérence de vos efforts de marketing.
4. Former les équipes internes à devenir des champions du produit
La formation n’est pas seulement un élément à cocher sur votre liste, c’est un élément essentiel de la réussite d’un lancement. Une équipe bien formée est plus confiante et plus efficace lors des lancements.
Organisez des sessions de formation spécifiques pour les équipes de vente, d’assistance et de marketing afin de vous assurer qu’elles comprennent les principaux avantages du produit et qu’elles peuvent répondre en toute confiance aux questions ou aux objections des clients. Élaborer des FAQ internes et des guides de dépannage pour minimiser la confusion pendant le lancement. Désigner des formateurs expérimentés et leur proposer des exercices pratiques pour améliorer la préparation de l’équipe.
Cependant, le fait de sauter des domaines de formation clés ou de se précipiter sur les sessions peut laisser les équipes mal préparées, ce qui se traduit par des expériences client incohérentes. Créez une liste de contrôle pour la formation afin de vous assurer qu’aucun sujet n’est oublié. Plus votre équipe sera préparée, plus les interactions avec les clients seront fluides.
5. Réviser et tester tout avant le jour du lancement
Imaginez que vous vous précipitiez vers le lancement pour découvrir qu’une fonctionnalité clé est défectueuse ou qu’un communiqué de presse contient des erreurs majeures. Ce type de scénario est plus fréquent qu’on ne le pense lorsque les examens préalables au lancement sont considérés comme facultatifs. Effectuez un examen complet du matériel de marketing, des canaux de distribution et des fonctionnalités du produit avant le lancement officiel.
Une simulation de lancement peut vous aider à repérer les points faibles. Demandez aux parties prenantes de tester différents aspects, des flux de travail de l’assistance à la clientèle aux démonstrations de produits, et recueillez des commentaires sur tout ce qui doit être amélioré. Soyez attentif aux petits détails, car ce sont souvent eux qui ont le plus d’impact lors du lancement.
Les entreprises qui procèdent à de solides tests préalables au lancement et à des évaluations des risques sont mieux équipées pour faire face aux problèmes de dernière minute. Ne sautez pas cette étape, elle pourrait vous éviter de devoir faire face à des problèmes majeurs le jour du lancement.
6. Lancer et contrôler les performances en temps réel
Imaginez que vous vous précipitiez vers le lancement pour découvrir qu’une fonctionnalité clé est défectueuse ou qu’un communiqué de presse contient des erreurs majeures. Ce type de scénario est plus fréquent qu’on ne le pense lorsque les examens préalables au lancement sont considérés comme facultatifs. Effectuez un examen complet du matériel de marketing, des canaux de distribution et des fonctionnalités du produit avant le lancement officiel.
Une simulation de lancement peut vous aider à repérer les points faibles. Demandez aux parties prenantes de tester différents aspects, des flux de travail de l’assistance à la clientèle aux démonstrations de produits, et recueillez des commentaires sur tout ce qui doit être amélioré. Soyez attentif aux petits détails, car ce sont souvent eux qui ont le plus d’impact lors du lancement.
Bain & Company insiste sur la nécessité de suivre les indicateurs de performance pendant et après le lancement. Une utilisation intelligente des données permet de mesurer les progrès et d’identifier les problèmes. Ne vous contentez pas de surveiller, mais adaptez-vous rapidement si le retour d’information révèle des problèmes ou des campagnes peu performantes, afin de maintenir l’élan.
Même le plan le plus détaillé peut se heurter à des obstacles si l’on ne dispose pas des bons outils pour le gérer. Qu’il s’agisse de gérer des échéances qui se chevauchent, des priorités changeantes ou de coordonner plusieurs équipes, il est essentiel de disposer d’un système de gestion des tâches bien organisé.
Le bon outil de gestion des tâches peut vous aider à maîtriser chaque étape du lancement, depuis les préparatifs jusqu’aux évaluations post-lancement, en veillant à ce qu’aucune tâche ne passe à travers les mailles du filet. Voyons donc comment cet outil de gestion des tâches peut contribuer à rationaliser ce processus, en permettant à votre équipe de rester organisée et sur la bonne voie.
Utiliser les bons outils pour un lancement de produit sans faille
Gérer le lancement d’un produit peut donner l’impression de jongler avec des dizaines d’éléments en mouvement, de préparer le contenu, de former les équipes, de coordonner les actions de sensibilisation, etc. Ce qui rend ce tableau si utile, c’est sa simplicité et la façon dont il garde tout visible et organisé. Vous n’avez pas à vous perdre dans des courriels épars ou de vagues listes de choses à faire. Au contraire, vous pouvez voir exactement ce qui est en cours, ce qui nécessite une attention particulière et ce qui est terminé.
Imaginons que vous prépariez un communiqué de presse et que vous attendiez l’approbation d’une autre équipe. Au lieu de deviner ou de vérifier constamment, vous pouvez facilement repérer l’état d’avancement de la tâche et savoir qui travaille sur quoi. Pas d’approximation, pas de confusion. Ce système fonctionne parce qu’il reflète ce dont nous avons parlé : clarté, responsabilité et collaboration harmonieuse. Les équipes peuvent éviter de dépasser les délais en identifiant rapidement les retards et en y remédiant avant qu’ils ne s’aggravent.
Le tableau permet également d’équilibrer les objectifs à long terme et les tâches à court terme. Les équipes qui travaillent sur des démonstrations de produits, des documents de vente ou des FAQ pour les clients peuvent avancer sans attendre que les autres aient terminé. En classant les tâches par catégorie, vous pouvez vous concentrer sur une chose à la fois sans vous sentir dépassé par tout ce qui se passe autour de vous.
Ce qui le rend vraiment efficace, c’est qu’il s’adapte au fur et à mesure. Si une tâche doit être retravaillée ou si une nouvelle priorité se présente, vous pouvez l’ajuster sans faire dérailler l’ensemble du plan. Cette structure est flexible et permet à l’équipe de rester alignée, en veillant à ce qu’aucune tâche ne passe à travers les mailles du filet. Ce type de structure n’est pas seulement utile au moment du lancement, il vous prépare à une réussite à long terme. Avec le bon système, vous saurez toujours où en sont les choses et à quoi vous attaquer ensuite.
Un système de gestion des tâches bien structuré permet aux équipes de rester alignées, aux tâches d’être organisées et aux progrès d’être visibles, ce qui rend les lancements de produits, même complexes, gérables. Voyons maintenant de plus près comment ce tableau est conçu pour gérer chaque étape du lancement d’un produit avec précision et souplesse.
Regarder de plus près ce tableau de lancement de produits
Un bon outil n’est pas seulement une question d’organisation, mais aussi de clarté et de fluidité. Ce tableau de lancement de produit décompose visuellement les tâches en étapes, ce qui permet aux équipes de suivre les progrès réalisés, de hiérarchiser les priorités et de collaborer sans confusion. Voyons comment chaque fonctionnalité clé de ce tableau aide l’équipe à rester sur la bonne voie et garantit le bon déroulement de l’ensemble du processus de lancement.
Voici comment cela fonctionne, en commençant par l’ajout de nouvelles tâches, où les idées et les actions entrent de manière transparente dans le système et progressent vers leur achèvement.
1. Ajouter de nouvelles tâches : Saisir les idées et maintenir l’élan
Tout lancement de produit commence par des idées et des actions, et ce tableau permet de les saisir facilement sans perdre de temps. Qu’il s’agisse de réaliser une étude de marché ou de préparer du contenu, de nouvelles tâches peuvent être ajoutées de manière transparente au fur et à mesure qu’elles se présentent.
Cette fonctionnalité permet à l’équipe de rester agile et de s’assurer que les actions importantes ne sont pas négligées ou retardées. En permettant l’ajout de tâches à la volée, les équipes peuvent réagir aux nouvelles priorités, s’adapter au retour d’information et maintenir la dynamique, tout en gardant l’ensemble organisé en un seul endroit.
2. Créer et gérer des colonnes : Organiser les tâches par étapes
Les colonnes définissent les étapes clés de votre flux de travail, ce qui facilite le suivi des tâches à mesure qu’elles passent d’une phase à l’autre. Qu’il s’agisse de la planification initiale, de la création de contenu ou de la formation, chaque colonne représente une étape du processus de lancement du produit.
La souplesse de cette fonction est précieuse. Vous pouvez renommer, réorganiser ou même ajouter des colonnes au fur et à mesure de l’évolution du projet. Si les priorités changent ou si une nouvelle étape est nécessaire, le flux de travail peut être mis à jour sans créer de confusion. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d’onde et aucune tâche n’est laissée en suspens entre les différentes phases. C’est comme si vous donniez à votre équipe une feuille de route claire avec la liberté de l’adapter au fur et à mesure.
3. Zoom arrière pour une vue d’ensemble rapide : Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin
Lorsque vous gérez plusieurs tâches, il est facile de se perdre dans les détails. C’est là que la fonction de zoom arrière s’avère très utile. En masquant les détails supplémentaires et en n’affichant que les noms des tâches, elle vous offre une vue claire et simplifiée de l’ensemble du tableau, ce qui vous permet de repérer plus facilement les tâches, les échéances ou les goulets d’étranglement en un coup d’œil.
Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous manquez de temps et que vous avez besoin d’une vue d’ensemble rapide de ce qui est en attente ou lorsque vous recherchez une tâche spécifique. Il s’agit de vous aider à parcourir le tableau efficacement et à vous concentrer sur ce qui est important, sans distraction.
4. Gérer les coéquipiers et leurs rôles : Attribuer des responsabilités et contrôler l’accès
Dans tout projet réussi, il est essentiel de savoir qui est responsable de quoi. Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter des coéquipiers, de leur attribuer des rôles et d’ajuster les niveaux d’accès en fonction des besoins. Qu’il s’agisse d’un chef de projet, d’un contributeur ou d’un simple spectateur, vous pouvez facilement gérer leurs autorisations en fonction de leur implication.
Cela permet d’éviter la confusion et de sécuriser les tâches ou les informations sensibles. Les membres de l’équipe savent exactement ce que l’on attend d’eux et les dirigeants peuvent garder le contrôle sans faire de microgestion. Lorsque chacun joue le rôle qui lui revient, l’équipe fonctionne plus efficacement et les tâches passent sans heurts d’une étape à l’autre.
5. Discussions en ligne : Garder les discussions générales en un seul endroit
Alors que les cartes de tâches individuelles disposent de leurs propres options de discussion, la discussion du tableau est l’endroit où vous pouvez communiquer avec l’ensemble de l’équipe en même temps. Il est idéal pour les mises à jour générales, les annonces ou les discussions qui ne concernent pas une tâche spécifique.
