¿Te has preguntado alguna vez cómo ha acabado una tarea en una columna diferente o por qué han cambiado de repente sus detalles? El seguimiento de los cambios en un tablero de tareas a veces puede parecer como armar un rompecabezas. Ahí es donde entra en juego la función Historial de tarjetas, que ofrece un registro claro y detallado de todas las acciones realizadas en una tarjeta de tarea.
Con un solo clic, puede ver quién ha realizado actualizaciones, qué se ha cambiado y cuándo se ha hecho, lo que garantiza la transparencia y elimina la confusión. Tanto si colaboras con diseñadores, desarrolladores o gestores de proyectos, esta función mantiene a todo el mundo alineado e informado.
Veamos cómo funciona el historial de tarjetas y cómo puede simplificar la colaboración en equipo.
Encontrar el historial de tarjetas es sencillo e intuitivo:
Abra una hoja de ruta: Haga clic en la hoja de ruta que desee revisar.
Navegue hasta la pestaña «Historial»: En la parte superior de la tarjeta, encontrarás una pestaña llamada «Historial».
Ver registros detallados: Una vez que abra la pestaña, verá una lista cronológica de todas las acciones realizadas en la tarjeta. Esto incluye actualizaciones de detalles, cambios de estado, nuevas asignaciones, etc.
Cada acción lleva un sello de fecha y hora y muestra quién realizó la actualización, lo que le proporciona un registro claro y fiable de un vistazo.
Cuándo utilizar el historial de tarjetas
Resolver la confusión: A veces las tareas parecen cobrar vida propia. Si se pregunta por qué una tarjeta se ha movido a otra columna o sus detalles han cambiado, el Historial de tarjetas es la respuesta. Le ofrece una visión completa del recorrido de la tarjeta, ayudándole a evitar malentendidos.
Responsabilidad y transparencia: ¿Quiere saber quién tomó una decisión y cuándo? El historial de tarjetas proporciona un registro fiable para revisiones de rendimiento, auditorías o simplemente para mantener a todo el mundo en la misma página.
Comprender las dependencias: En el caso de las tareas interconectadas, el Historial de tarjetas le ayuda a realizar un seguimiento de los cambios y ver cómo se alinean con el panorama general. Resulta especialmente útil en proyectos con flujos de trabajo complejos.
Por qué es importante
Mejora de la comunicación: No hay necesidad de interminables preguntas y respuestas; todo el mundo se mantiene alineado.
Eficacia: Ahorre tiempo accediendo a un registro claro y consolidado de los cambios.
Confianza y responsabilidad: Construir un entorno de trabajo transparente en el que se pueda hacer un seguimiento de las acciones.
Conclusión:
El historial de tarjetas no es sólo una función: es el banco de memoria de su equipo. Te permite colaborar de forma más eficaz, garantizando que cada actualización se tenga en cuenta y se comprenda.
Lanzar un nuevo producto puede ser emocionante, pero sin una planificación adecuada puede convertirse rápidamente en un caos. Desde el incumplimiento de los plazos hasta la inadaptación al mercado, muchos lanzamientos de productos tropiezan nada más empezar. Como señala la Harvard Business Review, la mayoría de los lanzamientos de productos fracasan por errores comunes como una mala planificación, un estudio de mercado inadecuado y estrategias de marketing poco claras. Estos problemas pueden dar lugar a ventas decepcionantes y a una reputación de marca empañada.
Sin una hoja de ruta clara, incluso las mejores ideas corren el riesgo de perderse en el camino. Pero no se preocupe, esta guía le ayudará a evitar esos escollos. Desglosaremos el proceso de lanzamiento de un producto en estrategias prácticas, paso a paso, que le ayudarán a hacer las cosas sin problemas, garantizando que su producto tenga el fuerte debut que se merece. ¿Listo para lanzar con confianza? Pongámonos manos a la obra.
Pasos esenciales para lanzar un producto con éxito
El éxito del lanzamiento de un producto no se produce porque sí, sino que se basa en una preparación minuciosa, una ejecución oportuna y una colaboración continua. Desglosemos los pasos clave que hay que seguir para lograr el éxito en el lanzamiento, junto con consejos prácticos y retos a tener en cuenta.
1. La preparación previa al lanzamiento es la base
McKinsey subraya que los lanzamientos de productos que implican una alineación temprana de las partes interesadas y una planificación exhaustiva tienen muchas más probabilidades de cumplir el calendario y los objetivos. Teniendo esto en cuenta, el primer paso para el éxito de cualquier lanzamiento es conseguir que todo el mundo esté de acuerdo. Colabore con equipos multifuncionales para definir funciones y responsabilidades, asegurándose de que nada se escape.
Tómese su tiempo para realizar estudios de mercado y perfeccionar el posicionamiento de su producto, no dé por sentado que ya lo sabe todo sobre su público. Crear un calendario claro con hitos clave ayuda a evitar sobresaltos de última hora. Pero recuerde que los planes son tan buenos como la flexibilidad que permiten. Incluya un margen de tiempo en su calendario para dar cabida a retrasos y sorpresas.
Sin una alineación adecuada, los pequeños malentendidos pueden convertirse en costosos retrasos. Las comprobaciones periódicas pueden ayudarle a resolver los problemas antes de que se conviertan en problemas graves, garantizando una ejecución más fluida de principio a fin.
2. Desarrollar materiales internos que aporten claridad
Imagine lanzar un producto con una documentación interna incompleta. Su equipo de marketing malinterpreta las características clave del producto y su equipo de soporte no resuelve las preguntas de los clientes. Esto no es solo una hipótesis, es lo que ocurre cuando no se da prioridad a materiales internos como demostraciones de productos, buyer personas y guiones de formación.
Recopile información sobre los clientes a partir de pruebas beta o comentarios iniciales y perfeccione los documentos internos en consecuencia. Asegúrese de que sus equipos de atención al cliente conocen a la perfección los mensajes clave, las preguntas frecuentes y las guías de solución de problemas. Revise y actualice periódicamente estos materiales, sobre todo si se producen cambios de última hora en el producto.
La claridad interna sienta las bases del éxito externo. Cuando los equipos conocen a fondo el producto, pueden comunicar su valor de forma coherente y eficaz. Según Harvard Business Review, los empleados que reciben información adecuada para hacer bien su trabajo tienen 2,8 veces más probabilidades de estar comprometidos, y las empresas con trabajadores comprometidos registran un aumento del 23% en sus beneficios….
3. Elaborar contenidos externos específicos
Es fácil caer en la trampa de crear contenidos promocionales genéricos que intentan atraer a todo el mundo y acaban por no atraer a nadie. El Content Marketing Institute ha demostrado que las marcas que se centran en mensajes personalizados obtienen tasas de participación y conversión significativamente mayores. En lugar de mensajes vagos sobre lo «innovador» que es su producto, destaque los problemas específicos que resuelve y por qué debería interesar a los clientes.
Por ejemplo, cree entradas de blog, vídeos y mensajes dentro de la aplicación que destaquen las principales ventajas y mantengan los puntos débiles de los clientes en primer plano. Incluya elementos visuales como capturas de pantalla de productos o GIF que muestren las funciones en acción. Alinee sus mensajes en todos los canales para que su público reciba el mismo mensaje claro, tanto si lee un blog como si ve un vídeo de demostración.
Sin una coordinación adecuada, el tono incoherente de la marca y las lagunas de contenido pueden confundir a los clientes potenciales. Un proceso centralizado de revisión de contenidos ayuda a garantizar la cohesión de los esfuerzos de marketing.
4. Formar a los equipos internos para que sean defensores del producto
La formación no es un elemento más de la lista, sino una parte esencial del éxito del lanzamiento. Un equipo bien formado tiene más confianza y es más eficaz durante los lanzamientos.
Organice sesiones de formación específicas para los equipos de ventas, asistencia y marketing para asegurarse de que entienden las ventajas clave del producto y pueden responder con confianza a las preguntas u objeciones de los clientes. Elabore preguntas frecuentes y guías de resolución de problemas internas para minimizar la confusión durante el lanzamiento. Asigne formadores experimentados y proporcione prácticas para mejorar la preparación del equipo.
Sin embargo, saltarse áreas clave de formación o apresurarse en las sesiones puede hacer que los equipos no estén preparados y que la experiencia del cliente sea incoherente. Cree una lista de comprobación de la formación para asegurarse de que no se omite ningún tema. Cuanto más preparado esté su equipo, más fluidas serán las interacciones con los clientes.
5. Revise y pruebe todo antes del día de lanzamiento
Imagínese que se apresura a lanzar un producto sólo para descubrir que una función clave no funciona o que un comunicado de prensa contiene errores importantes. Este tipo de escenario es más común de lo que cree cuando las revisiones previas al lanzamiento se tratan como algo opcional. Realice una revisión completa de los materiales de marketing, los canales de distribución y la funcionalidad del producto antes del lanzamiento oficial.
Un simulacro de lanzamiento puede ayudarle a detectar los puntos débiles. Pida a las partes interesadas que prueben diversos aspectos, desde los flujos de trabajo de atención al cliente hasta las demostraciones de productos, y recabe opiniones sobre cualquier cosa que deba mejorarse. Presta atención a los pequeños detalles, ya que suelen tener el mayor impacto durante el lanzamiento.
Las empresas con pruebas de pre-lanzamiento y evaluaciones de riesgos sólidas están mejor preparadas para afrontar los retos de última hora. No se salte este paso, podría evitarle problemas importantes el día del lanzamiento.
6. Lanzar y supervisar el rendimiento en tiempo real
Imagínese que se apresura a lanzar un producto sólo para descubrir que una función clave no funciona o que un comunicado de prensa contiene errores importantes. Este tipo de escenario es más común de lo que cree cuando las revisiones previas al lanzamiento se tratan como algo opcional. Realice una revisión completa de los materiales de marketing, los canales de distribución y la funcionalidad del producto antes del lanzamiento oficial.
Un simulacro de lanzamiento puede ayudarle a detectar los puntos débiles. Pida a las partes interesadas que prueben diversos aspectos, desde los flujos de trabajo de atención al cliente hasta las demostraciones de productos, y recabe opiniones sobre cualquier cosa que deba mejorarse. Presta atención a los pequeños detalles, ya que suelen tener el mayor impacto durante el lanzamiento.
Bain & Company insiste en la necesidad de realizar un seguimiento de los indicadores de rendimiento durante y después del lanzamiento. Un uso inteligente de los datos ayuda a medir el progreso y a identificar problemas. No se limite a supervisar, adáptese rápidamente si la información muestra problemas o campañas de bajo rendimiento para mantener el impulso.
Incluso el plan más detallado puede toparse con obstáculos sin las herramientas adecuadas para gestionarlo. Ya se trate de solapar plazos, cambiar prioridades o coordinar varios equipos, es esencial contar con un sistema de gestión de tareas bien organizado.
La herramienta de gestión de tareas adecuada puede ayudarle a estar al tanto de cada fase del lanzamiento, desde los preparativos previos hasta las evaluaciones posteriores, garantizando que ninguna tarea se escape. Exploremos cómo esta herramienta de gestión de tareas puede ayudar a agilizar este proceso, manteniendo a su equipo organizado y en el buen camino.
Utilizar las herramientas adecuadas para lanzar un producto sin problemas
Gestionar el lanzamiento de un producto puede parecer como hacer malabarismos con docenas de piezas móviles, preparar el contenido, formar a los equipos, coordinar la difusión y mucho más. Lo que hace que este tablero sea tan útil es su simplicidad y la forma en que mantiene todo visible y organizado. No tendrás que buscar entre correos electrónicos dispersos o vagas listas de tareas pendientes. En su lugar, puedes ver exactamente lo que está en curso, lo que necesita atención y lo que está completado.
Supongamos que estás preparando un comunicado de prensa y esperas la aprobación de otro equipo. En lugar de adivinar o comprobar constantemente, puedes ver fácilmente el estado de la tarea y saber quién está trabajando en qué. Sin conjeturas ni confusiones. Funciona porque refleja lo que hemos dicho: claridad, responsabilidad y colaboración fluida. Los equipos pueden evitar el incumplimiento de los plazos detectando los retrasos con antelación y solucionándolos antes de que se agraven.
El tablero también ayuda a equilibrar los objetivos a largo plazo y las tareas a corto plazo. Los equipos que trabajan en demostraciones de productos, material de ventas o preguntas frecuentes de los clientes pueden avanzar sin esperar a que otros terminen. Al mantener las tareas categorizadas, puedes centrarte en una cosa a la vez sin sentirte abrumado por todo lo que ocurre a tu alrededor.
Lo que realmente lo hace eficaz es cómo se adapta a medida que avanzas. Si hay que rehacer una tarea o surge una nueva prioridad, puedes hacer ajustes sin desbaratar todo el plan. Es flexible y mantiene al equipo alineado, garantizando que ninguna tarea se escape. Este tipo de estructura no sólo ayuda durante el lanzamiento, sino que te prepara para el éxito a largo plazo. Con el sistema adecuado, siempre sabrás cómo están las cosas y qué hay que hacer a continuación.
Un sistema de gestión de tareas bien estructurado mantiene a los equipos alineados, las tareas organizadas y el progreso visible, haciendo que incluso los lanzamientos de productos complejos sean manejables. Veamos ahora más de cerca cómo se ha diseñado este tablero para gestionar cada fase del lanzamiento de un producto con precisión y flexibilidad.
Una mirada más atenta a este tablero de lanzamiento de productos
Una gran herramienta no es sólo cuestión de organización, sino de claridad y fluidez. Este tablero de lanzamiento de productos divide visualmente las tareas en etapas, lo que permite a los equipos realizar un seguimiento del progreso, priorizar lo que necesita atención y colaborar sin confusión. Exploremos cómo cada una de las funciones clave de este tablero ayuda al equipo a mantener el rumbo y garantiza que todo el proceso de lanzamiento se desarrolle sin problemas.
Así es como funciona, empezando por la adición de nuevas tareas, donde las ideas y los elementos de acción entran sin problemas en el sistema y avanzan hacia su finalización.
1. Añadir nuevas tareas: Captar ideas y mantener el impulso
Todo lanzamiento de producto comienza con ideas y acciones, y este tablero facilita su captura sin perder el ritmo. Tanto si se trata de realizar estudios de mercado como de preparar contenidos, las nuevas tareas pueden añadirse sin problemas a medida que surgen.
Esta función mantiene la agilidad del equipo y garantiza que las acciones importantes no se pasen por alto ni se retrasen. Al permitir que las tareas se añadan sobre la marcha, los equipos pueden reaccionar ante nuevas prioridades, adaptarse a los comentarios y mantener el impulso, todo ello manteniendo todo organizado en un solo lugar.
2. Creación y gestión de columnas: Organizar las tareas por etapas
Las columnas definen las etapas clave de su flujo de trabajo, facilitando el seguimiento de las tareas a medida que pasan de una fase a la siguiente. Ya se trate de la planificación inicial, la creación de contenidos o la formación, cada columna representa un paso en el proceso de lanzamiento del producto.
Lo que hace valiosa esta función es su flexibilidad. Puede cambiar el nombre, reorganizar o incluso añadir columnas a medida que evoluciona el proyecto. Si cambian las prioridades o se necesita un nuevo paso, el flujo de trabajo puede actualizarse sin causar confusión. Esto mantiene a todo el mundo en la misma página y garantiza que ninguna tarea quede pendiente entre fases. Es como dar a tu equipo una hoja de ruta clara con la libertad de ajustarla sobre la marcha.
3. Alejar el zoom para obtener una visión general rápida: Encuentre rápidamente lo que necesita
Cuando gestionas varias tareas, es fácil perderse en los detalles. Ahí es donde la función de zoom resulta útil. Al ocultar los detalles adicionales y mostrar solo los nombres de las tareas, te ofrece una vista limpia y simplificada de todo el tablero, lo que facilita la detección de tareas, plazos o cuellos de botella de un vistazo.
Esta función es especialmente útil cuando se dispone de poco tiempo y se necesita una visión rápida de lo que hay pendiente o cuando se busca una tarea concreta. Se trata de ayudarte a escanear el tablón de manera eficiente y a centrarte en lo importante sin distracciones.
4. Gestionar a los compañeros de equipo y sus funciones: Asignar responsabilidades y controlar el acceso
En cualquier proyecto de éxito, saber quién es responsable de qué es clave. Esta función le permite añadir compañeros de equipo, asignarles funciones y ajustar los niveles de acceso según sea necesario. Tanto si alguien es jefe de proyecto, colaborador o simplemente un espectador, puedes gestionar fácilmente sus permisos en función de su participación.
Así se evitan confusiones y se protegen las tareas o la información confidencial. Los miembros del equipo saben exactamente lo que se espera de ellos, y los jefes pueden mantener el control sin microgestionar. Con cada uno en su papel, el equipo funciona con más eficacia y las tareas pasan sin problemas de una fase a otra.
5. Chat: Mantenga las discusiones generales en un solo lugar
Mientras que las fichas de tareas individuales tienen sus propias opciones de chat, el chat del tablero es donde puedes comunicarte con todo el equipo a la vez. Es ideal para actualizaciones generales, anuncios o discusiones que no pertenecen a ninguna tarea específica.
Esta función ayuda a reducir la confusión al mantener las conversaciones de todo el equipo separadas de las específicas de cada tarea. En lugar de que las actualizaciones importantes queden enterradas en chats individuales, permanecen accesibles y visibles para todos, lo que garantiza que nadie se pierda información clave.
6. Compartir archivos y archivos adjuntos: Mantener los recursos accesibles
Esta función permite al equipo cargar, crear o vincular archivos directamente en el tablero, lo que garantiza el fácil acceso a documentos importantes como guías de productos, informes de análisis o carpetas de prensa. En lugar de buscar en el correo electrónico o en el almacenamiento externo, los miembros del equipo pueden encontrar lo que necesitan justo donde se realiza el trabajo.
Al adjuntar archivos directamente a la tarea o al tablón, mantiene los recursos organizados y relevantes. Los miembros del equipo siempre tienen acceso a las últimas versiones, lo que ayuda a evitar confusiones y garantiza que todos trabajan con información actualizada. Este intercambio ágil de archivos hace que los proyectos avancen con eficacia y elimina la pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos críticos.
7. Opción de resaltado: Encuentre rápidamente lo que necesita
Con múltiples tareas repartidas en diferentes etapas, la opción de resaltado te ayuda a filtrar y centrarte exactamente en lo que estás buscando. Tanto si quieres encontrar tareas asignadas a miembros concretos del equipo, como las marcadas como de alta prioridad o las que vencen pronto, esta herramienta facilita la aplicación de cualquier combinación de filtros.
Esta función es especialmente útil cuando se acercan las fechas límite o cuando determinadas tareas requieren atención inmediata. En lugar de escanear todo el tablón, puedes resaltar rápidamente las tareas relevantes y estar al tanto de lo más importante, ahorrando tiempo y mejorando la eficiencia.
8. Configuración del tablero: Ajuste fino de su tablero de lanzamiento de productos
Los ajustes del tablero le ofrecen un control total sobre cómo se gestionan las tareas y el progreso durante el lanzamiento del producto, garantizando que cada etapa se desarrolle sin problemas. He aquí cómo ayudan:
Configuración de la privacidad: Gestiona quién puede acceder o contribuir al tablón, manteniendo seguros los detalles sensibles del producto y permitiendo al mismo tiempo que colaboren las personas adecuadas.
Límites de trabajo en curso: Evita que tu equipo asuma demasiadas tareas a la vez, reduciendo el agotamiento y garantizando que las tareas de alta prioridad reciban la atención que merecen.
Numeración automática de tareas: Mantenga las tareas fácilmente identificables para que su equipo pueda seguirlas sin confusión a medida que avanzan por las fases de lanzamiento del producto.
Visión general del progreso: Obtenga una instantánea en tiempo real de las tareas completadas, los elementos atrasados y los próximos plazos, lo que le ayudará a abordar los cuellos de botella antes de que se conviertan en problemas.
Gestión de columnas: Ajuste etapas como «Preparación previa al lanzamiento» o «Creación de contenido externo» para adaptarse a las necesidades de su plan de lanzamiento en evolución.
Gestión de etiquetas: Etiquete las tareas con etiquetas como «marketing», «formación de clientes» o «difusión en los medios de comunicación», para poder filtrarlas y localizarlas rápidamente.
Opciones de archivo o exportación: Archiva el tablero tras el lanzamiento o exporta los datos clave para revisar lo que ha funcionado y planificar futuros lanzamientos.
Con la configuración adecuada, el tablero de lanzamiento de su producto sirve como una poderosa hoja de ruta, manteniendo las tareas organizadas, los equipos alineados y el progreso visible en cada etapa. Ahora, vamos a desglosar cómo funcionan las tarjetas de tareas individuales y a ver cómo te ayudan a gestionar cada paso del lanzamiento con precisión y facilidad.
Divida las tareas de lanzamiento del producto en pasos manejables
El lanzamiento de un producto implica docenas de piezas móviles, pero el éxito viene de dividirlas en tareas más pequeñas y procesables que los equipos puedan abordar fácilmente. Ahí es donde las hojas de ruta desempeñan un papel clave. Cada tarjeta de tareas es algo más que un recordatorio, es un eje central donde los equipos pueden acceder a todos los detalles que necesitan para hacer el trabajo.
Desde el primer vistazo, una tarjeta de tarea le indica todo lo importante: qué hay que hacer (detalles de la tarea), quién es el responsable (asignar tarea), el estado actual de la tarea, cuándo vence y a qué categoría pertenece (etiquetas). Esta configuración facilita a los equipos la priorización del trabajo, la rendición de cuentas y la garantía de que no se olvida ningún paso por el camino. Echemos un vistazo más de cerca a cómo cada una de estas características ayuda a dividir incluso los lanzamientos de productos más complejos en tareas manejables y alcanzables.
Las grandes tareas pueden resultar abrumadoras, pero la pestaña de lista de control las hace manejables al dividirlas en pasos más pequeños y procesables. Una vez abierta la pestaña, puedes crear una lista de subtareas, cada una con su propia fecha de vencimiento y persona asignada. Esto te permite asignar partes específicas de una tarea más amplia a distintos miembros del equipo, manteniendo al mismo tiempo plazos claros para su realización.