Cette fonctionnalité permet de réduire la confusion en séparant les conversations au sein de l’équipe des conversations spécifiques à une tâche. Au lieu que les mises à jour importantes soient noyées dans les discussions individuelles, elles restent accessibles et visibles pour tout le monde, ce qui garantit que personne ne passe à côté d’une information clé.
6. Partage de fichiers et de pièces jointes : Garder les ressources accessibles
Cette fonction permet à l’équipe de télécharger, de créer ou de lier des fichiers directement sur le tableau, ce qui garantit que les documents importants tels que les guides de produits, les rapports d’analyse ou les dossiers de presse sont facilement accessibles. Au lieu de chercher dans les courriers électroniques ou dans les espaces de stockage externes, les membres de l’équipe peuvent trouver ce dont ils ont besoin à l’endroit même où se déroule le travail.
En attachant les fichiers directement à la tâche ou au tableau, les ressources restent organisées et pertinentes. Les membres de l’équipe ont toujours accès aux versions les plus récentes, ce qui permet d’éviter les confusions et de s’assurer que tout le monde travaille avec des informations actualisées. Ce partage de fichiers rationalisé permet aux projets d’avancer efficacement et évite de perdre du temps à rechercher des documents essentiels.
7. Option de mise en évidence : Trouvez rapidement ce dont vous avez besoin
Lorsque plusieurs tâches sont réparties à différents stades, l’option de mise en évidence vous permet de filtrer et de vous concentrer sur ce que vous recherchez. Que vous souhaitiez trouver des tâches assignées à des membres spécifiques de l’équipe, des tâches marquées comme hautement prioritaires ou des tâches arrivant bientôt à échéance, cet outil permet d’appliquer facilement n’importe quelle combinaison de filtres.
Cette fonction est particulièrement utile lorsque les délais approchent ou que certaines tâches requièrent une attention immédiate. Au lieu de parcourir l’ensemble du tableau, vous pouvez rapidement mettre en évidence les tâches pertinentes et rester concentré sur ce qui est le plus important, ce qui vous permet de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité.
8. Paramètres du tableau : Ajustez votre tableau de lancement de produit
Les paramètres du tableau vous permettent de contrôler entièrement la gestion des tâches et de l’avancement des travaux pendant le lancement du produit, afin de garantir le bon déroulement de chaque étape. Voici comment ils peuvent vous aider :
Paramètres de confidentialité : Gérez les personnes autorisées à accéder ou à contribuer au tableau, afin de sécuriser les informations sensibles sur les produits tout en permettant aux bonnes personnes de collaborer.
Limites de travail en cours : Empêchez votre équipe d’entreprendre trop de tâches à la fois, réduisant ainsi l’épuisement et garantissant que les tâches prioritaires reçoivent l’attention qu’elles méritent.
Numérotation automatique des tâches : Faites en sorte que les tâches soient facilement identifiables afin que votre équipe puisse les suivre sans confusion au fur et à mesure qu’elle progresse dans les phases de lancement du produit.
Aperçu de l’avancement des travaux : Obtenez un aperçu en temps réel des tâches accomplies, des éléments en retard et des échéances à venir, ce qui vous aide à résoudre les goulets d’étranglement avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
Gestion des colonnes : Ajustez les étapes telles que « Préparation au lancement » ou « Création de contenu externe » pour répondre aux besoins de votre plan de lancement en constante évolution.
Gestion des balises : Attribuez aux tâches des étiquettes telles que « marketing », « formation des clients » ou « sensibilisation des médias », afin de pouvoir les filtrer et les localiser rapidement.
Options d’archivage ou d’exportation : Archivez le tableau après son lancement ou exportez les données clés pour examiner ce qui a fonctionné et planifier les lancements futurs.
Avec la bonne configuration, votre tableau de lancement de produit sert de feuille de route puissante, permettant d’organiser les tâches, d’aligner les équipes et de visualiser les progrès à chaque étape. Voyons maintenant comment fonctionnent les fiches de tâches individuelles et comment elles vous aident à gérer chaque étape du lancement avec précision et facilité.
Décomposer les tâches liées au lancement d’un produit en étapes gérables
Le lancement d’un produit implique des dizaines d’éléments mobiles, mais le succès vient de la décomposition de ces éléments en tâches plus petites et plus faciles à réaliser par les équipes. C’est là que les fiches de tâches jouent un rôle clé. Chaque fiche de tâche est plus qu’un simple rappel, c’est un point central où les équipes peuvent accéder à tous les détails dont elles ont besoin pour mener à bien leur tâche.
Dès le premier coup d’œil, une fiche de tâche vous indique tout ce qui est important : ce qui doit être fait (détails de la tâche), qui est responsable (assigner la tâche), le statut actuel de la tâche, la date d’échéance et la catégorie à laquelle elle appartient (balises). Cette configuration permet aux équipes de hiérarchiser facilement le travail, de rester responsables et de s’assurer qu’aucune étape n’est oubliée en cours de route. Voyons de plus près comment chacune de ces fonctionnalités permet de décomposer les lancements de produits les plus complexes en tâches gérables et réalisables.
Les tâches importantes peuvent sembler insurmontables, mais l’onglet Liste de contrôle permet de les gérer en les divisant en étapes plus petites et réalisables. Une fois l’onglet ouvert, vous pouvez créer une liste de sous-tâches, chacune ayant sa propre date d’échéance et son propre destinataire. Cela vous permet d’attribuer des éléments spécifiques d’une tâche plus vaste à différents membres de l’équipe tout en maintenant des délais d’exécution clairs.
Par exemple, lorsque vous préparez une analyse sectorielle, vous pouvez créer des sous-tâches pour rassembler des profils d’analystes, créer des documents d’information et planifier des sessions, le tout au sein de la même fiche de tâches. Cette structure permet d’organiser les tâches importantes et de s’assurer que chaque étape est suivie et réalisée dans les délais, ce qui rend le processus beaucoup plus fluide.
3. Conserver les conversations spécifiques à une tâche en un seul endroit
L’onglet « chat » est conçu pour rendre la collaboration simple et ciblée en gardant les conversations spécifiques à la tâche au sein de la carte de tâche elle-même. Au lieu d’utiliser des outils de communication externes ou de longues chaînes d’e-mails, les membres de l’équipe peuvent discuter directement de la tâche, en veillant à ce que tous les commentaires, retours et mises à jour pertinents restent au même endroit.
Cette fonction est particulièrement utile pour suivre les décisions ou clarifier des détails sans perturber le flux de travail. Par exemple, lorsqu’ils discutent des délais de diffusion ou des résultats attendus, les membres de l’équipe peuvent rapidement se référer à des messages antérieurs sans passer d’un outil à l’autre. Cela permet de rationaliser la communication, de garder tout le monde sur la même longueur d’onde et de gagner du temps en éliminant la nécessité de rechercher des mises à jour importantes ailleurs.
4. Garder les fichiers de lancement de produits à portée de main
L’onglet des pièces jointes change la donne lorsqu’il s’agit d’organiser et de rendre accessibles tous les documents relatifs au lancement d’un produit, tels que les communiqués de presse, les démonstrations de produits ou les ressources marketing. Chaque fiche de tâche peut stocker ses propres fichiers pertinents, de sorte que votre équipe sait toujours où trouver ce dont elle a besoin, qu’il s’agisse d’un document d’analyse de la concurrence ou d’un projet d’annonce de produit.
L’une des fonctionnalités les plus importantes est la possibilité de mettre à jour les versions des fichiers directement dans la carte. Au lieu d’embrouiller votre équipe avec plusieurs versions de fichiers comme « press_release_v1 » ou « final_v3 », vous pouvez télécharger les versions mises à jour dans la même pièce jointe. Cela permet de s’assurer que tout le monde travaille avec les fichiers les plus récents, d’éviter les confusions et de rendre la collaboration plus efficace pendant les phases de lancement critiques.
5. Suivre chaque changement lié au lancement d’un produit
L’onglet Historique fournit un journal détaillé de chaque modification apportée à une tâche, ce qui permet à l’ensemble de l’équipe de rester informée et responsable. Qu’il s’agisse d’une mise à jour de statut, d’une pièce jointe, d’un changement d’étiquette ou d’un changement d’affectation, tout est enregistré dans l’ordre chronologique.
Cette fonction est particulièrement utile lors du lancement d’un produit, lorsque les tâches et les responsabilités évoluent rapidement. Si un délai est modifié ou si un nouveau membre de l’équipe est affecté, chacun peut facilement retracer ce qui s’est passé et à quel moment. Cela permet d’éviter les confusions sur qui a fait quoi et aide les équipes à résoudre efficacement les problèmes en examinant les décisions et les mises à jour antérieures en un seul endroit. Grâce à ce niveau de visibilité, vous pouvez éviter les erreurs de communication et maintenir le lancement sur la bonne voie.
Conclusion : Préparer le lancement de votre produit pour qu’il soit une réussite
Un lancement de produit réussi repose sur une planification minutieuse, une collaboration efficace et une gestion organisée des tâches. La décomposition des tâches complexes, l’attribution des responsabilités et le suivi des progrès permettent de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet. En suivant des étapes structurées, de la préparation au lancement à l’évaluation après le lancement, votre équipe peut travailler avec clarté et confiance.
En mettant en place les bons outils et processus, vous réduisez le risque de retards, d’occasions manquées et de chaos de dernière minute. Au lieu de cela, vous créez un parcours rationalisé qui aligne tout le monde vers un objectif commun, donnant à votre produit la meilleure chance d’avoir un impact fort et durable.
Gérer la communication tout en travaillant sur des projets peut être un défi. L’encombrement de la boîte de réception, les notifications incessantes et la nécessité de changer de plateforme simplement pour répondre peuvent ralentir votre flux de travail. C’est un processus frustrant et qui prend du temps.
La fonction « Répondre par courriel au chat » permet de répondre directement aux notifications de chat à partir de votre courrier électronique. Il vous suffit de cliquer sur « Répondre » dans votre client de messagerie et votre message est synchronisé de manière transparente avec le chat correspondant, ce qui permet d’organiser et de fluidifier la conversation sans effort.
Voici comment cette fonctionnalité fonctionne pour les chats de cartes de tâches et les chats au niveau du conseil d’administration, et pourquoi elle peut rendre la collaboration plus fluide et plus efficace.
Comment fonctionne la fonction « Répondre par e-mail au chat » ?
Lorsqu’une conversation a lieu au sein d’une fiche de tâche, les notifications par courrier électronique incluent l’historique de la discussion et les détails de la tâche. Vous pouvez cliquer sur « Répondre » dans votre client de messagerie et votre réponse apparaîtra instantanément dans la section « chat » de la fiche de tâche.
La communication au niveau du conseil d’administration est tout aussi transparente. Les messages du chat du conseil sont envoyés à votre courrier électronique et lorsque vous répondez, votre réponse est synchronisée avec le chat du conseil pour que tout le monde puisse la voir. Aucune connexion n’est nécessaire !