Por ejemplo, al preparar un análisis sectorial, puede crear subtareas para recopilar perfiles de analistas, crear materiales informativos y programar sesiones, todo dentro de la misma tarjeta de tareas. Esta estructura mantiene organizadas las tareas de gran envergadura y garantiza el seguimiento y la finalización puntual de cada paso, lo que facilita enormemente todo el proceso.
3. Mantener conversaciones sobre tareas específicas en un solo lugar
La pestaña de chat está diseñada para simplificar y centrar la colaboración, manteniendo las conversaciones específicas de la tarea dentro de la propia ficha de tarea. En lugar de utilizar herramientas de comunicación externas o largas cadenas de correo electrónico, los miembros del equipo pueden discutir la tarea directamente, asegurándose de que todos los comentarios, opiniones y actualizaciones relevantes permanecen en un solo lugar.
Esta función es especialmente útil para hacer un seguimiento de las decisiones o aclarar detalles sin interrumpir el flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando se habla de plazos o entregas, los miembros del equipo pueden consultar rápidamente mensajes anteriores sin tener que cambiar de herramienta. Esto agiliza la comunicación, mantiene a todos en la misma página y ahorra tiempo al eliminar la necesidad de buscar actualizaciones importantes en otro lugar.
4. Tenga a mano los archivos de lanzamiento del producto
La pestaña de archivos adjuntos cambia las reglas del juego cuando se trata de mantener organizados y accesibles todos los materiales de lanzamiento de productos, como comunicados de prensa, demostraciones de productos o activos de marketing. Cada ficha de tarea puede almacenar sus propios archivos relevantes, para que tu equipo sepa siempre dónde encontrar lo que necesita, ya sea un documento de análisis de la competencia o el borrador de un anuncio de producto.
Una de las funciones más importantes es la posibilidad de actualizar las versiones de los archivos directamente en la tarjeta. En lugar de confundir a su equipo con varias versiones de archivos como «press_release_v1» o «final_v3», puede cargar versiones actualizadas en el mismo archivo adjunto. Esto garantiza que todo el mundo trabaja con los archivos más recientes, evitando confusiones y haciendo más eficiente la colaboración durante las fases críticas del lanzamiento.
5. Seguimiento de todos los cambios relacionados con el lanzamiento de productos
La pestaña de historial ofrece un registro detallado de todos los cambios realizados en una tarea, lo que garantiza que todo el equipo se mantenga informado y sea responsable. Tanto si se trata de una actualización de estado, un archivo adjunto, un cambio de etiqueta o un cambio de asignación, todo queda registrado en orden cronológico.
Esta función es especialmente valiosa durante el lanzamiento de un producto, cuando las tareas y responsabilidades evolucionan rápidamente. Si cambia un plazo o se asigna un nuevo miembro al equipo, cualquiera puede saber fácilmente qué ocurrió y cuándo. Elimina la confusión sobre quién hizo qué y ayuda a los equipos a resolver los problemas de manera eficiente mediante la revisión de las decisiones anteriores y las actualizaciones en un solo lugar. Con este nivel de visibilidad, puede evitar los fallos de comunicación y mantener el lanzamiento en marcha.
Conclusión: Prepare el lanzamiento de su producto para el éxito
El éxito del lanzamiento de un producto se basa en una planificación minuciosa, una colaboración eficaz y una gestión organizada de las tareas. El desglose de tareas complejas, la asignación de responsabilidades y el seguimiento del progreso garantizan que nada se escape. Mediante el uso de pasos estructurados, desde la preparación previa al lanzamiento hasta las revisiones posteriores, su equipo puede trabajar con claridad y confianza.
Con las herramientas y procesos adecuados, se reduce el riesgo de retrasos, oportunidades perdidas y caos de última hora. En su lugar, se crea un camino racionalizado que alinea a todos hacia un objetivo común, dando a su producto la mejor oportunidad de tener un impacto fuerte y duradero.
Gestionar la comunicación mientras se trabaja en proyectos puede ser todo un reto. El desorden de la bandeja de entrada, las notificaciones interminables y la necesidad de cambiar de plataforma para responder pueden ralentizar el flujo de trabajo. Es un proceso frustrante y que lleva mucho tiempo.
La función «Responder por correo electrónico al chat» permite responder directamente a las notificaciones de chat desde el correo electrónico. Solo tienes que pulsar «Responder» en tu cliente de correo electrónico y tu mensaje se sincronizará perfectamente con el chat correspondiente, manteniendo la conversación fluida y organizada.
A continuación te explicamos cómo funciona esta función tanto en los chats con tarjetas de tareas como en los chats a nivel de junta directiva, y por qué puede hacer que la colaboración sea más fluida y eficaz.
Cómo funciona «Responder por correo electrónico al chat
Cuando se produce una conversación dentro de una hoja de ruta, las notificaciones por correo electrónico incluyen el historial de chat y los detalles de la tarea. Puedes pulsar «Responder» en tu cliente de correo electrónico y tu respuesta aparecerá al instante en la sección de chat de la hoja de ruta.
La comunicación en el foro es igualmente fluida. Los mensajes del chat de la pizarra se envían a tu correo electrónico y, cuando respondes, tu respuesta se sincroniza con el chat de la pizarra para que todos puedan verla. No es necesario iniciar sesión.
La magia detrás de «Responder por correo electrónico al chat»
Mantente en contexto: Las notificaciones por correo electrónico incluyen el hilo completo de la conversación, vinculado directamente a la tarea o al tablón correspondiente. Puedes pulsar «Responder» en tu correo electrónico, y tu mensaje se sincroniza automáticamente como una actualización del chat, manteniendo todo conectado y claro.
Sin desorden, sólo claridad: Las firmas de correo electrónico, logotipos y archivos adjuntos innecesarios se eliminan automáticamente, lo que garantiza que los debates se mantengan limpios, centrados y fáciles de seguir.
Mantenga a todos alineados: Su respuesta por correo electrónico no sólo se registra, sino que es visible al instante para todos los compañeros de equipo con acceso a la tarea o al tablero, lo que garantiza que todos se mantengan actualizados y en la misma página.
Cómo le ayuda
Ahorra tiempo y energía: Al responder directamente desde tu bandeja de entrada te ahorras la molestia de cambiar de pestaña o iniciar sesión, lo que te permite centrarte en tu trabajo.
Mantenga la profesionalidad: Los chats son limpios y sin distracciones, lo que facilita que tu equipo siga las discusiones y tome decisiones más rápido.
Perfecto para equipos remotos y ocupados: Esta función garantiza que los equipos remotos permanezcan conectados y que ninguna actualización se retrase, independientemente de las zonas horarias.
Cómo ayuda en la vida real
Plazos ajustados: Proporcione rápidamente actualizaciones o responda a preguntas sin interrumpir su flujo de trabajo.
Colaboración entre zonas horarias: Asegúrese de que sus compañeros de equipo remotos estén informados sin necesidad de conectarse a Kerika.
Simplificación de las revisiones de tareas: Añada notas o comentarios directamente desde su bandeja de entrada, con todo vinculado a la tarea correcta.
Por qué te encantará
La función «Responder por correo electrónico al chat» mantiene la comunicación racionalizada, organizada y accesible. No solo ahorra tiempo, sino que simplifica la colaboración, garantizando que todo el mundo permanezca conectado y alineado sin esfuerzos ni pasos innecesarios.
Conclusión
La función «Responder por correo electrónico al chat» transforma la forma en que los equipos se comunican, haciendo que la colaboración sea fluida y eficiente. Gracias a la posibilidad de responder directamente desde la bandeja de entrada, todas las actualizaciones se mantienen organizadas, accesibles y vinculadas a la tarea o el tablón adecuados. Este enfoque no sólo ahorra tiempo, sino que también garantiza la claridad y la alineación en todo el equipo, incluso cuando se trabaja a distancia o con plazos ajustados.
Nuestros precios anteriores no habían cambiado en más de 10 años y ya no reflejaban ni el valor de nuestro producto ni el hecho de que ahora tenemos más usuarios fuera de los Estados Unidos que dentro.
Por lo tanto, ¡era hora de actualizar nuestro modelo de precios en todos los aspectos! En esta publicación del blog resumimos todos los cambios, y en las secciones siguientes encontrarás enlaces a otras publicaciones y páginas web que explican cada detalle con mayor profundidad:
Precios más bajos para la mayoría de los países
Durante los últimos 10 años tuvimos un solo precio: $7 por miembro del equipo, pagado anualmente. Aunque este precio era bajo para el mercado de los Estados Unidos, suponía un desafío para las personas de países con economías menos desarrolladas y menor poder adquisitivo.
Ahora estamos haciendo que Kerika sea más accesible para los usuarios fuera de los EE.UU.:
El nuevo precio para el Plan Profesional para clientes en EE.UU. será de $9 por usuario al mes o $90 al año.
Los clientes de casi todos los demás países podrán suscribirse a una tarifa más baja.
Esto significa que los clientes de países con economías más pequeñas podrán comprar las mismas suscripciones a Kerika que los clientes de países más ricos, pero con un descuento significativo.
Este cambio se reflejará cuando visites la página de precios de Kerika y cuando consultes los planes disponibles dentro de la aplicación de Kerika. El precio que verás será el monto con descuento y estará en tu moneda local.
Por ejemplo, los usuarios de México verán el Plan Profesional a 100 pesos mensuales / 1,000 pesos anuales.
El Plan Empresarial para México costará 200 pesos mensuales / 2,000 pesos anuales.
Paga en tu propia moneda
Además de reducir los precios fuera de los EE.UU., ahora también permitimos a nuestros clientes pagar en 135 monedas diferentes.
Esto facilitará la compra de suscripciones a Kerika a personas en distintos países que puedan tener dificultades para realizar pagos en dólares estadounidenses.
Los nuevos usuarios de un servicio en línea pueden dudar antes de adquirir una suscripción anual sin conocer completamente el servicio. La opción más natural para los nuevos clientes es hacer un compromiso financiero menor al principio, comprando suscripciones mensuales. Ahora facilitamos esta opción.
Ahora puedes elegir entre suscripciones mensuales o anuales (sin mezclar ambas).
Las suscripciones anuales cuestan 10 veces la tarifa mensual, por lo que si planeas usar Kerika por más de 10 meses, será más barato optar por la suscripción anual.
Si eres un nuevo cliente y tienes dudas sobre comprometerte con Kerika, ahora tienes una opción fácil para seguir usándolo después de tu prueba gratuita de 30 días: compra una suscripción mensual por unos meses y luego cambia a la suscripción anual para ahorrar dinero cuando estés seguro de los beneficios de Kerika para la productividad de tu equipo.
Garantía de devolución de dinero en 30 días
Para que los nuevos clientes compren suscripciones anuales con confianza, ahora ofrecemos una garantía de devolución de dinero de 30 días.
Si cambias de opinión dentro de los 30 días posteriores a la compra de una suscripción anual, por cualquier motivo, puedes solicitar un reembolso completo en efectivo.
¡Ahora no tienes que preocuparte por cometer un error al hacer clic en el botón de compra!
Nuestro sistema anterior para calcular y gestionar reembolsos era complicado y generaba problemas en nuestro sistema de facturación, lo que a su vez creaba errores que afectaban tanto a nuestros clientes como a nosotros.
Ahora pasamos a un sistema más simple:
Si decides cancelar una suscripción, recibirás un crédito proporcional en tu cuenta de Kerika, que podrás usar en compras futuras.
Los créditos no caducan y no pueden ser reembolsados en efectivo: solo pueden utilizarse para futuras compras.
Descuento para instituciones educativas y organizaciones sin fines de lucro
El antiguo Plan Académico y para Organizaciones sin Fines de Lucro permitía a equipos de hasta 10 personas usar Kerika de forma gratuita. Sin embargo, este sistema era difícil de administrar, se prestaba para abusos y no beneficiaba a todas las escuelas, universidades y ONGs.
El nuevo Plan Académico y para Organizaciones sin Fines de Lucro ahora funciona con un descuento del 50 %:
Si calificas, podrás comprar cualquier plan a mitad de precio.
Ya no hay límite en el tamaño de los equipos.
Este cambio hace que sea más fácil para organizaciones grandes adoptar Kerika a nivel institucional.
La mayoría de las compras deberán hacerse en línea
Antes ofrecíamos la opción de solicitar una factura para pagar mediante cheque bancario o depósito directo. Sin embargo, muchos usuarios abusaban de esta opción, solicitaban facturas y nunca las pagaban.
Con el nuevo sistema, la opción de comprar fuera de línea (solicitar una factura) solo estará disponible para clientes seleccionados.
Clientes antiguos que han utilizado este método durante años (por ejemplo, agencias gubernamentales o grandes empresas con procesos estrictos de cuentas por pagar) podrán seguir usándolo, pero con reglas estrictas: si las facturas no se pagan a tiempo, las suscripciones asociadas serán canceladas.
Si eres un nuevo cliente y necesitas este método de pago, contáctanos.
Facilidad para reemplazar usuarios dentro de una cuenta
Con el nuevo sistema de precios, será más fácil para los clientes reemplazar un usuario por otro sin cargos adicionales, siempre que la eliminación del usuario anterior y la adición del nuevo usuario se realicen el mismo día.
Si un usuario es eliminado y otro agregado el mismo día, no se generará ninguna transacción de facturación.
Más detalles en tu historial de facturación
La pantalla de Historial de Facturación, a la que puedes acceder haciendo clic en la opción «Administrar cuenta» en el menú que aparece al hacer clic en tu avatar en la esquina superior derecha de la aplicación de escritorio, ahora mostrará más información sobre cambios como:
Activación/desactivación de la renovación automática,
Agregar o eliminar usuarios, etc.
Esto ayudará a los clientes a comprender mejor cómo ha cambiado su facturación con el tiempo.
Transición sin interrupciones
Este es quizás el punto más importante: si ya eres cliente de Kerika, tu plan continuará sin cambios hasta que termine su periodo actual.
Si compraste tu suscripción a $84 por usuario al año, y el nuevo precio en tu región ahora es 1,500 pesos, no necesitas hacer ningún pago adicional en este momento. Los nuevos precios entrarán en vigor al final de tu período actual.
Si estabas usando el antiguo Plan Académico y para ONGs, este continuará hasta que termine su periodo actual. Luego, deberás comprar el Plan Profesional o Empresarial, pero automáticamente recibirás el descuento para ONGs.
¿Preguntas o inquietudes?
Sabemos que los cambios en los precios pueden generar incertidumbre para algunos usuarios, sin importar cuánto cuidado pongamos en diseñar el nuevo modelo.
Estamos felices de responder a tus preguntas y escuchar tus inquietudes.
Como parte de nuestro esfuerzo continuo para hacer que Kerika sea fácil de usar y comprar desde cualquier parte del mundo, nuestro nuevo sistema de precios permitirá a los clientes pagar en cualquiera de estas monedas:
USD – Dólar estadounidense AED – Dírham de los Emiratos Árabes Unidos AFN – Afgani afgano ALL – Lek albanés AMD – Dram armenio ANG – Florín de las Antillas Neerlandesas AOA – Kwanza angoleño ARS – Peso argentino AUD – Dólar australiano AWG – Florín arubeño AZN – Manat azerbaiyano BAM – Marco convertible de Bosnia y Herzegovina BBD – Dólar de Barbados BDT – Taka bangladesí BGN – Lev búlgaro BIF – Franco burundés BMD – Dólar de Bermudas BND – Dólar de Brunéi BOB – Boliviano boliviano BRL – Real brasileño BSD – Dólar bahameño BWP – Pula de Botsuana BYN – Rublo bielorruso BZD – Dólar de Belice CAD – Dólar canadiense CDF – Franco congoleño CHF – Franco suizo CLP – Peso chileno CNY – Yuan renminbi chino COP – Peso colombiano CRC – Colón costarricense CVE – Escudo caboverdiano CZK – Corona checa DJF – Franco yibutiano DKK – Corona danesa DOP – Peso dominicano DZD – Dinar argelino EGP – Libra egipcia ETB – Birr etíope EUR – Euro FJD – Dólar fiyiano FKP – Libra de las Islas Malvinas GBP – Libra esterlina británica GEL – Lari georgiano GIP – Libra de Gibraltar GMD – Dalasi gambiano GNF – Franco guineano GTQ – Quetzal guatemalteco GYD – Dólar guyanés HKD – Dólar de Hong Kong HNL – Lempira hondureño HTG – Gourde haitiano HUF – Florín húngaro IDR – Rupia indonesia ILS – Nuevo shéquel israelí INR – Rupia india ISK – Corona islandesa JMD – Dólar jamaicano JPY – Yen japonés KES – Chelín keniano KGS – Som kirguís KHR – Riel camboyano KMF – Franco comorense KRW – Won surcoreano KYD – Dólar de las Islas Caimán KZT – Tenge kazajo LAK – Kip laosiano LBP – Libra libanesa LKR – Rupia de Sri Lanka LRD – Dólar liberiano LSL – Loti lesotense MAD – Dírham marroquí MDL – Leu moldavo MGA – Ariary malgache MKD – Denar macedonio MMK – Kyat birmano MNT – Tugrik mongol MOP – Pataca de Macao MUR – Rupia mauriciana MVR – Rufiyaa maldiva MWK – Kwacha malauí MXN – Peso mexicano MYR – Ringgit malayo MZN – Metical mozambiqueño NAD – Dólar namibio NGN – Naira nigeriana NIO – Córdoba nicaragüense NOK – Corona noruega NPR – Rupia nepalí NZD – Dólar neozelandés PAB – Balboa panameño PEN – Sol peruano PGK – Kina de Papúa Nueva Guinea PHP – Peso filipino PKR – Rupia pakistaní PLN – Złoty polaco PYG – Guaraní paraguayo QAR – Rial catarí RON – Leu rumano RSD – Dinar serbio RUB – Rublo ruso RWF – Franco ruandés SAR – Rial saudí SBD – Dólar de las Islas Salomón SCR – Rupia de Seychelles SEK – Corona sueca SGD – Dólar singapurense SHP – Libra de Santa Elena SLE – Leone sierraleonés SOS – Chelín somalí SRD – Dólar surinamés STD – Dobra de Santo Tomé y Príncipe (pre-2018, reemplazado por STN) SZL – Lilangeni suazi THB – Baht tailandés TJS – Somoni tayiko TOP – Paʻanga tongano TRY – Lira turca TTD – Dólar de Trinidad y Tobago TWD – Nuevo dólar taiwanés TZS – Chelín tanzano UAH – Grivna ucraniana UGX – Chelín ugandés UYU – Peso uruguayo UZS – Som uzbeko VND – Đồng vietnamita VUV – Vatu vanuatuense WST – Tala samoano XAF – Franco CFA de África Central XCD – Dólar del Caribe Oriental XCG – (No es un código de moneda estándar; se requiere aclaración) XOF – Franco CFA de África Occidental XPF – Franco CFP (utilizado en territorios franceses del Pacífico) YER – Rial yemení ZAR – Rand sudafricano ZMW – Kwacha zambiano
Si tu país no está en la lista anterior, la forma predeterminada de pago será en USD – Dólares estadounidenses.
En una era de conectividad constante, en la que las notificaciones digitales y los flujos de información son interminables, la productividad es más difícil de mantener que nunca. Este estudio del Pew Research Center pone de relieve cómo la sobrecarga de información afecta a nuestra capacidad para priorizar tareas y tomar decisiones con eficacia, lo que provoca un aumento del estrés y una disminución de la productividad. Muchos de nosotros nos enfrentamos a los mismos retos: plazos olvidados, proyectos a medio terminar y esa sensación paralizante de agobio cuando se hacen malabarismos con demasiadas prioridades.
El método «Getting Things Done» (GTD) se ha convertido en un revulsivo para quienes buscan claridad y control sobre sus tareas. Pero aplicarlo con éxito no siempre es sencillo. Esta guía te guiará a través de pasos prácticos para adoptar plenamente el método GTD, evitar errores comunes y proporcionarte las herramientas adecuadas para ejecutar tu flujo de trabajo. Pongámonos manos a la obra y comencemos a trabajar de forma eficiente.
Pasos esenciales para dominar la productividad y poner manos a la obra
Alcanzar la productividad no ocurre por casualidad, es el resultado de un enfoque deliberado y bien estructurado. Exploremos los pasos esenciales que te ayudarán a organizar tus tareas, priorizar eficazmente y convertir tus intenciones en resultados tangibles.
Paso 1: Capturar todo en un sistema de confianza
El método GTD comienza con la captura de cada idea, tarea o compromiso en un sistema fiable fuera de tu cerebro. El objetivo es liberar a tu mente de la carga de recordarlo todo y asegurarte de que no se te escapa nada importante. Esto es crucial porque la sobrecarga mental merma considerablemente la productividad(Mayer y Moreno, 2003).
Crea una bandeja de entrada o una ubicación central donde puedas anotar inmediatamente las tareas que vayan surgiendo. Ya sea una herramienta digital, un cuaderno o ambos, la clave es la constancia a la hora de anotar cada tarea.
Cuidado con: Confiar en la memoria en lugar de documentar las tareas. Los estudios demuestran que la sobrecarga mental merma la productividad, así que haz de la captura un hábito que no te saltes.
Paso 2: Aclarar y clasificar las tareas
Una vez que haya capturado las tareas, aclare qué significa cada elemento y qué acciones son necesarias. No todas las tareas requieren atención inmediata, algunas pueden requerir delegación, programación o simplemente descartarse.
Pregúntese: «¿Se puede actuar ahora?». Si la respuesta es afirmativa, define el siguiente paso. Si no, clasifícalo en «Algún día/tal vez», «Referencia» o «Esperando». Este proceso evita el desorden y mantiene tu lista procesable.
Cuidado con: Tareas vagas o poco claras, como «Preparar informe». Sé específico sobre las próximas acciones: «Redacta el borrador del informe» aporta claridad e impulso.
Paso 3: Organizar las tareas en función del contexto y la prioridad
Organizar las tareas por prioridad y contexto garantiza que puedas acceder a las tareas adecuadas en el momento oportuno. Las tareas pueden agruparse por proyecto, plazo o entorno (por ejemplo, tareas para reuniones o recados).