La magie de la réponse par e-mail au chat
Restez dans le contexte : Les notifications par courrier électronique incluent le fil complet de la conversation, lié directement à la tâche ou au tableau concerné. Vous pouvez cliquer sur « Répondre » dans votre e-mail et votre message est automatiquement synchronisé en tant que mise à jour du chat, pour que tout reste connecté et clair.
Pas de désordre, juste de la clarté : Les signatures, logos et pièces jointes inutiles sont automatiquement supprimés, ce qui garantit que les discussions restent claires, ciblées et faciles à suivre.
Gardez tout le monde aligné : Votre réponse par e-mail n’est pas seulement enregistrée, elle est instantanément visible par tous les coéquipiers ayant accès à la tâche ou au tableau, ce qui garantit que tout le monde reste informé et sur la même longueur d’onde.
Comment cela vous aide-t-il ?
Gagnez du temps et de l’énergie : En répondant directement depuis votre boîte de réception, vous n’avez pas à changer d’onglet ou à vous connecter, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre travail.
Restez professionnel : Les chats sont propres et sans distraction, ce qui permet à votre équipe de suivre les discussions et de prendre des décisions plus rapidement.
Parfait pour les équipes distantes et occupées : Cette fonction permet aux équipes éloignées de rester connectées, et aucune mise à jour n’est retardée, quel que soit le fuseau horaire.
Son utilité dans la vie réelle
Délais serrés : Fournissez rapidement des mises à jour ou répondez à des questions sans interrompre votre flux de travail.
Collaborer à travers les fuseaux horaires : Veillez à ce que vos coéquipiers à distance restent informés sans que vous ayez à vous connecter à Kerika.
Simplifier les révisions de tâches : Ajoutez des notes ou des commentaires directement depuis votre boîte de réception, tout étant lié à la bonne tâche.
Pourquoi vous l’aimerez
La fonction « Reply By Email to Chat » permet de rationaliser, d’organiser et de rendre accessible la communication. Elle permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de simplifier la collaboration, en veillant à ce que tout le monde reste connecté et aligné sans efforts ou étapes inutiles.
Conclusion
La fonction « Répondre par e-mail au chat » transforme la façon dont les équipes communiquent en rendant la collaboration transparente et efficace. Grâce à la possibilité de répondre directement depuis votre boîte de réception, chaque mise à jour reste organisée, accessible et liée à la bonne tâche ou au bon tableau. Cette approche permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’assurer la clarté et l’alignement au sein de votre équipe, même lorsque vous travaillez à distance ou dans des délais serrés.
Notre ancienne tarification n’avait pas changé depuis plus de 10 ans et ne reflétait plus la valeur de notre produit, ni le fait que nous avons désormais plus d’utilisateurs en dehors des États-Unis qu’à l’intérieur.
Il était donc temps pour nous de mettre à jour notre modèle tarifaire sous tous ses aspects ! Dans cet article de blog, nous résumons tous les changements, et dans les sections ci-dessous, vous trouverez des liens vers d’autres articles de blog et pages du site Web détaillant chaque point plus en profondeur :
Des prix plus bas pour la plupart des pays
Nous avions un prix unique depuis 10 ans : 7 $ par membre de l’équipe du compte, payé annuellement. Bien que ce tarif soit relativement bas pour le marché américain, il représentait un défi pour les utilisateurs de pays ayant une économie moins développée et un pouvoir d’achat plus faible.
Nous rendons Kerika plus accessible aux utilisateurs en dehors des États-Unis : alors que le nouveau tarif du Plan Professionnel pour les clients basés aux États-Unis est de 9 $ par utilisateur et par mois, ou 90 $ par an, les clients de presque tous les autres pays peuvent souscrire à un tarif réduit. Cela signifie que les clients des pays avec des économies plus petites peuvent bénéficier des mêmes abonnements Kerika que ceux des pays plus riches, mais à un prix significativement réduit.
Cela sera visible lorsque vous consulterez la page des tarifs sur le site Web de Kerika ou que vous explorerez les plans disponibles dans l’application Kerika. Le prix affiché sera le montant réduit et sera indiqué dans votre devise locale. Les utilisateurs en France, par exemple, verront le Plan Professionnel à 8 € par mois / 81 € par an.
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Garantie satisfait ou remboursé sous 30 jours
Pour faciliter encore davantage l’achat d’abonnements annuels en toute confiance, nous proposons désormais une garantie satisfait ou remboursé de 30 jours !
Si vous changez d’avis dans les 30 jours suivant l’achat d’un abonnement annuel, pour n’importe quelle raison, vous pouvez demander un remboursement intégral.
Vous n’avez donc plus à vous soucier d’une éventuelle erreur au moment de cliquer sur le bouton « Acheter » !
Autres remboursements sous forme de crédit Kerika uniquement
Notre ancien système de gestion des remboursements était une vraie difficulté : il complexifiait notre facturation et générait des bugs qui pénalisaient à la fois nos clients et nous-mêmes.
Nous passons maintenant à un système plus simple : si vous décidez d’annuler un abonnement, vous recevrez un crédit pro rata sur votre compte Kerika, utilisable pour de futurs achats.
Réduction pour les académies et organisations à but non lucratif
L’ancien plan académique et associatif permettait à des équipes allant jusqu’à 10 personnes d’utiliser Kerika gratuitement. Cela compliquait la gestion, menait à des abus (malheureusement) et ne profitait pas à toutes les écoles, universités et associations.
Le nouveau plan offre désormais une réduction simple de 50 % : si vous êtes éligible, vous pourrez acheter n’importe quel plan à moitié prix, sans limite de taille d’équipe. Cette nouvelle formule facilite l’adoption de Kerika par des organisations de grande taille.
La plupart des achats devront être effectués en ligne
Nous proposions auparavant la possibilité de demander une facture payable par chèque ou virement bancaire. Malheureusement, cette option a été abusée par un grand nombre d’utilisateurs qui demandaient une facture sans jamais la payer et ignoraient nos relances.
Avec notre nouveau système, l’option d’achat hors ligne (demande de facture) sera réservée à certains clients seulement. Certains clients de longue date utilisent cette méthode depuis des années car c’est leur seule possibilité d’achat — c’est souvent le cas pour les administrations et grandes entreprises qui exigent des factures traitées via leur service comptable.
Pour ces clients, l’option hors ligne restera disponible, mais elle sera strictement encadrée : si les factures ne sont pas payées à temps, les abonnements associés seront annulés.
Si vous êtes un nouveau client et avez besoin de cette option, contactez-nous : 📧 support@kerika.com
Remplacement plus facile des utilisateurs dans un compte
Avec le nouveau système tarifaire, remplacer un utilisateur par un autre sera plus simple, sans frais supplémentaires, à condition que le changement ait lieu le même jour.
Si un membre d’équipe est retiré et un autre ajouté dans la même journée, aucune transaction de facturation ne sera générée.
Plus de détails sur votre historique de facturation
L’écran d’historique de facturation, accessible via Gérer le compte dans le menu sous votre avatar (en haut à droite de l’application de bureau), contiendra davantage d’informations sur les modifications effectuées, comme l’activation/désactivation du renouvellement automatique ou l’ajout d’utilisateurs.
Cela aidera nos clients à mieux comprendre l’évolution de leur facturation.
Une transition en douceur
C’est peut-être le point le plus important : si vous êtes déjà client Kerika, votre plan actuel se poursuivra jusqu’à son expiration.
Si vous aviez précédemment acheté à 84 $ / utilisateur, et que le nouveau tarif pour votre région est de 81 €, vous ne paierez rien de plus pour le moment. Lorsque votre abonnement arrivera à son terme, les nouveaux tarifs s’appliqueront.
De même, si vous bénéficiez de l’ancien plan académique et associatif, il restera actif jusqu’à son expiration. À ce moment-là, vous devrez souscrire au Plan Professionnel ou Business, mais vous bénéficierez automatiquement de la réduction pour les organisations à but non lucratif.
Des questions ou des préoccupations ?
Nous comprenons que tout changement de tarification peut être un peu déroutant pour certains utilisateurs, même avec un modèle soigneusement conçu. Nous sommes disponibles pour répondre à vos questions et écouter vos préoccupations.
Dans le cadre de nos efforts continus pour rendre Kerika facile à utiliser et à acheter depuis n’importe où dans le monde, notre nouveau système de tarification permettra aux clients de payer dans l’une des devises suivantes :
USD – Dollar américain AED – Dirham des Émirats arabes unis AFN – Afghani afghan ALL – Lek albanais AMD – Dram arménien ANG – Florin des Antilles néerlandaises AOA – Kwanza angolais ARS – Peso argentin AUD – Dollar australien AWG – Florin arubais AZN – Manat azerbaïdjanais BAM – Mark convertible de Bosnie-Herzégovine BBD – Dollar barbadien BDT – Taka bangladais BGN – Lev bulgare BIF – Franc burundais BMD – Dollar des Bermudes BND – Dollar de Brunei BOB – Boliviano bolivien BRL – Réal brésilien BSD – Dollar bahaméen BWP – Pula botswanais BYN – Rouble biélorusse BZD – Dollar bélizéen CAD – Dollar canadien CDF – Franc congolais CHF – Franc suisse CLP – Peso chilien CNY – Yuan renminbi chinois COP – Peso colombien CRC – Colón costaricien CVE – Escudo capverdien CZK – Couronne tchèque DJF – Franc djiboutien DKK – Couronne danoise DOP – Peso dominicain DZD – Dinar algérien EGP – Livre égyptienne ETB – Birr éthiopien EUR – Euro FJD – Dollar fidjien FKP – Livre des îles Malouines GBP – Livre sterling britannique GEL – Lari géorgien GIP – Livre de Gibraltar GMD – Dalasi gambien GNF – Franc guinéen GTQ – Quetzal guatémaltèque GYD – Dollar guyanien HKD – Dollar de Hong Kong HNL – Lempira hondurien HTG – Gourde haïtienne HUF – Forint hongrois IDR – Roupie indonésienne ILS – Nouveau shekel israélien INR – Roupie indienne ISK – Couronne islandaise JMD – Dollar jamaïcain JPY – Yen japonais KES – Shilling kényan KGS – Som kirghize KHR – Riel cambodgien KMF – Franc comorien KRW – Won sud-coréen KYD – Dollar des îles Caïmans KZT – Tenge kazakh LAK – Kip laotien LBP – Livre libanaise LKR – Roupie srilankaise LRD – Dollar libérien LSL – Loti lesothan MAD – Dirham marocain MDL – Leu moldave MGA – Ariary malgache MKD – Denar macédonien MMK – Kyat birman MNT – Tugrik mongol MOP – Pataca macanaise MUR – Roupie mauricienne MVR – Rufiyaa maldivienne MWK – Kwacha malawien MXN – Peso mexicain MYR – Ringgit malaisien MZN – Metical mozambicain NAD – Dollar namibien NGN – Naira nigérian NIO – Córdoba nicaraguayen NOK – Couronne norvégienne NPR – Roupie népalaise NZD – Dollar néo-zélandais PAB – Balboa panaméen PEN – Sol péruvien PGK – Kina papou-néo-guinéen PHP – Peso philippin PKR – Roupie pakistanaise PLN – Złoty polonais PYG – Guaraní paraguayen QAR – Rial qatari RON – Leu roumain RSD – Dinar serbe RUB – Rouble russe RWF – Franc rwandais SAR – Riyal saoudien SBD – Dollar des îles Salomon SCR – Roupie des Seychelles SEK – Couronne suédoise SGD – Dollar de Singapour SHP – Livre de Sainte-Hélène SLE – Leone sierra-léonais SOS – Shilling somalien SRD – Dollar surinamais STD – Dobra de Sao Tomé-et-Principe (avant 2018, remplacée par STN) SZL – Lilangeni swazi THB – Baht thaïlandais TJS – Somoni tadjik TOP – Paʻanga tongien TRY – Livre turque TTD – Dollar de Trinité-et-Tobago TWD – Nouveau dollar taïwanais TZS – Shilling tanzanien UAH – Hryvnia ukrainienne UGX – Shilling ougandais UYU – Peso uruguayen UZS – Soum ouzbek VND – Đồng vietnamien VUV – Vatu vanuatais WST – Tala samoan XAF – Franc CFA d’Afrique centrale XCD – Dollar des Caraïbes orientales XCG – (Ce n’est pas un code de devise standard ; clarification requise) XOF – Franc CFA d’Afrique de l’Ouest XPF – Franc CFP (utilisé dans les territoires français du Pacifique) YER – Rial yéménite ZAR – Rand sud-africain ZMW – Kwacha zambien
Si votre pays ne figure pas dans la liste ci-dessus, la devise par défaut pour le paiement sera le USD – Dollar américain.
À l’ère de la connectivité permanente, où les notifications numériques et les flux d’informations sont infinis, la productivité est plus difficile à maintenir que jamais. Cette étude du Pew Research Center souligne comment la surcharge d’informations affecte notre capacité à hiérarchiser les tâches et à prendre des décisions de manière efficace, ce qui entraîne une augmentation du stress et une diminution de la productivité. Beaucoup d’entre nous sont confrontés aux mêmes problèmes : délais oubliés, projets à moitié terminés et ce sentiment paralysant d’être submergé lorsque l’on jongle avec trop de priorités.
La méthode « Getting Things Done » (GTD) a changé la donne pour ceux qui cherchent à clarifier et à contrôler leurs tâches. Mais la mettre en œuvre avec succès n’est pas toujours simple. Ce guide vous guidera à travers des étapes pratiques pour adopter pleinement la méthode GTD, éviter les pièges les plus courants et vous fournir les outils appropriés pour exécuter votre flux de travail. Plongeons dans le vif du sujet et faisons avancer les choses efficacement !
Les étapes essentielles pour maîtriser la productivité et faire avancer les choses
La productivité n’est pas le fruit du hasard, mais le résultat d’une approche délibérée et bien structurée. Explorons les étapes essentielles qui vous aideront à organiser vos tâches, à établir des priorités de manière efficace et à transformer vos intentions en résultats tangibles.
Étape 1 : Capturer tout ce qui se trouve dans un système de confiance
La méthode GTD commence par l’enregistrement de chaque idée, tâche ou engagement dans un système fiable à l’extérieur de votre cerveau. L’objectif est de libérer l’esprit du fardeau de se souvenir de tout, tout en s’assurant que rien d’important ne passe à travers les mailles du filet. Ce point est crucial car la surcharge mentale nuit considérablement à la productivité(Mayer & Moreno, 2003).
Créez une boîte de réception ou un endroit central où vous pouvez noter immédiatement les tâches qui se présentent. Qu’il s’agisse d’un outil numérique, d’un carnet de notes ou des deux, l’essentiel est d’être cohérent dans la saisie de chaque tâche.
À surveiller : Se fier à sa mémoire au lieu de documenter ses tâches. Des études montrent que la surcharge mentale nuit à la productivité. Faites de la capture une habitude à ne pas négliger.
Étape 2 : Clarifier et catégoriser les tâches
Une fois les tâches répertoriées, clarifiez la signification de chaque élément et les actions requises. Toutes les tâches ne requièrent pas une attention immédiate, certaines peuvent nécessiter une délégation, une planification ou tout simplement être abandonnées.
Posez-vous la question suivante : « Peut-on agir maintenant ? » Si oui, définissez la prochaine étape. Si ce n’est pas le cas, classez-la dans les catégories « Un jour/peut-être », « Référence » ou « En attente ». Ce processus permet d’éviter le désordre et de faire en sorte que votre liste reste exploitable.
Attention : Les tâches vagues ou peu claires, comme « Préparer un rapport ». Soyez précis sur les prochaines actions, « Rédiger les grandes lignes du rapport » donne de la clarté et de l’élan.
Étape 3 : Organiser les tâches en fonction du contexte et de la priorité
L’organisation des tâches par priorité et par contexte vous permet d’accéder aux bonnes tâches au bon moment. Les tâches peuvent être regroupées par projet, par échéance ou par environnement (par exemple, les tâches pour les réunions ou les courses).
Utilisez des catégories telles que « Urgent », « Important » et « Délégué » pour faciliter la prise de décision. Utilisez la matrice d’Eisenhower pour faire la distinction entre les tâches urgentes et les tâches importantes.
À surveiller : Surcharger les catégories prioritaires. Si tout est qualifié d’urgent, vous risquez de vous lasser des décisions et de vous sentir débordé.
Étape 4 : Prévoir du temps pour l’examen et la planification
En révisant régulièrement votre liste de tâches, vous vous assurez de ne pas perdre de vue vos engagements et vous pouvez ajuster vos plans si nécessaire. La revue hebdomadaire, élément central de la méthode GTD, vous permet de réfléchir à ce qui est terminé, en suspens ou devenu inutile.
Consacrez du temps chaque semaine à l’examen des échéances à venir, des tâches inachevées et des projets à long terme. Profitez de cette session pour mettre de l’ordre dans votre système et vous recentrer sur ce qui compte.
À surveiller : Omettre des révisions en raison d’un emploi du temps chargé. En l’absence de révisions régulières, votre liste de tâches risque de devenir obsolète ou de vous submerger.
Étape 5 : Décomposer les tâches complexes en étapes gérables
Les tâches ou les projets de grande envergure peuvent être intimidants et conduire à la procrastination. Les diviser en étapes plus petites et réalisables permet d’y voir plus clair et de continuer à avancer.
Pour tout projet, identifiez la première étape réalisable, telle que « Organiser une réunion de lancement » ou « Rassembler des documents de recherche ». Au fur et à mesure que vous accomplirez des tâches plus modestes, vous prendrez de l’élan pour atteindre l’objectif principal.
À surveiller : Sous-estimer le temps nécessaire aux sous-tâches. Lors de la planification, prévoyez une période tampon pour tenir compte des retards imprévus.
Étape 6 : Minimiser les distractions et regrouper les tâches similaires
Les distractions peuvent nuire à la productivité, tandis que le passage d’une tâche à l’autre diminue l’efficacité. Il est essentiel de minimiser les interruptions et de regrouper les tâches qui requièrent une attention similaire.
Planifiez des séances de travail approfondi pour les tâches nécessitant une grande concentration et regroupez les activités similaires, comme répondre à des courriels ou passer des appels téléphoniques, dans des blocs de temps déterminés.
À surveiller : Surcharger votre journée avec des tâches nécessitant une concentration intense sans pause. La fatigue peut conduire à l’épuisement, il faut donc prévoir des temps de repos.
Étape 7 : Réfléchir et affiner votre système
La productivité est un processus évolutif. Ce qui fonctionne aujourd’hui ne fonctionnera peut-être plus demain, d’où la nécessité d’une réflexion régulière. En identifiant ce qui est efficace et ce qui doit être amélioré, vous vous assurez que votre système reste flexible et pertinent.
À la fin de chaque semaine ou de chaque mois, évaluez ce qui fonctionne. Ajustez les catégories, modifiez les priorités des tâches ou expérimentez de nouvelles techniques si nécessaire.
À surveiller : S’en tenir rigoureusement à un système qui n’est plus adapté à votre flux de travail. L’adaptabilité est la clé de la productivité à long terme.
La maîtrise de la productivité grâce à la méthode GTD commence par l’identification des tâches, la clarification des priorités et l’examen régulier des progrès accomplis. Une fois ces étapes franchies, voyons comment les bons outils peuvent rationaliser votre flux de travail, améliorer la collaboration et vous permettre de rester sur la bonne voie.
Utiliser les bons outils
Pour réussir à faire avancer les choses, il est essentiel d’avoir un système clair. Ce tableau Kanban est un parfait exemple de la manière dont on peut garder le contrôle des tâches sans se sentir débordé. Tout est soigneusement organisé en différentes étapes, ce qui permet de savoir facilement ce qui est à venir, ce qui est en cours et ce qui est fait. Pas de devinettes, pas de tâches oubliées.
Pourquoi cette configuration fonctionne-t-elle si bien ? Tout d’abord, elle est simple. Les tâches ne sont pas éparpillées dans des carnets ou des applications. Elles sont placées là où elles doivent l’être, prêtes à être abordées avec des priorités et des échéances claires. Cela reflète ce que nous avons abordé précédemment : capturer les tâches, les clarifier et savoir exactement ce qu’il faut faire ensuite. Vous pouvez voir les tâches à revoir, les échéances à venir et les progrès réalisés jusqu’à présent. C’est exactement comme cela que vous éviterez le désordre mental dont nous avons parlé plus haut.
Deuxièmement, la présentation vous aide à vous concentrer sur ce qui est vraiment important. En visualisant les tâches à différents stades, vous pouvez rapidement repérer ce qui nécessite une attention immédiate. Des délais non respectés ? Facilement identifiable et corrigeable. Les tâches en retard ? Elles sont là, attendant d’être reprogrammées ou mises à jour.
Enfin, la collaboration devient plus fluide. Les membres de l’équipe savent sur quoi ils travaillent sans avoir besoin de longues discussions par courrier électronique ou de mises à jour constantes de l’état d’avancement. Tout est disponible, du retour d’information aux fichiers, ce qui permet de maintenir une progression constante et d’éviter toute confusion.
En bref, ce tableau fonctionne parce qu’il simplifie ce qui est complexe. Il rassemble tout ce dont vous avez besoin en un seul endroit, veille à ce qu’aucune tâche ne soit négligée et vous permet de vous concentrer sur l’avancement des choses. Vous êtes prêt à vous plonger plus avant dans la manière dont vous pouvez tirer parti de ce tableau ? Voyons cela étape par étape.