Utiliza categorías como «Urgente», «Importante» y «Delegado» para facilitar la toma de decisiones. Considera la Matriz Eisenhower para distinguir entre tareas urgentes e importantes.
Cuidado con: Sobrecargar las categorías de alta prioridad. Si todo se etiqueta como urgente, corres el riesgo de cansarte de tomar decisiones y sentirte abrumado.
Paso 4: Programar tiempo para revisar y planificar
Revisar periódicamente tu lista de tareas te garantiza que te mantienes al día de tus compromisos y que puedes ajustar los planes según sea necesario. La revisión semanal, un elemento central de GTD, te permite reflexionar sobre lo que está completado, pendiente o ya no es relevante.
Dedica un tiempo cada semana a revisar los próximos plazos, las tareas pendientes y los proyectos a largo plazo. Aprovecha esta sesión para limpiar tu sistema y volver a centrarte en lo importante.
Cuidado con: Omitir revisiones debido a una agenda apretada. Sin revisiones periódicas, tu lista de tareas puede quedar desfasada o resultar abrumadora.
Paso 5: Divida las tareas complejas en pasos manejables
Las tareas o proyectos de gran envergadura pueden intimidar y llevar a la procrastinación. Dividirlos en pasos más pequeños y alcanzables aporta claridad y te mantiene en movimiento.
Para cualquier proyecto, identifique el primer paso procesable, como «Programar reunión inicial» o «Reunir materiales de investigación». A medida que vayas completando tareas más pequeñas, irás cobrando impulso hacia la consecución del objetivo más amplio.
Cuidado con: Subestimar el tiempo necesario para las subtareas. A la hora de planificar, asigna tiempo de reserva para tener en cuenta retrasos inesperados.
Paso 6: Minimizar las distracciones y agrupar tareas similares
Las distracciones pueden hacer descarrilar la productividad, mientras que el cambio de contexto entre tareas disminuye la eficiencia. Es crucial minimizar las interrupciones y agrupar las tareas que requieren una atención similar.
Programe sesiones de trabajo en profundidad para tareas de alta concentración y agrupe actividades similares, como responder correos electrónicos o realizar llamadas telefónicas, en bloques de tiempo designados.
Cuidado con: Sobrecargar el día con tareas que requieran una concentración intensa sin descansos. La fatiga puede llevar al agotamiento, así que programa tiempos muertos.
Paso 7: Reflexione y perfeccione su sistema
La productividad es un proceso evolutivo. Lo que funciona hoy puede no funcionar mañana, por lo que es esencial reflexionar periódicamente. Identificar lo que es eficaz y lo que necesita mejoras garantizará que su sistema siga siendo flexible y pertinente.
Al final de cada semana o mes, evalúe lo que funciona. Ajusta las categorías, modifica las prioridades de las tareas o experimenta con nuevas técnicas si es necesario.
Cuidado con: Aferrarse rígidamente a un sistema que ya no se adapta a su flujo de trabajo. La adaptabilidad es clave para la productividad a largo plazo.
Dominar la productividad con el método GTD comienza con la captura de tareas, la clarificación de prioridades y la revisión periódica del progreso. Una vez establecidos estos pasos, vamos a explorar cómo las herramientas adecuadas pueden agilizar tu flujo de trabajo, mejorar la colaboración y mantenerte en el buen camino.
Utilizar las herramientas adecuadas
Para hacer las cosas con éxito, es fundamental tener un sistema claro. Este tablero Kanban es un ejemplo perfecto de cómo estar al tanto de las tareas sin sentirse abrumado. Todo está perfectamente organizado en diferentes etapas, por lo que es fácil saber lo que está por venir, lo que está en curso, y lo que está hecho. Sin conjeturas ni tareas olvidadas.
¿Por qué funciona tan bien esta configuración? En primer lugar, es sencilla. Las tareas no están desperdigadas por libretas o aplicaciones. Están colocadas donde deben estar, listas para ser abordadas con prioridades y fechas de entrega claras. Refleja lo que hemos visto antes: capturar tareas, aclararlas y saber exactamente qué hay que hacer a continuación. Puedes ver las tareas que necesitan revisión, los próximos plazos y el progreso realizado hasta el momento. Así es exactamente como se evita el desorden mental del que hablábamos antes.
En segundo lugar, el diseño te ayuda a centrarte en lo que realmente importa. Al ver las tareas en distintas fases, puedes detectar rápidamente lo que requiere atención inmediata. ¿Se te han pasado los plazos? Fácil de identificar y corregir. ¿Tareas atrasadas? Justo ahí, esperando a ser reprogramadas o actualizadas.
Por último, la colaboración es más fluida. Los miembros del equipo saben en qué están trabajando sin necesidad de largos hilos de correo electrónico o constantes actualizaciones de estado. Todo está disponible, desde los comentarios hasta los archivos, lo que mantiene el progreso constante y elimina la confusión.
En resumen, este tablero funciona porque simplifica lo complejo. Pone todo lo que necesitas en un solo lugar, asegurándose de que ninguna tarea se quede en el tintero, y te permite centrarte en hacer avanzar las cosas. ¿Listo para profundizar en cómo puedes hacer que esto funcione para ti? Veámoslo paso a paso.
Eche un vistazo a esta Junta de Tareas
Este tablón de tareas está diseñado para simplificar ese caos, ofreciendo a los equipos una visión clara de lo que hay que hacer, lo que está en curso y lo que ya se ha completado. Actúa como un eje central donde las tareas, los plazos, los archivos y las actualizaciones están todos en un solo lugar, asegurando que nada se pierda.
El objetivo de este tablón es ayudar a los equipos a mantenerse organizados, priorizar las tareas con eficacia y colaborar sin problemas, sin tener que buscar constantemente actualizaciones o hacer malabarismos con listas de tareas dispersas. En esta sección, vamos a desglosar las características clave del tablero, mostrándote cómo pueden impulsar la productividad y ayudarte a hacer las cosas con éxito.
Sin un sistema adecuado, es fácil olvidar tareas importantes o sentirse abrumado por el alcance de un proyecto. Las tarjetas de tareas solucionan este problema asegurándose de que cada acción esté claramente definida y controlada. Como se muestra en la imagen, la tarjeta para «Revisar y organizar las notas de la reunión de ayer» incluye instrucciones detalladas, puntos de acción y categorías.
Este nivel de detalle reduce la confusión y elimina las idas y venidas para aclarar instrucciones, lo que permite a los equipos sumergirse en el trabajo con confianza. Al tenerlo todo en el mismo sitio, se garantiza un traspaso más fluido, actualizaciones más rápidas y mejores resultados.
Sin un flujo de trabajo claro, las tareas pueden atascarse, los plazos pueden incumplirse y los equipos pueden perder la noción del progreso. La gestión de columnas resuelve esto creando un proceso visual paso a paso en el que las tareas avanzan con fluidez por las distintas etapas.
Como se ve en la imagen, puede cambiar el nombre de las columnas, ordenar las tareas o incluso mover columnas enteras si cambian las prioridades. Esta flexibilidad garantiza que puedas adaptar el tablero a medida que evoluciona el proyecto, asegurándote de que ninguna tarea quede rezagada u olvidada. El resultado es un flujo de trabajo más fluido y visible que mantiene a todo el mundo en la misma página.
3. Alejar el zoom para obtener una visión general rápida
Cuando se gestionan varias tareas, es fácil quedarse atascado con demasiados detalles o tener dificultades para localizar rápidamente tareas específicas. La función de zoom-out resuelve este problema eliminando la información adicional y proporcionando una vista limpia y despejada de todas las tareas.
Puedes localizar fácilmente las tareas por su nombre, comprobar el progreso en las distintas fases e identificar lo que requiere atención sin desplazarte ni distraerte con detalles adicionales. Esto te ayuda a ser eficiente y mantener la concentración cuando tienes poco tiempo o necesitas una actualización rápida.
4. Gestión de los compañeros de equipo y sus funciones
Cuando los equipos no tienen claras sus funciones o responsabilidades, pueden incumplir los plazos, generar confusión o duplicar esfuerzos. Esta función lo soluciona definiendo claramente funciones como administrador del consejo, miembro del equipo o visitante. Como se muestra en la imagen, los administradores pueden gestionar las tareas y los permisos, los miembros del equipo pueden colaborar y actualizar el progreso, y los visitantes pueden ver las actualizaciones sin realizar cambios.
Esta estructura garantiza una colaboración más fluida y mantiene a salvo la información confidencial, al tiempo que responsabiliza a los miembros del equipo de sus respectivas tareas.
Sin un espacio dedicado a los debates de todo el equipo, las actualizaciones generales pueden quedar enterradas en hilos de correo electrónico o dispersas por varias plataformas. Esta función lo soluciona centralizando las conversaciones que son relevantes para todos, como los hitos del proyecto, los comentarios o los anuncios.
A diferencia de los chats de tareas específicas, el chat de la junta le permite dirigirse a todo el equipo a la vez, lo que garantiza que todos estén informados sin necesidad de consultar varios sitios. Mantiene organizados los debates generales y evita que se pierdan actualizaciones importantes.
6. Compartir archivos y archivos adjuntos en todo el equipo
Cuando los archivos importantes están dispersos por correos electrónicos o diferentes plataformas de almacenamiento, los equipos pueden perder un tiempo valioso buscando lo que necesitan. Esta función elimina ese problema al ofrecer una ubicación central donde todos pueden acceder a los archivos compartidos, ya sean informes, hojas de cálculo, presentaciones o enlaces a recursos en línea.
A diferencia de los archivos adjuntos en las fichas de tareas individuales, estos archivos están disponibles para que todo el equipo pueda consultarlos siempre que sea necesario. Fomenta una colaboración más fluida al garantizar que los documentos clave, como las directrices del proyecto o las notas de las reuniones, estén siempre al alcance de la mano, ahorrando tiempo y evitando confusiones.
Cuando se gestionan varias tareas, encontrar la correcta puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando los plazos, las prioridades y las responsabilidades se solapan. Esta función lo soluciona permitiéndote filtrar las tareas en función de criterios como la fecha de vencimiento, la prioridad, el miembro del equipo asignado o el estado. Por ejemplo, puedes resaltar al instante las tareas vencidas o las marcadas como de alta prioridad.
Como se muestra en la imagen, tiene total flexibilidad para personalizar los filtros y centrarse en las tareas que requieren una acción inmediata. Esto mantiene la eficiencia del equipo, ayuda a evitar cuellos de botella y garantiza que no se pase por alto nada importante.
La configuración del tablero te ofrece la flexibilidad de personalizarlo según las necesidades de tu proyecto, ayudándote a gestionar desde la privacidad hasta la organización de tareas.
A continuación le presentamos las principales opciones disponibles:
Resumen: Proporciona una instantánea del estado actual, mostrando las tareas completadas, los elementos atrasados y las tareas que vencen pronto. Este resumen le mantiene informado del progreso sin necesidad de abrir las fichas de tareas individuales.
Configuración de la privacidad: Controla quién puede acceder al tablón restringiendo el acceso a los miembros del equipo o compartiéndolo a través de un enlace. Esto garantiza la seguridad de los proyectos confidenciales.
Límites de trabajo en curso (WIP): Establezca límites en el número de tareas permitidas en cada columna para evitar la sobrecarga y mantener un flujo de trabajo eficiente.
Numeración automática de tareas: Asigna automáticamente números a las tareas, lo que facilita su consulta durante los debates o las revisiones de progreso.
Gestión de etiquetas: Cree y gestione etiquetas para categorizar las tareas. Las etiquetas ayudan a filtrar y priorizar los elementos, lo que permite localizar rápidamente las tareas relacionadas con temas o requisitos específicos.
Gestión de columnas: Añada, edite o reorganice columnas para reflejar los cambios en el flujo de trabajo del proyecto. Esta función garantiza la flexibilidad a la hora de adaptarse a nuevas tareas o fases.
Opciones de exportación y archivo: Exporte todo el tablero a un archivo Excel para elaborar informes externos, o archive los tableros completados para conservar el historial del proyecto.
Estos ajustes le ofrecen las herramientas necesarias para adaptar el tablero a las necesidades específicas de su equipo, manteniendo todo organizado, seguro y adaptable a los cambios.
Con el tablero totalmente configurado y organizado, es hora de centrarse en el núcleo de cualquier proyecto de éxito: las propias tareas. Exploremos cómo dividir las tareas en pasos manejables mediante tarjetas de tareas puede ayudarte a mantener la claridad, impulsar la colaboración y garantizar un progreso constante.
Divida las tareas en pasos manejables
Las hojas de ruta son la columna vertebral de cualquier proyecto, ya que transforman objetivos grandes y abrumadores en pasos más pequeños y viables.
Exploremos las principales características de las hojas de ruta y cómo ayudan a los equipos a mantener la concentración y la organización.
1. Primera impresión: Información básica de un vistazo
Cuando abra una hoja de ruta, lo primero que notará es su diseño limpio y estructurado, que presenta los detalles esenciales sin abrumarle.
He aquí por qué es importante:
Detalles de la tarea: La descripción básica de la tarea, incluido lo que hay que hacer y cualquier contexto importante. Esta sección garantiza que los miembros del equipo entiendan la tarea desde el principio y sepan exactamente qué se espera de ellos.
Asignar tarea: Identifica rápidamente quién es el responsable de la tarea o añade miembros del equipo para colaborar. Asignar tareas por adelantado garantiza la responsabilidad y evita confusiones sobre la propiedad.
Estado de la tarea: El estado actual, como «Necesita revisión» o «En curso», mantiene a todo el mundo al corriente de en qué punto se encuentra la tarea. Esta función ayuda a mantener flujos de trabajo fluidos y evita que las tareas se estanquen.
Fecha de vencimiento: La fecha límite establecida se muestra claramente, lo que garantiza que las tareas se priorizan correctamente y el progreso se alinea con los plazos del proyecto. Esta función reduce el riesgo de tareas atrasadas u olvidadas.
Etiquetas: Las etiquetas permiten clasificar fácilmente las tareas, ayudándote a organizarlas por temas como «elementos de acción», «documentación» o «seguimiento». Esto facilita filtrar las tareas más adelante y centrarse en prioridades específicas.
2. Pestaña Lista de control: Desglose de tareas en pasos prácticos
La pestaña Lista de control está diseñada para ayudarle a dividir las grandes tareas en acciones más pequeñas y manejables. En lugar de tratar las tareas complejas como un único elemento, esta función permite dividirlas en subtareas de las que se puede hacer un seguimiento individual, lo que garantiza un progreso constante y reduce el riesgo de descuidos.
Beneficios clave:
Desglose de grandes tareas: En las tareas que implican varios pasos, la lista de comprobación garantiza que no se pase por alto ningún paso. Por ejemplo, en la imagen, el elemento «Resumir decisiones» forma parte de una tarea de revisión más amplia, pero se trata como una acción independiente para garantizar su finalización.
Establecimiento de plazos: Puede asignar fechas de vencimiento específicas para cada elemento de la lista de comprobación, lo que garantiza que las subtareas se completen a tiempo y no retrasen el proyecto global. En este ejemplo, se ha fijado el 13 de febrero como fecha límite para mantener el proceso dentro de los plazos previstos.
Asignación de subtareas: La lista de comprobación también permite asignar subtareas individuales a miembros específicos del equipo. Esta función fomenta la responsabilidad, ya que garantiza que todo el mundo conoce su función y evita confusiones sobre quién es responsable de cada paso.
3. Ficha Anexos: Acceso centralizado a recursos específicos de tareas
La pestaña Archivos adjuntos permite adjuntar documentos importantes directamente a la ficha de tarea, proporcionando un lugar centralizado para archivos específicos de la tarea, enlaces o documentos de nueva creación. Esta función garantiza que los miembros del equipo dispongan de todos los recursos que necesitan sin tener que cambiar entre varias aplicaciones o plataformas.
Beneficios clave:
Acceso rápido a los archivos relevantes: En lugar de buscar en correos electrónicos o unidades en la nube, los miembros del equipo pueden encontrar todo lo relacionado con la tarea en un solo lugar. Esto ahorra tiempo y aumenta la productividad.
Crear documentos directamente: La función también permite crear documentos de Google Docs, Sheets, Slides, Forms o incluso documentos específicos del proyecto sin salir de la hoja de ruta. Esto facilita la documentación del progreso o la colaboración en las actualizaciones.
Admite varios tipos de archivos: Ya se trate de notas de reuniones, informes o maquetas de diseño, la pestaña Adjuntos admite distintos tipos de archivos y enlaces, lo que garantiza que no se omita ninguna información.
Actualice archivos fácilmente sin confusiones: Puedes subir nuevas versiones de un archivo sin borrar la antigua. Basta con pulsar el botón de carga y la versión actualizada se añadirá sin problemas. Esto le ahorra la confusión de gestionar versiones como v1, v2 o v3.
4. Historial de tareas: Siga cada cambio con precisión
La pestaña Historial mantiene un registro detallado de todas las acciones realizadas en la tarea, proporcionando un registro completo de los cambios, actualizaciones y progresos. Desde cambios de estado hasta archivos adjuntos y miembros asignados, todo queda registrado para mantener la transparencia.
Beneficios clave:
Transparencia: Todos los miembros del equipo pueden ver quién ha realizado cambios, qué se ha actualizado y cuándo se ha hecho, lo que garantiza que ninguna acción pase desapercibida.
Rendición de cuentas: Si surgen dudas sobre el progreso de las tareas o las decisiones, el historial ofrece un punto de referencia fiable.
Seguimiento de versiones: Ya se trate de cambios en los plazos, asignaciones de tareas actualizadas o documentos añadidos, el registro garantiza que las acciones anteriores puedan revisarse en cualquier momento.
Conclusión: La clave para hacer las cosas
Una gestión eficaz de las tareas es algo más que rellenar listas de comprobación: se trata de crear un proceso bien estructurado en el que la planificación, la colaboración y la responsabilidad vayan de la mano. El desglose de tareas, la asignación de responsabilidades, el establecimiento de plazos y el seguimiento de los avances mediante un sistema visual garantizan que no se pase nada por alto y que todo el mundo esté de acuerdo.
Con el enfoque y las herramientas adecuadas, puede superar la sobrecarga de información, agilizar el flujo de trabajo y alcanzar sus objetivos sin estrés. Combinando la planificación estructurada y la colaboración, darás a tu equipo la claridad y la dirección que necesita para convertir incluso los proyectos más complejos en historias de éxito.
La gestión de tareas complejas puede parecer un juego de malabares. La personalización limitada, los diseños rígidos y la mezcla repetitiva de tareas pueden hacer que el proceso sea más tedioso de lo necesario.
Un Menú de Acciones bien diseñado puede darle la flexibilidad de adaptar su tablón de tareas a su flujo de trabajo único. Desde reorganizar y cambiar el nombre de las columnas hasta mover tareas y ordenarlas por prioridad, fechas de vencimiento o asignaciones, estas funciones pueden simplificar incluso los proyectos más complejos.
¿Listo para tomar el control total de tu flujo de trabajo? Exploremos cómo el menú Acciones puede ayudarte a agilizar tus tareas y tableros con facilidad.
¿Qué es el menú de acciones de columna?
El menú Acciones de columna es una puerta de entrada para organizar y personalizar sus tableros de tareas. Accesible a través del menú de tres puntos en la parte superior de cada columna, ofrece una serie de opciones para modificar y gestionar el diseño de su tablero.
Características principales:
Añadir columnas: Inserte nuevas columnas para refinar su flujo de trabajo.
Mover columnas: Reorganiza las columnas para adaptarlas a las prioridades de tu proyecto.
Renombrar u ocultar columnas: Mantenga su tablero visualmente ordenado renombrando u ocultando temporalmente secciones.
Transfiera columnas entre tableros: Migra sin problemas una columna entera a un nuevo tablero sin perder ninguna tarea.
El menú de acciones de tareas: Clasificación simplificada
Junto con el menú Acciones de columna, el menú Acciones de tarea le ayuda a gestionar eficazmente las tareas dentro de una columna.
Clasificación de tareas:
La opción Ordenar todas las tareas le permite organizar las tareas sin esfuerzo en función de lo siguiente:
Ordenar por fecha de vencimiento: Prioriza las tareas con fechas límite próximas.
Ordenar por estado: Agrupe las tareas por etapas de progreso (por ejemplo, En curso, Completadas).
Ordenar por prioridad: Resalte las tareas de alta prioridad para que no se pierda nada crítico.
Ordenar por persona asignada: Organiza las tareas por asignados para una mayor claridad en las responsabilidades.
Ordenar por título: Ordena alfabéticamente las tareas para una consulta rápida.
Seleccione Todas las tareas:
¿Necesita actuar en varias tareas a la vez? Utilice la función Seleccionar todas las tareas para aplicar cambios en bloque de forma eficaz.
Por qué le encantarán estas funciones
Organización mejorada: Personaliza tu tablón de tareas para adaptarlo a los requisitos exactos de tu proyecto, ya estés gestionando una campaña de marketing o un sprint de desarrollo de software.
Mayor flexibilidad: A medida que los proyectos evolucionan, también lo hace su tablero. Ajusta las columnas y las tareas dinámicamente sin interrumpir tu flujo de trabajo.
Gestión racionalizada de tareas: Combina las acciones de columna con la clasificación de tareas y la selección masiva para tener un tablón perfectamente organizado.
Ordenar por columnas: Utilice Acciones de tarea para alinear las tareas por prioridad o plazos para una mayor claridad.
Experimente con los diseños: No dejes que tu tablero se estanque: sigue actualizando la disposición de las columnas a medida que cambien las necesidades de tu equipo.
Recapitulación
Las funciones Acciones de columna y Acciones de tarea te ofrecen las herramientas necesarias para adaptar y optimizar tu flujo de trabajo sin esfuerzo. Tanto si quieres añadir una columna, ordenar tareas o mover una columna a otro tablero, estas opciones te permiten adaptar tu tablero a tus necesidades.
La recaudación de fondos es el sustento de innumerables iniciativas, desde organizaciones sin ánimo de lucro que afrontan retos mundiales hasta empresas emergentes que están a punto de introducir innovaciones revolucionarias. El éxito de una campaña no consiste solo en recaudar fondos, sino también en forjar vínculos significativos, ganarse la confianza y aportar valor tanto a los donantes como a los beneficiarios.