Examinez de plus près ce tableau des tâches
Ce tableau des tâches est conçu pour simplifier ce chaos en donnant aux équipes un aperçu visuel clair de ce qui doit être fait, de ce qui est en cours et de ce qui est déjà terminé. Il agit comme un hub central où les tâches, les échéances, les fichiers et les mises à jour sont regroupés en un seul endroit, ce qui permet de s’assurer que rien ne passe à travers les mailles du filet.
L’objectif de ce tableau est d’aider les équipes à rester organisées, à hiérarchiser efficacement les tâches et à collaborer de manière transparente sans avoir à rechercher constamment des mises à jour ou à jongler avec des listes de tâches éparses. Dans cette section, nous allons décomposer les principales fonctionnalités du tableau, en vous montrant comment elles peuvent stimuler la productivité et vous aider à faire avancer les choses.
Sans un système approprié, il est facile d’oublier des tâches importantes ou de se sentir dépassé par l’ampleur d’un projet. Les fiches de tâches permettent de résoudre ce problème en s’assurant que chaque action est clairement définie et suivie. Comme le montre l’image, la carte « Revoir et organiser les notes de la réunion d’hier » comprend des instructions détaillées, des points d’action et des catégories.
Ce niveau de détail réduit la confusion et élimine les allers-retours pour clarifier les instructions, ce qui permet aux équipes de se plonger dans le travail en toute confiance. En gardant tout en un seul endroit, il garantit des transferts plus fluides, des mises à jour plus rapides et de meilleurs résultats.
En l’absence d’un flux de travail clair, les tâches peuvent rester bloquées, les délais peuvent être dépassés et les équipes peuvent perdre le fil de l’évolution. La gestion des colonnes résout ce problème en créant un processus visuel étape par étape dans lequel les tâches se déplacent de manière fluide à travers les différents stades.
Comme le montre l’image, vous pouvez renommer les colonnes, trier les tâches ou même déplacer des colonnes entières si les priorités changent. Cette flexibilité vous permet d’adapter le tableau à l’évolution du projet et de vous assurer qu’aucune tâche n’est laissée de côté ou oubliée. Le résultat est un flux de travail plus fluide et plus visible qui permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde.
Lorsque l’on gère plusieurs tâches, il est facile de se perdre dans un trop grand nombre de détails ou d’avoir du mal à localiser rapidement des tâches spécifiques. La fonction de zoom arrière résout ce problème en supprimant les informations supplémentaires et en offrant une vue claire et nette de toutes les tâches.
Vous pouvez facilement repérer les tâches par leur nom, vérifier l’état d’avancement des différentes étapes et identifier ce qui nécessite une attention particulière sans avoir à faire défiler l’écran ou à vous laisser distraire par des détails supplémentaires. Cela vous permet de rester efficace et concentré lorsque vous manquez de temps ou que vous avez besoin d’une mise à jour rapide.
Lorsque les équipes manquent de clarté quant à leurs rôles ou responsabilités, cela peut conduire à des délais non respectés, à la confusion ou à des efforts redondants. Cette fonctionnalité résout ce problème en définissant clairement des rôles tels que celui d’administrateur, de membre de l’équipe ou de visiteur. Comme le montre l’image, les administrateurs peuvent gérer les tâches et les autorisations, les membres de l’équipe peuvent collaborer et mettre à jour les progrès, et les visiteurs peuvent consulter les mises à jour sans les modifier.
Cette structure garantit une collaboration plus harmonieuse et sécurise les informations sensibles tout en responsabilisant les membres de l’équipe par rapport à leurs tâches respectives.
Sans espace dédié aux discussions au sein de l’équipe, les mises à jour générales peuvent être noyées dans des fils de discussion ou dispersées sur différentes plateformes. Cette fonctionnalité résout ce problème en centralisant les conversations qui concernent tout le monde, comme les étapes d’un projet, les commentaires ou les annonces.
Contrairement aux discussions portant sur des tâches spécifiques, la discussion au sein du conseil vous permet de vous adresser à l’ensemble de l’équipe en une seule fois, ce qui garantit que tout le monde reste informé sans avoir à consulter plusieurs sites. Les discussions générales sont ainsi organisées et les mises à jour importantes ne sont pas manquées.
6. Partage de fichiers et de pièces jointes au sein de l’équipe
Lorsque des fichiers importants sont dispersés dans des courriels ou sur différentes plateformes de stockage, les équipes peuvent perdre un temps précieux à chercher ce dont elles ont besoin. Cette fonction élimine ce problème en fournissant un emplacement central où chacun peut accéder aux fichiers partagés, qu’il s’agisse de rapports, de feuilles de calcul, de présentations ou de liens vers des ressources en ligne.
Contrairement aux pièces jointes des fiches de tâches individuelles, ces fichiers peuvent être consultés par l’ensemble de l’équipe chaque fois que cela est nécessaire. Cela favorise une collaboration plus harmonieuse en garantissant que les documents clés, tels que les lignes directrices du projet ou les notes de réunion, sont toujours à portée de main, ce qui permet de gagner du temps et d’éviter les confusions.
7. Mise en évidence des tâches pour un accès rapide
Lorsque vous gérez plusieurs tâches, trouver la bonne peut prendre beaucoup de temps, en particulier lorsque les délais, les priorités et les responsabilités se chevauchent. Cette fonctionnalité résout ce problème en vous permettant de filtrer les tâches en fonction de critères tels que la date d’échéance, la priorité, le membre de l’équipe assigné ou le statut. Par exemple, vous pouvez instantanément mettre en évidence les tâches en retard ou celles qui sont marquées comme hautement prioritaires.
Comme le montre l’image, vous avez toute latitude pour personnaliser les filtres et vous concentrer sur les tâches nécessitant une action immédiate. Cela permet à l’équipe d’être efficace, d’éviter les goulets d’étranglement et de s’assurer que rien d’important n’est négligé.
Les paramètres du tableau vous permettent de personnaliser le tableau en fonction des besoins de votre projet, en vous aidant à tout gérer, de la confidentialité à l’organisation des tâches.
Voici un aperçu des principales options disponibles :
Vue d’ensemble : Fournit un aperçu de l’état actuel, montrant les tâches terminées, les éléments en retard et les tâches à venir. Cette synthèse vous permet de rester informé de l’état d’avancement sans avoir à ouvrir les fiches de tâches individuelles.
Paramètres de confidentialité : Contrôlez qui peut accéder au tableau en limitant l’accès aux membres de l’équipe ou en le partageant via un lien. Cela permet de sécuriser les projets sensibles.
Limites des travaux en cours (TEC) : Fixez des limites au nombre de tâches autorisées dans chaque colonne pour éviter les surcharges et maintenir un flux de travail efficace.
Numérotation automatique des tâches : Attribue automatiquement des numéros aux tâches, ce qui permet de s’y référer facilement lors de discussions ou d’examens de l’état d’avancement des travaux.
Gestion des étiquettes : Créez et gérez des étiquettes pour classer les tâches par catégories. Les balises aident à filtrer et à hiérarchiser les éléments, ce qui permet de localiser rapidement les tâches liées à des thèmes ou à des exigences spécifiques.
Gestion des colonnes : Ajoutez, modifiez ou réorganisez les colonnes pour refléter les changements dans le déroulement du projet. Cette fonction garantit une certaine flexibilité lors de l’adaptation à de nouvelles tâches ou phases.
Options d’exportation et d’archivage : Exportez l’ensemble du tableau dans un fichier Excel pour les rapports externes, ou archivez les tableaux terminés pour conserver l’historique du projet.
Ces paramètres vous permettent d’adapter le tableau aux besoins spécifiques de votre équipe, tout en veillant à ce que l’ensemble soit organisé, sécurisé et adaptable au changement.
Une fois le tableau mis en place et organisé, il est temps de se concentrer sur le cœur de tout projet réussi : les tâches elles-mêmes. Voyons comment la décomposition des tâches en étapes gérables à l’aide de fiches de tâches peut vous aider à maintenir la clarté, à stimuler la collaboration et à garantir des progrès constants.
Décomposer les tâches en étapes gérables
Les fiches de tâches constituent l’épine dorsale de tout projet en transformant des objectifs vastes et écrasants en étapes plus petites et réalisables.
Examinons les principales caractéristiques des cartes de tâches et la façon dont elles aident les équipes à se concentrer et à s’organiser.
1. Première impression : Les informations de base en un coup d’œil
Lorsque vous ouvrez une carte de tâches, la première chose que vous remarquez est sa mise en page claire et structurée, qui présente les détails essentiels sans vous submerger.
Voici pourquoi c’est important :
Détails de la tâche : La description principale de la tâche, y compris ce qui doit être fait et tout contexte important. Cette section permet de s’assurer que les membres de l’équipe comprennent la tâche dès le départ et savent exactement ce qu’on attend d’eux.
Attribuer une tâche : Identifiez rapidement la personne responsable de la tâche ou ajoutez des membres de l’équipe pour collaborer. L’attribution des tâches dès le départ garantit la responsabilité et évite toute confusion quant à la propriété.
Statut de la tâche : Le statut actuel, tel que « A revoir » ou « En cours », permet à chacun de savoir où en est la tâche. Cette fonction permet de maintenir des flux de travail fluides et d’éviter que les tâches ne s’enlisent.
Date d’échéance : L’échéance fixée est clairement affichée, ce qui permet de classer correctement les tâches par ordre de priorité et d’aligner les progrès sur les délais du projet. Cette fonction réduit le risque de tâches en retard ou oubliées.
Balises : Les balises facilitent la catégorisation et permettent d’organiser les tâches en fonction de thèmes tels que « actions à entreprendre », « documentation » ou « suivi ». Il est ainsi plus facile de filtrer les tâches ultérieurement et de se concentrer sur des priorités spécifiques.
2. Onglet Liste de contrôle : Décomposer les tâches en étapes exploitables
L’onglet Liste de contrôle est conçu pour vous aider à diviser les tâches importantes en actions plus petites et plus faciles à gérer. Au lieu de traiter les tâches complexes comme un seul élément, cette fonctionnalité vous permet de les diviser en sous-tâches qui peuvent être suivies individuellement, ce qui garantit une progression régulière et réduit le risque d’oubli.
Principaux avantages :
Décomposer les tâches importantes : Pour les tâches comportant plusieurs étapes, la liste de contrôle garantit qu’aucune étape n’est négligée. Par exemple, dans l’image, l’élément « Résumer les décisions » fait partie d’une tâche de révision plus vaste, mais il est traité comme une action distincte afin d’en garantir l’achèvement.