Sin una planificación clara, el manejo de las relaciones con los donantes, la gestión de los plazos y la coordinación de los esfuerzos del equipo pueden convertirse rápidamente en un caos. La falta de seguimiento, la desalineación de objetivos y la dispersión de datos son obstáculos habituales que pueden convertir incluso las campañas más prometedoras en tareas abrumadoras.
En esta guía, le mostraremos cómo organizar su campaña de forma eficaz, abordar los posibles obstáculos y mantener el rumbo en cada paso del camino. Con consejos prácticos y técnicas de gestión estructuradas, tendrá todo lo que necesita para impulsar una campaña de éxito de principio a fin.
Así que empecemos con los pasos prácticos que le ayudarán a usted y a su equipo a mantenerse centrados, alcanzar los hitos y mantener las campañas en el buen camino.
Pasos esenciales para ejecutar con éxito una campaña de captación de fondos
Ejecutar con éxito una campaña de recaudación de fondos implica una planificación meticulosa, una ejecución estratégica y una evaluación continua. A continuación se indican los pasos esenciales que le guiarán a lo largo del proceso:
1. Definir objetivos claros
Empiece por establecer objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART) para su campaña. Determine lo que pretende conseguir, ya sea financiar un proyecto concreto, ampliar los servicios o cubrir los costes operativos. Unos objetivos claros proporcionan dirección y un punto de referencia para el éxito.
Según Smart Insights, aplicar el marco SMART a sus objetivos de marketing garantiza que estén bien definidos y sean alcanzables, lo que se traduce en campañas más eficaces.
Cuidado con: Ambigüedad en los objetivos o prioridades cambiantes que pueden dificultar el seguimiento de los progresos.
2. Reunir un equipo dedicado
Forme un comité compuesto por personal, voluntarios y partes interesadas que sientan pasión por su causa. Asigne funciones en función de los puntos fuertes de cada uno, como la captación de donantes, la planificación de eventos o el marketing. Un equipo comprometido garantiza una gestión eficaz de las tareas y fomenta un sentimiento de propósito compartido.
Cuidado con: Que los miembros del equipo se sientan abrumados o confusos sobre sus responsabilidades, lo que puede provocar retrasos o incumplimiento de plazos.
3. Realizar un estudio de viabilidad
Antes de lanzarla, evalúe la viabilidad de su campaña. Según CampaignCounsel.org, realizar un estudio de viabilidad es crucial para determinar el éxito potencial de una iniciativa de recaudación de fondos a gran escala. Ayuda a las organizaciones a calibrar el interés de los donantes, evaluar el apoyo de la comunidad y establecer objetivos de campaña alcanzables.
Cuidado con: Lagunas en la investigación que pueden llevar a objetivos demasiado ambiciosos o a equipos poco preparados.
4. Desarrollar un plan global
Crear una hoja de ruta detallada en la que se describan las estrategias, los plazos y los recursos necesarios. Incorpore diversos métodos de recaudación de fondos, como eventos, campañas en línea y solicitudes de subvenciones. Un plan bien estructurado sirve de modelo y guía al equipo en cada fase de la campaña.
Cuidado con: Depender en exceso de planes estáticos que no tengan en cuenta cambios inesperados.
5. Elabore una narrativa convincente
Cuente una historia que resuene entre los donantes potenciales. Destaque el problema, su solución y el impacto de su contribución. Los relatos emotivos y cercanos pueden aumentar significativamente el compromiso y la motivación de los donantes.
Cuidado con: Mensajes incoherentes en diferentes plataformas, que podrían debilitar el compromiso.
6. Identifique y segmente su público
Analice su base de donantes para identificar segmentos clave, como particulares, empresas o fundaciones. Adapte los mensajes y el enfoque a los intereses y la capacidad de donación de cada grupo. La comunicación personalizada aumenta la probabilidad de éxito de las solicitudes. Como destaca BonterraTech, la segmentación de donantes permite a las organizaciones enviar mensajes personalizados que resuenen entre los donantes, aumentando el compromiso y el apoyo a largo plazo.
Cuidado con: Basarse en datos obsoletos de los donantes o no personalizar las actividades de divulgación.
7. Realizar un lanzamiento suave
Comience con un lanzamiento suave dirigido a los fieles seguidores para crear un impulso inicial. Esta fase permite recabar opiniones, resolver problemas y crear una sensación de progreso antes del lanzamiento público. El éxito inicial también puede aprovechar la prueba social para atraer a más donantes.
Cuidado con: Pasar por alto la importancia de recabar opiniones en una fase temprana, lo que puede dar lugar a problemas no resueltos durante la fase pública.
8. Utilizar el marketing multicanal
Promocione su campaña a través de varias plataformas, incluidas las redes sociales, los boletines por correo electrónico y los medios de comunicación tradicionales. Un mensaje coherente en todos los canales maximiza el alcance y refuerza la presencia de su campaña.
Cuidado con: Campañas inconexas que no sincronizan las comunicaciones, lo que puede confundir o alejar a los donantes.
9. Comprometer y reconocer a los donantes
Mantener una comunicación abierta con los donantes durante toda la campaña. Proporcione información actualizada sobre los progresos, exprese su gratitud y demuestre el impacto de sus contribuciones. Reconocer a los donantes fomenta la fidelidad y anima a prestar su apoyo en el futuro.
Cuidado con: Falta de comunicación oportuna o seguimientos genéricos que no parecen personales.
10. Supervisar los progresos y adaptarse
Revise periódicamente el rendimiento de su campaña con respecto a los hitos fijados. Utilice el análisis de datos para evaluar qué estrategias son eficaces y cuáles necesitan ajustes. La flexibilidad y la capacidad de respuesta garantizan que la campaña siga su curso y se cumplan los objetivos.
Cuidado con: Los equipos se ciñen rígidamente a los planes iniciales, incluso cuando los ajustes podrían dar mejores resultados.
Ejecutar con éxito una campaña de recaudación de fondos requiere algo más que seguir los pasos adecuados. Sin la coordinación, el seguimiento y la colaboración adecuados, incluso los esfuerzos mejor planificados pueden perder impulso. A medida que avance la campaña, el alcance de los donantes aumentará, las tareas se multiplicarán, los plazos pueden solaparse y será crucial mantener una comunicación clara tanto con los donantes como con los equipos internos.
Por eso son esenciales las herramientas adecuadas. Le ayudan a gestionar las relaciones con los donantes, a priorizar las actividades clave y a supervisar los progresos de forma eficaz. Con estas herramientas, puedes agilizar la información sobre los donantes, evitar perder oportunidades y tomar decisiones basadas en datos que maximicen tu potencial de captación de fondos.
Utilizar las herramientas adecuadas
Una vez establecido el plan de campaña, el siguiente paso es asegurarse de que todo funcione correctamente sin los problemas habituales que hemos comentado. Aquí es donde una herramienta de gestión de tareas bien estructurada puede marcar la diferencia.
Eche un vistazo a este tablón. Es un ejemplo de cómo los equipos pueden gestionar eficazmente cada etapa de una campaña de recaudación de fondos sin perder la organización ni el rumbo.
Este tablón es un ejemplo de cómo los equipos pueden simplificar complejas campañas de recaudación de fondos. Tareas como la planificación de eventos, el seguimiento de donantes y la aprobación de presupuestos se dividen en categorías claras, lo que facilita ver lo que está en curso, lo que requiere atención inmediata y lo que está completado.
Cuando los plazos se solapan o los miembros del equipo hacen malabarismos con múltiples responsabilidades, el consejo ayuda a priorizar las actividades clave de captación de fondos, garantizando que no se pase por alto ninguna tarea crítica. La estructura aborda los retos habituales de la captación de fondos asignando claramente las tareas relacionadas con la captación de donantes, la presentación de propuestas o la revisión de campañas.
Cada miembro del equipo sabe exactamente de qué es responsable, y la colaboración se vuelve fluida. En lugar de perseguir actualizaciones o buscar información en correos electrónicos, todo el equipo puede ver el progreso en tiempo real y hacer los ajustes necesarios sin confusión.
Esto no sólo ayuda a cumplir los plazos. Elimina los cuellos de botella al hacer que el estado de las tareas sea visible para todos. Demos un paso más y exploremos cómo este tablero contribuye a mejorar la toma de decisiones y permite a su equipo adaptarse rápidamente a los cambios.
Eche un vistazo a este tablón de la campaña de recaudación de fondos
Profundicemos en cómo este tablero ayuda a los equipos a gestionar todos los detalles de una campaña de recaudación de fondos sin perder de vista las tareas y los objetivos. La clave de su eficacia reside en su sencillez y en su capacidad para adaptarse a medida que evoluciona la campaña. Al visualizar el progreso, organizar las tareas y agilizar la colaboración en equipo, ayuda a los equipos a mantener el rumbo y adaptarse rápidamente cuando es necesario.
A continuación, repasaremos cada función con ejemplos para mostrar cómo este tablero puede hacer que su campaña de recaudación de fondos sea más eficaz, productiva y libre de estrés.
1. Crear hojas de ruta detalladas para cada actividad de recaudación de fondos
Como se muestra en esta tarjeta de tareas, cada actividad está organizada con detalles esenciales como objetivos, asignaciones de equipo, plazos y pasos específicos necesarios para su realización. La tarjeta también integra recursos como archivos, debates y actualizaciones, lo que la convierte en un eje central para todo lo relacionado con la tarea.
Estas tarjetas de tareas mejoran la eficiencia de la recaudación de fondos al mantener toda la información clave en un solo lugar, lo que reduce la confusión y la necesidad de comunicación de ida y vuelta. Los miembros del equipo pueden trabajar en colaboración, supervisar los progresos y cumplir los plazos sin perder tiempo buscando documentos o actualizaciones en varias plataformas.
2. Personalice las columnas para adaptarlas a su flujo de trabajo de recaudación de fondos
En este tablero, puede ver cómo cada columna está configurada para representar diferentes etapas del proceso de recaudación de fondos, como «Ideas para recaudar fondos», «Planificación» y «Campañas activas». Con los ajustes personalizables, puede añadir, renombrar o mover columnas fácilmente, asegurándose de que el flujo de trabajo se adapta a las necesidades únicas de su equipo.
Estas columnas ayudan a agilizar el progreso indicando claramente en qué punto se encuentra cada tarea y qué debe suceder a continuación. Tanto si estás intercambiando ideas como buscando aprobaciones, organizar las tareas por etapas garantiza que nada se atasque ni se olvide.
Esta flexibilidad facilita la gestión de los cambios de prioridades y mantiene un flujo fluido y eficaz durante toda la campaña.
3. Alejar para escanear y encontrar tareas rápidamente
La opción de alejar, que se muestra en la imagen, oculta los detalles de las tareas y sólo muestra los nombres de las mismas. Esta vista es ideal para explorar todo el tablero de un vistazo y localizar tareas específicas sin tener que desplazarse por los extensos detalles. Es especialmente útil cuando se necesita una visión rápida de lo que está sucediendo en varias etapas.