Définition d’échéances : Vous pouvez assigner des dates d’échéance spécifiques à chaque élément de la liste de contrôle, afin de vous assurer que les sous-tâches sont achevées à temps et ne retardent pas le projet dans son ensemble. Dans cet exemple, une date d’échéance a été fixée au 13 février afin de respecter le calendrier du processus.
Attribution de sous-tâches : La liste de contrôle vous permet également d’assigner des sous-tâches individuelles à des membres spécifiques de l’équipe. Cette fonction favorise la responsabilisation en veillant à ce que chacun connaisse son rôle et évite toute confusion quant à la responsabilité de chaque étape.
3. Onglet Pièces jointes : Accès centralisé aux ressources spécifiques à la tâche
L’onglet Pièces jointes vous permet de joindre des documents importants directement à la fiche de la tâche, offrant ainsi un endroit centralisé pour les fichiers spécifiques à la tâche, les liens ou les documents nouvellement créés. Cette fonctionnalité permet aux membres de l’équipe de disposer de toutes les ressources dont ils ont besoin sans avoir à passer d’une application ou d’une plateforme à l’autre.
Principaux avantages :
Accès rapide aux fichiers pertinents : Au lieu de chercher dans les courriels ou les disques durs, les membres de l’équipe peuvent trouver tout ce qui est lié à la tâche en un seul endroit. Cela permet de gagner du temps et de stimuler la productivité.
Créer des documents directement : Cette fonctionnalité vous permet également de créer des documents Google Docs, Sheets, Slides, Forms ou même des documents spécifiques à un projet sans quitter la carte de tâches. Il est ainsi plus facile de documenter les progrès réalisés ou de collaborer à des mises à jour.
Prise en charge de plusieurs types de fichiers : Qu’il s’agisse de notes de réunion, de rapports ou de maquettes, l’onglet Pièces jointes prend en charge différents types de fichiers et de liens, ce qui permet de s’assurer qu’aucune information n’est oubliée.
Mettez facilement à jour les fichiers sans confusion : Vous pouvez télécharger de nouvelles versions d’un fichier sans supprimer l’ancienne. Il vous suffit d’appuyer sur le bouton de téléchargement et la version mise à jour sera ajoutée de manière transparente. Vous évitez ainsi la confusion liée à la gestion de versions telles que v1, v2 ou v3.
4. Historique des tâches : Suivre chaque changement avec précision
L’onglet Historique conserve un journal détaillé de toutes les actions effectuées sur la tâche, fournissant un enregistrement complet des changements, des mises à jour et de la progression. Des changements d’état aux pièces jointes en passant par les membres affectés, tout est enregistré pour maintenir la transparence.
Principaux avantages :
Transparence : Tous les membres de l’équipe peuvent voir qui a apporté des modifications, ce qui a été mis à jour et quand cela s’est produit, ce qui garantit qu’aucune action ne passe inaperçue.
Responsabilité : Si des questions se posent au sujet de l’avancement des tâches ou des décisions, l’historique constitue un point de référence fiable.
Suivi des versions : Qu’il s’agisse de modifications de délais, d’attributions de tâches mises à jour ou d’ajouts de documents, le journal garantit que les actions antérieures peuvent être revues à tout moment.
Conclusion : La clé pour faire avancer les choses
Une gestion efficace des tâches ne consiste pas seulement à remplir des listes de contrôle, mais aussi à créer un processus bien structuré dans lequel la planification, la collaboration et la responsabilité vont de pair. La décomposition des tâches, l’attribution des responsabilités, la fixation d’échéances et le suivi des progrès au moyen d’un système visuel permettent de s’assurer que rien n’est oublié et que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Avec la bonne approche et les bons outils, vous pouvez surmonter la surcharge d’informations, rationaliser votre flux de travail et atteindre vos objectifs sans stress. En combinant planification structurée et collaboration, vous donnez à votre équipe la clarté et l’orientation dont elle a besoin pour transformer les projets les plus complexes en réussites.
La gestion de missions complexes peut souvent ressembler à un exercice de jonglage. Une personnalisation limitée, des mises en page rigides et un brassage répétitif des tâches peuvent rendre le processus plus fastidieux qu’il ne devrait l’être.
Un menu d’actions bien conçu peut vous donner la possibilité d’adapter votre tableau des tâches à votre flux de travail unique. Qu’il s’agisse de réorganiser et de renommer les colonnes, de déplacer des tâches ou de les trier par priorité, date d’échéance ou affectation, ces fonctionnalités peuvent simplifier les projets les plus complexes.
Prêt à prendre le contrôle de votre flux de travail ? Voyons comment le menu Actions peut vous aider à rationaliser vos tâches et vos tableaux en toute simplicité.
Qu’est-ce que le menu d’actions des colonnes ?
Le menu Actions des colonnes permet d’organiser et de personnaliser vos tableaux de tâches. Accessible par le menu à trois points situé en haut de chaque colonne, il offre une série d’options permettant de modifier et de gérer la présentation de votre tableau.
Caractéristiques principales :
Ajouter des colonnes : Insérez de nouvelles colonnes pour affiner votre flux de travail.
Déplacer des colonnes : Réorganisez les colonnes en fonction des priorités de votre projet.
Renommer ou masquer des colonnes : Gardez votre tableau visuellement ordonné en renommant ou en masquant temporairement des sections.
Transférer des colonnes d’un tableau à l’autre : Transférez en toute transparence une colonne entière vers un nouveau tableau sans perdre aucune tâche.
Le menu Actions de la tâche : Le tri en toute simplicité
Parallèlement au menu Actions de la colonne, le menu Actions de la tâche vous aide à gérer efficacement les tâches au sein d’une colonne.
Tri des tâches :
L’option Trier toutes les tâches vous permet d’organiser les tâches sans effort en fonction des éléments suivants :
Trier par date d’échéance : Classez par ordre de priorité les tâches dont les échéances approchent.
Trier par statut : Regrouper les tâches en fonction de leur état d’avancement (par exemple, en cours, terminé).
Tri par priorité : mettez en évidence les tâches prioritaires afin de ne rien laisser passer d’essentiel.
Trier par personne assignée : Organiser les tâches en fonction des personnes assignées pour une meilleure clarté des responsabilités.
Trier par titre : Les tâches sont classées par ordre alphabétique pour un référencement rapide.
Sélectionnez Toutes les tâches :
Vous devez agir sur plusieurs tâches à la fois ? Utilisez la fonction Sélectionner toutes les tâches pour appliquer des modifications en bloc de manière efficace.
Pourquoi vous allez adorer ces fonctionnalités
Une meilleure organisation : Personnalisez votre tableau des tâches pour qu’il corresponde exactement aux exigences de votre projet, qu’il s’agisse de gérer une campagne de marketing ou un projet de développement de logiciel.
Flexibilité accrue : Les projets évoluent, votre tableau aussi. Ajustez les colonnes et les tâches de manière dynamique sans perturber votre flux de travail.
Gestion rationalisée des tâches : Combinez les actions sur les colonnes avec le tri des tâches et la sélection en bloc pour obtenir un tableau parfaitement organisé.
Trier dans les colonnes : Utilisez les actions de tâches pour aligner les tâches par priorité ou par échéance pour plus de clarté.
Expérimentez les mises en page : Ne laissez pas votre tableau stagner – modifiez constamment la disposition des colonnes en fonction des besoins de votre équipe.
Synthèse
Les fonctions Actions sur les colonnes et Actions sur les tâches vous donnent les moyens d’adapter et d’optimiser votre flux de travail sans effort. Qu’il s’agisse d’ajouter une colonne, de trier des tâches ou de déplacer une colonne vers un autre tableau, ces options vous permettent d’adapter votre tableau à vos besoins.
La collecte de fonds est la ligne de vie d’innombrables initiatives, qu’il s’agisse d’organisations à but non lucratif s’attaquant à des défis mondiaux ou de startups sur le point de réaliser des innovations révolutionnaires. Une campagne réussie ne consiste pas seulement à collecter des fonds, mais aussi à établir des liens significatifs, à gagner la confiance et à apporter de la valeur aux donateurs et aux bénéficiaires.
Sans une planification claire, la gestion des relations avec les donateurs, la gestion des délais et la coordination des efforts de l’équipe peuvent rapidement tourner au chaos. Les suivis manqués, les objectifs mal alignés et les données dispersées sont des obstacles courants qui peuvent transformer même les campagnes les plus prometteuses en tâches écrasantes.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment organiser efficacement votre campagne, surmonter les obstacles potentiels et rester sur la bonne voie à chaque étape. Grâce à des conseils pratiques et à des techniques de gestion structurées, vous disposerez de tout ce dont vous avez besoin pour mener une campagne réussie du début à la fin.
Commençons donc par des mesures pratiques qui vous aideront, vous et votre équipe, à rester concentrés, à atteindre les objectifs fixés et à maintenir les campagnes sur la bonne voie.
Étapes essentielles pour mener à bien une campagne de collecte de fonds
Une campagne de collecte de fonds réussie implique une planification méticuleuse, une exécution stratégique et une évaluation continue. Vous trouverez ci-dessous les étapes essentielles qui vous guideront tout au long du processus :
1. Définir des objectifs clairs
Commencez par fixer des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (SMART) pour votre campagne. Déterminez ce que vous souhaitez atteindre, qu’il s’agisse de financer un projet particulier, d’étendre des services ou de couvrir des coûts opérationnels. Des objectifs clairs fournissent une orientation et un point de référence pour la réussite.
Selon Smart Insights, l’application du cadre SMART à vos objectifs de marketing garantit qu’ils sont bien définis et réalisables, ce qui se traduit par des campagnes plus efficaces.
À surveiller: Ambiguïté des objectifs ou changements de priorités qui peuvent rendre difficile le suivi des progrès.
2. Constituer une équipe dédiée
Formez un comité composé d’employés, de bénévoles et de parties prenantes passionnés par votre cause. Attribuez des rôles en fonction des points forts de chacun, comme la sensibilisation des donateurs, l’organisation d’événements ou le marketing. Une équipe engagée assure une gestion efficace des tâches et favorise le sentiment d’un objectif commun.
À surveiller: Les membres de l’équipe se sentent dépassés ou confus quant à leurs responsabilités, ce qui peut entraîner des retards ou des délais non respectés.
3. Réaliser une étude de faisabilité
Avant de lancer votre campagne, évaluez-en la viabilité. Selon CampaignCounsel.org, la réalisation d’une étude de faisabilité est essentielle pour déterminer le succès potentiel d’une initiative de collecte de fonds à grande échelle. Elle aide les organisations à mesurer l’intérêt des donateurs, à évaluer le soutien de la communauté et à fixer des objectifs de campagne réalisables
À surveiller: Des lacunes dans la recherche qui peuvent conduire à des objectifs trop ambitieux ou à des équipes mal préparées.
4. Élaborer un plan global
Créer une feuille de route détaillée décrivant les stratégies, les délais et les ressources nécessaires. Incorporez diverses méthodes de collecte de fonds, telles que des événements, des campagnes en ligne et des demandes de subvention. Un plan bien structuré sert de schéma directeur, guidant votre équipe à chaque phase de la campagne.
À surveiller: Une dépendance excessive à l’égard de plans statiques qui ne tiennent pas compte des changements inattendus.
5. Rédiger un récit convaincant
Racontez une histoire qui trouve un écho auprès des donateurs potentiels. Mettez en évidence le problème, votre solution et l’impact de leur contribution. Des récits émouvants et réalistes peuvent considérablement renforcer l’engagement et la motivation des donateurs.
À surveiller: Des messages incohérents sur les différentes plateformes, ce qui pourrait affaiblir l’engagement.
6. Identifier et segmenter votre public
Analysez votre base de donateurs afin d’identifier les principaux segments, tels que les particuliers, les entreprises ou les fondations. Adaptez votre message et votre approche aux intérêts et à la capacité de don de chaque groupe. Une communication personnalisée augmente les chances de réussite des sollicitations. Comme le souligne BonterraTech, la segmentation des donateurs permet aux organisations de diffuser des messages sur mesure qui trouvent un écho auprès des donateurs, augmentant ainsi l’engagement et le soutien à long terme.
À surveiller: S’appuyer sur des données obsolètes concernant les donateurs ou ne pas personnaliser les efforts de sensibilisation.
7. Mise en œuvre d’un lancement en douceur
Commencez par un lancement en douceur en ciblant les supporters fidèles afin de créer une dynamique initiale. Cette phase vous permet de recueillir des commentaires, de résoudre d’éventuels problèmes et de créer un sentiment de progrès avant le lancement public. Un succès précoce peut également servir de preuve sociale pour attirer de nouveaux donateurs.
À surveiller: Ne pas tenir compte de l’importance d’un retour d’information précoce, ce qui peut conduire à des problèmes non résolus lors de la phase publique.
8. Utiliser le marketing multicanal
Faites la promotion de votre campagne sur différentes plateformes, y compris les médias sociaux, les bulletins d’information électroniques et les médias traditionnels. Un message cohérent sur l’ensemble des canaux maximise la portée et renforce la présence de votre campagne.
À surveiller: Des campagnes déconnectées qui ne parviennent pas à synchroniser les communications, ce qui risque d’embrouiller ou d’aliéner les donateurs.
9. Engager et reconnaître les donateurs
Maintenir une communication ouverte avec les donateurs tout au long de la campagne. Tenez-les au courant des progrès réalisés, exprimez-leur votre gratitude et montrez-leur l’impact de leurs contributions. La reconnaissance des donateurs favorise la loyauté et encourage le soutien futur.
À surveiller: Le manque de communication en temps opportun ou les suivis génériques qui n’ont rien de personnel.
10. Suivre les progrès et s’adapter
Examinez régulièrement les performances de votre campagne par rapport aux objectifs fixés. Utilisez l’analyse des données pour évaluer les stratégies qui sont efficaces et celles qui doivent être ajustées. En faisant preuve de souplesse et de réactivité, vous vous assurez que la campagne reste sur la bonne voie et que les objectifs sont atteints.
À surveiller: Les équipes qui s’en tiennent rigoureusement aux plans initiaux, même si des ajustements pourraient donner de meilleurs résultats.
Pour mener à bien une campagne de collecte de fonds, il ne suffit pas de suivre les bonnes étapes. Sans une coordination, un suivi et une collaboration appropriés, même les efforts les mieux planifiés peuvent s’essouffler. Au fur et à mesure que votre campagne progresse, le nombre de donateurs augmente, les tâches se multiplient, les échéances se chevauchent et il est essentiel de maintenir une communication claire avec les donateurs et les équipes internes.
C’est pourquoi les bons outils sont essentiels. Ils vous aident à gérer les relations avec les donateurs, à hiérarchiser les activités clés et à suivre efficacement les progrès réalisés. Grâce à ces outils, vous pouvez rationaliser les informations sur les donateurs, éviter les occasions manquées et prendre des décisions fondées sur des données qui maximisent votre potentiel de collecte de fonds.
Utiliser les bons outils
Une fois votre plan de campagne mis en place, l’étape suivante consiste à s’assurer que tout se passe bien, sans les problèmes courants que nous avons évoqués. C’est là qu’un outil de gestion des tâches bien structuré peut faire toute la différence.
Jetez un coup d’œil à ce tableau. Il illustre la manière dont les équipes peuvent gérer efficacement chaque étape d’une campagne de collecte de fonds tout en restant organisées et sur la bonne voie.
Ce tableau est un exemple de la manière dont les équipes peuvent simplifier les campagnes de collecte de fonds complexes. Les tâches telles que l’organisation d’événements, le suivi des donateurs et l’approbation des budgets sont réparties en catégories claires, ce qui permet de voir facilement ce qui est en cours, ce qui nécessite une attention immédiate et ce qui est terminé.
Lorsque les échéances se chevauchent ou que les membres de l’équipe jonglent avec de multiples responsabilités, le conseil d’administration aide à hiérarchiser les principales activités de collecte de fonds, en veillant à ce qu’aucune tâche essentielle ne soit négligée. La structure répond aux défis courants de la collecte de fonds en attribuant clairement les tâches liées à l’approche des donateurs, à la soumission des propositions ou à l’examen des campagnes.
Chaque membre de l’équipe sait exactement ce dont il est responsable et la collaboration devient transparente. Au lieu de courir après les mises à jour ou de chercher des informations dans les courriels, l’ensemble de l’équipe peut voir les progrès en temps réel et procéder aux ajustements nécessaires sans confusion.
Cela n’aide pas seulement à respecter les délais, mais aussi à éliminer les goulets d’étranglement en rendant l’état des tâches visible pour tous. Il élimine les goulets d’étranglement en rendant l’état des tâches visible pour tout le monde. Allons plus loin et explorons comment ce tableau favorise une meilleure prise de décision et permet à votre équipe de s’adapter rapidement aux changements.
Regardez de plus près ce panneau de campagne de collecte de fonds
Voyons plus en détail comment ce tableau aide les équipes à gérer chaque détail d’une campagne de collecte de fonds tout en gardant les tâches et les objectifs bien en vue. La clé de son efficacité réside dans sa simplicité et sa capacité à s’adapter à l’évolution de la campagne. En visualisant les progrès, en organisant les tâches et en rationalisant la collaboration, il aide les équipes à rester sur la bonne voie et à s’adapter rapidement en cas de besoin.
Ci-dessous, nous allons passer en revue chaque fonctionnalité à l’aide d’exemples pour montrer comment ce tableau peut rendre votre campagne de collecte de fonds plus efficace, plus productive et moins stressante.
1. Créer des fiches de tâches détaillées pour chaque activité de collecte de fonds
Comme le montre cette carte de tâches, chaque activité est organisée avec des détails essentiels tels que les objectifs, les affectations de l’équipe, les délais et les étapes spécifiques nécessaires à l’achèvement. La carte intègre également des ressources telles que des fichiers, des discussions et des mises à jour, ce qui en fait un point central pour tout ce qui concerne la tâche.
Ces cartes de tâches améliorent l’efficacité de la collecte de fonds en conservant toutes les informations clés en un seul endroit, réduisant ainsi la confusion et le besoin de communication en amont et en aval. Les membres de l’équipe peuvent travailler en collaboration, suivre les progrès et respecter les délais sans perdre de temps à chercher des documents ou des mises à jour sur plusieurs plateformes.
2. Personnalisez les colonnes en fonction de votre processus de collecte de fonds
Dans ce tableau, vous pouvez voir comment chaque colonne est configurée pour représenter les différentes étapes du processus de collecte de fonds, telles que « Idées de collecte de fonds », « Planification » et « Campagnes actives ». Grâce aux paramètres personnalisables, vous pouvez facilement ajouter, renommer ou déplacer des colonnes, afin de garantir que le flux de travail s’adapte aux besoins uniques de votre équipe.
Ces colonnes permettent de rationaliser les progrès en indiquant clairement où en est chaque tâche et ce qu’il faut faire ensuite. Qu’il s’agisse d’un brainstorming ou d’une demande d’approbation, l’organisation des tâches par étapes permet d’éviter les blocages et les oublis.
Cette flexibilité permet de gérer facilement les priorités changeantes et de maintenir un flux fluide et efficace tout au long de la campagne.
3. Zoom arrière pour numériser et trouver rapidement des tâches
L’option de zoom arrière, illustrée dans l’image, masque les détails des tâches et n’affiche que leur nom. Cette vue est idéale pour parcourir l’ensemble du tableau d’un seul coup d’œil et localiser des tâches spécifiques sans avoir à faire défiler les détails. Elle est particulièrement utile lorsque vous avez besoin d’une vue d’ensemble rapide de ce qui se passe à plusieurs étapes.
Cela vous permet de gagner du temps en facilitant la recherche des tâches, en vérifiant l’état d’avancement et en identifiant les activités en cours. Qu’il s’agisse de suivre une approbation ou de vérifier le statut d’une campagne, cette vue simplifiée permet de tout consulter et de naviguer facilement.
4. Gérer les membres de l’équipe et partager l’accès
Ici, vous avez la possibilité d’inviter des membres de l’équipe et de leur attribuer des rôles tels que administrateur, membre de l’équipe ou visiteur. Cette fonction permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées dans la campagne de collecte de fonds ont le bon niveau d’accès en fonction de leur rôle, qu’elles dirigent la campagne ou qu’elles apportent une contribution occasionnelle.
En définissant clairement les rôles, vous évitez toute confusion et gardez le contrôle sur les informations sensibles. Les administrateurs du conseil d’administration peuvent gérer les tâches et les autorisations de l’équipe, les membres de l’équipe peuvent collaborer et mettre à jour les progrès, et les visiteurs peuvent consulter les progrès sans les modifier. Cette structure garantit une collaboration et une responsabilisation harmonieuses, tout en assurant la sécurité et l’organisation de votre campagne.
5. Utiliser le chat pour les discussions à l’échelle de l’équipe
La fonction de discussion au tableau est conçue pour les discussions générales qui impliquent l’ensemble de l’équipe. Contrairement aux discussions portant sur des tâches spécifiques, qui se concentrent sur des tâches individuelles, la discussion au sein du conseil vous permet de partager des mises à jour, des annonces ou des commentaires que tout le monde doit voir.
Cette fonction permet de séparer les conversations générales des détails liés aux tâches, ce qui réduit la confusion et garantit que les mises à jour importantes sont faciles à trouver. Qu’il s’agisse de partager les étapes d’une campagne, de répondre aux préoccupations de l’ensemble de l’équipe ou de lancer de nouvelles idées, le chat en ligne permet à l’ensemble de l’équipe de rester synchronisée.