Esto le ayuda a ahorrar tiempo al facilitar la búsqueda de tareas, comprobar el progreso e identificar cualquier actividad pendiente. Tanto si estás realizando el seguimiento de una aprobación como verificando el estado de una campaña, esta vista simplificada mantiene todo accesible y facilita la navegación.
4. Gestionar los miembros del equipo y compartir el acceso
Aquí puede ver la opción de invitar a miembros del equipo y asignarles funciones como administrador de la Junta, miembro del equipo o visitante. Esta función garantiza que todas las personas implicadas en la campaña de recaudación de fondos tengan el nivel de acceso adecuado en función de su función, tanto si lideran la campaña como si realizan aportaciones ocasionales.
Al definir claramente las funciones, se evitan confusiones y se mantiene el control sobre la información confidencial. Los administradores del tablón pueden gestionar las tareas y los permisos del equipo, los miembros del equipo pueden colaborar y actualizar el progreso, y los visitantes pueden ver el progreso sin realizar cambios. Esta estructura garantiza una colaboración fluida y la rendición de cuentas, al tiempo que mantiene su campaña segura y bien organizada.
5. Utilizar el chat del foro para las discusiones en equipo
La función de chat del consejo está diseñada para discusiones generales en las que participa todo el equipo. A diferencia de los chats de tareas específicas, que se centran en tareas individuales, el chat del tablón permite compartir actualizaciones, anuncios o comentarios que todos deben ver.
Esta función ayuda a mantener las conversaciones generales separadas de los detalles relacionados con las tareas, reduciendo la confusión y garantizando que las actualizaciones importantes sean fáciles de encontrar. Tanto si estás compartiendo los hitos de la campaña, abordando las preocupaciones de todo el equipo o aportando nuevas ideas, el chat del tablón garantiza que todo el equipo esté sincronizado.
6. Compartir archivos y archivos adjuntos con todo el equipo
La opción de adjuntar archivos a la pizarra te permite subir o enlazar documentos importantes, hojas de cálculo, presentaciones o recursos en línea que sean útiles para todo el equipo. Esto es útil para que los archivos estén disponibles para todos y no estén vinculados a tareas específicas.
Esta función garantiza que los documentos esenciales, como los planes de recaudación de fondos, las listas de donantes y los informes de campaña, sean fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo en un único lugar. Elimina la necesidad de buscar en distintas plataformas, mantiene informado al equipo y facilita la colaboración.
7. Resaltar tareas con filtros personalizados
La opción de resaltado le permite localizar rápidamente las tareas utilizando filtros personalizados. Puede filtrar por criterios como miembro del equipo asignado, estado de la tarea, fecha de vencimiento, prioridad y etiquetas. Tanto si quieres encontrar tareas atrasadas como las marcadas como de alta prioridad, esta función te ayuda a acotar exactamente lo que buscas.
Esta opción ahorra tiempo al eliminar la necesidad de buscar manualmente entre las tareas. En su lugar, puede resaltar al instante los elementos que necesitan atención inmediata, lo que ayuda a su equipo a priorizar las tareas clave, abordar los cuellos de botella y mantener la campaña de recaudación de fondos funcionando sin problemas.
8. Administrar la configuración de la placa para un control total
La opción de configuración ofrece una amplia gama de funciones de personalización que le ayudarán a adaptar el tablón a sus necesidades específicas de recaudación de fondos. A continuación te mostramos todo lo que puedes hacer:
Resumen: Obtenga un resumen del estado actual del tablero, incluido el número de tareas completadas, los elementos atrasados y los próximos plazos. Esta rápida instantánea te ayuda a supervisar el progreso general.
Configuración de la privacidad: Controla quién puede acceder al tablón eligiendo entre acceso exclusivo para el equipo, acceso para toda la cuenta o permitiendo el acceso a través de un enlace.
Límites de trabajo en curso (WIP): Limite el número de tareas permitidas en cada columna para evitar sobrecargar a los miembros del equipo y garantizar una carga de trabajo manejable.
Gestión de etiquetas: Cree, edite y organice etiquetas para ayudar a clasificar y priorizar las tareas. Etiquetas como «Cumplimiento» o «Finalización» facilitan el filtrado.
Configuración de columnas: Añada o ajuste columnas para adaptarlas a su flujo de trabajo. Esta flexibilidad le permite adaptarse a medida que evoluciona la campaña de recaudación de fondos, garantizando que el tablero siempre refleje sus necesidades actuales.
Numeración automática de tareas: Active esta opción para asignar automáticamente números de tarea, lo que facilita la referencia a tareas específicas durante los debates.
Exportar y archivar: Exporta los datos del tablón en formato Excel para informes externos o archiva el tablón una vez finalizada la campaña para conservar todos los avances y debates.
Con el tablero totalmente configurado y organizado, echemos un vistazo más de cerca a cómo las tarjetas de tareas le ayudan a dividir las actividades complejas en pasos manejables, garantizando que cada parte de su campaña de recaudación de fondos avance sin problemas.
Divida las tareas en pasos manejables
En cualquier campaña de recaudación de fondos, dividir las tareas en pasos más pequeños y procesables es crucial para garantizar una ejecución sin problemas y evitar que los detalles importantes se escapen por las grietas.
Este tablero de demostración muestra cómo cada tarea está cuidadosamente segmentada para mejorar la colaboración y el seguimiento del progreso.
Este es el modo en que el equipo utiliza las tarjetas de tareas para desglosar su trabajo con eficacia:
Pestaña Detalles para descripciones completas de tareas: La pestaña Detalles almacena información importante, como el objetivo, los requisitos y los antecedentes de la tarea. Esto garantiza que los miembros del equipo tengan el contexto que necesitan sin tener que pedir aclaraciones repetidamente.
Estado de las tareas para actualizar el progreso: A cada tarea se le puede asignar un estado, como En curso, Necesita revisión o Listo, lo que facilita el seguimiento del progreso y la identificación de las tareas que requieren atención.
Ficha Lista de comprobación para subtareas: Las tareas grandes se dividen en subtareas más pequeñas y manejables mediante la función de lista de comprobación. Cada subtarea puede marcarse a medida que se completa, lo que ayuda a los equipos a mantenerse organizados y realizar un seguimiento del progreso incremental.
Fechas de vencimiento para cumplir los plazos: Las fechas de vencimiento garantizan que las tareas se ajusten al calendario, y la visibilidad de los próximos plazos permite a los equipos priorizar las tareas y evitar retrasos.
Etiquetas para facilitar la categorización: Asignar etiquetas como «Cumplimiento» o «Relaciones con los donantes» ayuda a clasificar las tareas, facilitando el filtrado y la búsqueda rápida de tareas relacionadas.
Pestaña de chat para debates sobre tareas específicas: Todas las discusiones relacionadas con las tareas se mantienen en la pestaña de chat, lo que evita la comunicación dispersa a través de diferentes plataformas y facilita la referencia a conversaciones anteriores.
Asignación de tareas para una clara responsabilización: Al asignar tareas a miembros concretos del equipo, el consejo garantiza la responsabilidad y la claridad sobre quién es el responsable de cada tarea, lo que elimina la confusión.
Ficha Archivos adjuntos para almacenar archivos: Los documentos específicos de la tarea, las listas de donantes o los archivos de planificación de eventos pueden adjuntarse directamente dentro de la tarjeta de tarea, ahorrando tiempo que de otro modo se perdería buscando en unidades compartidas o correos electrónicos.
Al dividir las tareas en pasos procesables y mantenerlo todo centralizado, el equipo puede trabajar con eficacia, realizar un seguimiento de los progresos con facilidad y garantizar que cada fase de la campaña de recaudación de fondos se ejecuta con éxito.
Conclusión: Prepare su campaña de captación de fondos para el éxito
Una campaña de recaudación de fondos bien estructurada no sólo consiste en alcanzar los objetivos, sino también en crear un proceso ágil que mantenga a su equipo centrado, las tareas organizadas y los hitos bien encaminados. Si aplica las estrategias adecuadas y utiliza un sistema eficaz, podrá evitar los errores más comunes y mantener el impulso durante toda la campaña.
Tanto si gestiona la captación de donantes, las aprobaciones o los eventos, disponer de un tablón centralizado con funciones de gestión de tareas garantiza que su equipo pueda colaborar de forma eficaz, adaptarse a los cambios y alcanzar sus objetivos de recaudación de fondos con confianza. Con el enfoque adecuado, su campaña puede crear conexiones duraderas, garantizar una financiación vital e impulsar un impacto significativo.
Cambiar de proyecto en algunas herramientas puede resultar una tarea tediosa. Navegar por menús interminables, buscar el tablero correcto e intentar controlar las tareas pendientes puede volverse abrumador rápidamente. Es un proceso que te hace perder tiempo y te distrae.
Un mejor enfoque lo simplifica todo. Imagina moverte sin problemas entre proyectos, revisar las tareas pendientes, ponerte al día con las actualizaciones o concentrarte en tus tareas asignadas, todo con un solo clic. Sin distracciones ni complicaciones, simplemente una forma más sencilla de mantenerte organizado.
¿Quieres ver cómo esto puede transformar tu flujo de trabajo? Analicémoslo paso a paso.
Cambio de proyecto sin interrupciones:
Pasos rápidos para empezar
Haga clic en elTableros abiertosbotón en el menú superior.
Explora tus tableros, perfectamente agrupados por cuenta o ordenados en vistas especiales.
Elige la placa que necesitas y listo: sin pasos adicionales ni confusiones.
Cómo funcionan las opciones:
Lo que me está asignado:Perfecto para concentrarse en sus tareas pendientes.
¿Qué se debe?:Manténgase al día con los plazos y aborde primero las tareas de alta prioridad.
Novedades y actualizaciones:Ponte al día con las actualizaciones recientes sin tener que buscar en cada tablero.
Vea los tableros compartidos de un vistazo:Los tableros compartidos están agrupados por cuentas, lo que facilita la navegación en proyectos compartidos con usted por compañeros de equipo, clientes o colaboradores.
Por qué te encantará
Te ahorra tiempo:Olvídate de buscar la tabla perfecta. ¡Sumérgete en lo que importa!
Te mantiene concentrado:Con atajos como¿Qué se debe?Puedes priorizar tu día sin sentirte disperso.
Simplifica su flujo de trabajo:Cambiar entre proyectos es tan fluido que resulta sencillo y natural.
Cómo ayuda en situaciones de la vida real
Haciendo malabarismos con varios equipos:Si gestionas distintos equipos, puedes comprobar fácilmente su progreso saltando entre sus tableros.
Empezar bien el día:Usar Lo que me está asignadopara comenzar el día con un plan de juego claro.
Mantenerse al día con los cambios:¿Necesitas ponerte al día? ConsultaNovedades y actualizacionesy ver todos los últimos cambios de un vistazo.
Colaboración sin esfuerzo:Acceda rápidamente a tableros compartidos para realizar actualizaciones fluidas y colaborar con clientes u otros equipos.
Resumen
Las herramientas de navegación intuitivas simplifican y optimizan la gestión de múltiples proyectos y tableros compartidos. Ya sea que estés controlando plazos, actualizando o accediendo a un espacio de trabajo compartido, todo lo que necesitas se mantiene organizado y fácilmente accesible.