6. Partager des fichiers et des pièces jointes avec l’ensemble de l’équipe
L’option des pièces jointes au tableau vous permet de télécharger ou de lier des documents importants, des feuilles de calcul, des présentations ou des ressources en ligne qui sont utiles à l’ensemble de l’équipe. Cette option est utile lorsque les fichiers sont accessibles à tous et ne sont pas liés à des tâches spécifiques.
Cette fonction garantit que les documents essentiels, tels que les plans de collecte de fonds, les listes de donateurs et les rapports de campagne, sont facilement accessibles à tous les membres de l’équipe en un seul endroit. Il n’est plus nécessaire de faire des recherches sur différentes plateformes, ce qui permet à l’équipe d’être informée et de collaborer plus facilement.
7. Mettre en évidence les tâches à l’aide de filtres personnalisés
L’option de mise en évidence vous permet de localiser rapidement les tâches à l’aide de filtres personnalisés. Vous pouvez filtrer selon des critères tels que le membre de l’équipe assigné, le statut de la tâche, la date d’échéance, la priorité et les balises. Que vous souhaitiez trouver des tâches en retard ou des tâches hautement prioritaires, cette fonction vous permet de cibler exactement ce que vous recherchez.
Cette option permet de gagner du temps en éliminant la nécessité de rechercher manuellement les tâches. Au lieu de cela, vous pouvez instantanément mettre en évidence les éléments qui nécessitent une attention immédiate, ce qui aide votre équipe à hiérarchiser les tâches clés, à s’attaquer aux goulets d’étranglement et à assurer le bon déroulement de la campagne de collecte de fonds.
8. Gestion des paramètres de la carte pour un contrôle total
L’option de paramétrage offre un large éventail de fonctions de personnalisation qui vous permettent d’adapter le tableau à vos besoins spécifiques en matière de collecte de fonds. Voici un aperçu de ce que vous pouvez faire :
Vue d’ensemble : Obtenez un résumé de l’état actuel du comité, y compris le nombre de tâches accomplies, les éléments en retard et les échéances à venir. Cet aperçu rapide vous aide à suivre l’évolution générale.
Paramètres de confidentialité : Contrôlez qui peut accéder au tableau en choisissant un accès réservé à l’équipe, un accès à l’ensemble du compte ou en autorisant l’accès via un lien.
Limites des travaux en cours (WIP) : Limitez le nombre de tâches autorisées dans chaque colonne afin d’éviter de surcharger les membres de l’équipe et de garantir une charge de travail gérable.
Gestion des étiquettes : Créez, modifiez et organisez des étiquettes pour classer les tâches par catégories et par ordre de priorité. Des balises telles que « Conformité » ou « Finalisation » facilitent le filtrage.
Paramètres des colonnes : Ajoutez ou modifiez les colonnes en fonction de votre flux de travail. Cette flexibilité vous permet de vous adapter à l’évolution de la campagne de collecte de fonds, en veillant à ce que le tableau reflète toujours vos besoins actuels.
Numérotation automatique des tâches : Activez cette option pour attribuer automatiquement des numéros de tâches, ce qui facilite la référence à des tâches spécifiques au cours des discussions.
Exporter et archiver : Exportez les données du forum au format Excel pour les rapports externes ou archivez le forum une fois la campagne terminée afin de préserver tous les progrès et toutes les discussions.
Maintenant que le tableau est entièrement mis en place et organisé, examinons de plus près comment les fiches de tâches vous aident à décomposer des activités complexes en étapes gérables, garantissant ainsi que chaque partie de votre campagne de collecte de fonds se déroule sans heurts.
Décomposer les tâches en étapes gérables
Dans toute campagne de collecte de fonds, il est essentiel de diviser les tâches en étapes plus petites et réalisables pour garantir une exécution sans heurts et éviter que des détails importants ne passent entre les mailles du filet.
Ce tableau de démonstration montre comment chaque tâche est soigneusement segmentée pour une meilleure collaboration et un meilleur suivi des progrès.
Voici comment l’équipe utilise les cartes de tâches pour décomposer efficacement son travail :
Onglet Détails pour des descriptions de tâches complètes : L’onglet Détails stocke des informations importantes, telles que l’objectif, les exigences et le contexte de la tâche. Les membres de l’équipe disposent ainsi du contexte dont ils ont besoin sans avoir à demander sans cesse des éclaircissements.
Statut de la tâche pour les mises à jour de l’état d’avancement : Chaque tâche peut se voir attribuer un statut (en cours, à revoir ou prête), ce qui facilite le suivi de l’avancement et l’identification des tâches nécessitant une attention particulière.
Onglet Liste de contrôle pour les sous-tâches : Les tâches importantes sont divisées en sous-tâches plus petites et plus faciles à gérer grâce à la fonction de liste de contrôle. Chaque sous-tâche peut être cochée lorsqu’elle est terminée, ce qui permet aux équipes de rester organisées et de suivre les progrès réalisés.
Des dates d’échéance pour respecter les délais : Les dates d’échéance garantissent que les tâches restent dans les temps, et la visibilité des échéances à venir permet aux équipes de hiérarchiser les tâches et d’éviter les retards.
Des étiquettes pour faciliter la catégorisation : L’attribution d’étiquettes telles que « Conformité » ou « Sensibilisation des donateurs » permet de catégoriser les tâches, ce qui facilite le filtrage et la recherche rapide de tâches connexes.
Onglet « chat » pour les discussions spécifiques à une tâche : Toutes les discussions liées à une tâche sont conservées dans l’onglet « chat », ce qui évite de disperser les communications sur différentes plateformes et facilite la consultation des conversations antérieures.
Attribution des tâches pour une appropriation claire : En assignant des tâches à des membres spécifiques de l’équipe, le conseil d’administration garantit la responsabilité et la clarté quant à la personne responsable de chaque tâche, éliminant ainsi toute confusion.
Onglet « Pièces jointes » pour le stockage des fichiers : Les documents spécifiques à une tâche, les listes de donateurs ou les fichiers de planification d’événements peuvent être joints directement dans la fiche de tâche, ce qui permet de gagner du temps en cherchant dans les lecteurs partagés ou les courriels.
En divisant les tâches en étapes réalisables et en centralisant le tout, l’équipe peut travailler efficacement, suivre facilement les progrès réalisés et s’assurer que chaque phase de la campagne de collecte de fonds est exécutée avec succès.
Conclusion : Préparer le succès de votre campagne de collecte de fonds
Une campagne de collecte de fonds bien structurée ne se limite pas à l’atteinte des objectifs ; il s’agit de créer un processus rationalisé qui permet à votre équipe de rester concentrée, d’organiser les tâches et de respecter les échéances. En mettant en œuvre les bonnes stratégies et en utilisant un système efficace, vous pouvez éviter les pièges les plus courants et maintenir l’élan tout au long de la campagne.
Que vous gériez les contacts avec les donateurs, les approbations ou les événements, le fait de disposer d’un tableau centralisé avec des fonctions de gestion des tâches permet à votre équipe de collaborer efficacement, de s’adapter aux changements et d’atteindre vos objectifs de collecte de fonds en toute confiance. Avec la bonne approche, votre campagne peut créer des liens durables, obtenir un financement vital et avoir un impact significatif.
Passer d’un projet à l’autre dans certains outils peut s’avérer fastidieux. Cliquer dans des menus interminables, chercher le bon tableau et essayer de suivre les échéances peut vite devenir épuisant. C’est une perte de temps et une perte de concentration.
Une meilleure approche simplifie tout. Imaginez passer d’un projet à l’autre, consulter les échéances, rattraper les mises à jour ou vous concentrer sur les tâches qui vous sont assignées en un seul clic. Pas de distractions, pas de tracas, juste une façon plus fluide de rester organisé.
Vous souhaitez découvrir comment cela peut transformer votre flux de travail ? Examinons cela étape par étape.
Changement de projet transparent :
Capture d’écran illustrant la fonctionnalité de changement de projet fluide de Kerika, conçue pour une navigation simplifiée. Une flèche surligne le bouton « OUVRIR LES TABLEAUX » dans la barre de navigation supérieure, ouvrant un menu déroulant intuitif. Ce menu offre un accès instantané en un clic à des vues essentielles comme « Ce qui m’est assigné » et « Ce qui est dû », ainsi qu’à une liste claire de tous les tableaux de projet accessibles, soigneusement organisés par compte. Cette fonctionnalité améliore considérablement la simplicité d’utilisation, permettant aux utilisateurs de passer instantanément d’un projet, d’un domaine d’intérêt ou d’un espace de travail partagé, simplifiant ainsi le flux de travail et augmentant la productivité sans se perdre dans les menus.
Étapes rapides pour commencer
Cliquez sur leTableaux ouvertsbouton dans le menu supérieur.
Parcourez vos tableaux, soigneusement regroupés par compte ou triés dans des vues spéciales.
Choisissez la planche dont vous avez besoin et vous y êtes – pas d’étapes supplémentaires, pas de confusion.
Comment fonctionnent les options :
Ce qui m’est assigné:Parfait pour se concentrer sur vos tâches à accomplir.
Ce qui est dû: Respectez les délais et attaquez-vous d’abord aux tâches prioritaires.
Quoi de neuf et de mis à jour:Rattrapez les mises à jour récentes sans avoir à fouiller dans chaque tableau.
Voir les tableaux partagés en un coup d’œil :Les tableaux partagés sont regroupés par comptes, ce qui facilite la navigation dans les projets partagés avec vous par vos coéquipiers, clients ou collaborateurs.
Pourquoi vous allez l’adorer
Cela vous fait gagner du temps :Plus besoin de chercher la planche idéale. Plongez directement dans l’essentiel.
Cela vous permet de rester concentré :Avec des raccourcis commeCe qui est dû, vous pouvez prioriser votre journée sans vous sentir dispersé.
Cela simplifie votre flux de travail :Passer d’un projet à l’autre est si fluide que cela semble sans effort et naturel.
Comment cela aide dans des scénarios réels
Jongler avec plusieurs équipes :Si vous gérez différentes équipes, vous pouvez facilement vérifier leur progression en passant d’un tableau à l’autre.
Bien commencer votre journée :Utiliser Ce qui m’est assignépour démarrer votre journée avec un plan de match clair.
Suivre les changements :Besoin de rattraper le temps perdu ? VérifiezQuoi de neuf et de mis à jouret découvrez tous les derniers changements en un coup d’œil.
Collaboration sans effort :Accédez rapidement aux tableaux partagés pour des mises à jour transparentes et une collaboration avec les clients ou d’autres équipes.
Conclure
Des outils de navigation fluides simplifient et optimisent la gestion de plusieurs projets et tableaux partagés. Que vous suiviez les échéances, consultiez les mises à jour ou exploriez un espace de travail partagé, tout ce dont vous avez besoin reste organisé et facilement accessible.
