Εάν εργάζεστε σε έναν πίνακα εργασιών, η καρτέλα Στήλες του διαλόγου Ρυθμίσεις πίνακα μπορεί τώρα να σας επιτρέπει να αποκρύπτετε ή να εμφανίζετε στήλες.
Για να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις πίνακα κάνοντας κλικ στο κουμπί με το γρανάζι που εμφανίζεται στην επάνω δεξιά γωνία όταν προβάλλετε έναν πίνακα εργασιών και, στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα ΣΤΗΛΕΣ.
Όταν περνάτε με το ποντίκι πάνω από οποιαδήποτε στήλη στη λίστα, θα εμφανιστεί ένα κουμπί επιλογών (τρεις τελείες):
Κάντε κλικ σε αυτό και θα δείτε το μενού Ενέργειες.:
Η καρτέλα Στήλες του διαλόγου Ρυθμίσεις πίνακα για πίνακες εργασιών
Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση πινάκων με μεγάλο αριθμό στηλών.
Οι προθεσμίες είναι τα αόρατα νήματα που συνδέουν τα έργα μεταξύ τους, διασφαλίζοντας ότι οι εργασίες ολοκληρώνονται έγκαιρα και οι ομάδες παραμένουν ευθυγραμμισμένες. Είτε εργάζεστε σε μια μεμονωμένη εργασία είτε αναλύετε ένα έργο σε μικρότερα βήματα, οι σαφείς ημερομηνίες λήξης κάνουν τη διαφορά.
Πώς να ορίσετε και να διαχειριστείτε ημερομηνίες λήξης
Η αποτελεσματική διαχείριση προθεσμιών ξεκινά με τη δυνατότητα καθορισμού ημερομηνιών λήξης για εργασίες και τα στοιχεία τους. Δείτε πώς λειτουργεί:
Ορίστε ημερομηνίες λήξης στις κάρτες εργασιών
Ανοίξτε την κάρτα εργασιών στην οποία εργάζεστε.
Κάντε κλικ στο “Οφειλόμενος” κουμπί για πρόσβαση στην προβολή ημερολογίου.
Επιλέξτε μια ημερομηνία λήξης ή προσαρμόστε τις υπάρχουσες όπως απαιτείται.
Αυτό διασφαλίζει ότι η εργασία είναι αγκυρωμένη στο χρονοδιάγραμμα του έργου και διατηρεί τους πάντες ενημερωμένους.
Αναλύστε μεγαλύτερες εργασίες με λίστες ελέγχου
Χρησιμοποιήστε το Λίστα ελέγχου λειτουργία για να χωρίσετε μια μεγάλη εργασία σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα αντικείμενα.
Κάθε στοιχείο λίστας ελέγχου μπορεί να έχει τη δική του ημερομηνία λήξης, καθιστώντας εύκολη την παρακολούθηση της προόδου σε αναλυτικό επίπεδο.
Αναθέστε συγκεκριμένα στοιχεία λίστας ελέγχου σε διαφορετικούς συμπαίκτες, διευκρινίζοντας τους μεμονωμένους ρόλους, παραμένοντας στο πλαίσιο της ευρύτερης εργασίας.
Βέλτιστες πρακτικές για τη διαχείριση προθεσμιών
Να είστε συγκεκριμένοι: Αποφύγετε ασαφή χρονοδιαγράμματα, ορίστε ακριβείς ημερομηνίες για να αποφύγετε τη σύγχυση.
Προτεραιότητα Ρεαλιστικά: Εξισορροπήστε τους φόρτους εργασίας ορίζοντας ημερομηνίες λήξης που αντικατοπτρίζουν την πολυπλοκότητα των εργασιών.
Επανεξέταση τακτικά: Ενημερώστε τις προθεσμίες καθώς τα πεδία του έργου εξελίσσονται για να διατηρήσετε ρεαλιστικές προσδοκίες.
Σύναψη
Η ενσωμάτωση ημερομηνιών λήξης στη διαχείριση εργασιών, είτε για πλήρεις εργασίες είτε για μεμονωμένα στοιχεία λίστας ελέγχου, βοηθά τις ομάδες να διατηρήσουν τη σαφήνεια, την εστίαση και την παραγωγικότητα. Ορίζοντας και διαχειριζόμενοι στοχαστικά προθεσμίες, δημιουργείτε μια ροή εργασιών που προσαρμόζεται στις ανάγκες της ομάδας σας, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι τίποτα δεν θα ξεφύγει.
Όταν κάνετε ταχυδακτυλουργία πολλαπλών εργασιών σε διαφορετικά στάδια ενός έργου, παραμένετε οργανωμένοι είναι απαραίτητη. Οι ετικέτες είναι ένα ισχυρό εργαλείο που μπορεί να φέρει δομή στη ροή εργασίας σας, βοηθώντας σας να εντοπίζετε γρήγορα, να κατηγοριοποιείτε και να ιεραρχείτε εργασίες. Είτε διαχειρίζεστε μακέτες σχεδίασης, ανάπτυξη backend ή στάδια δοκιμών, οι ετικέτες διευκολύνουν την εστίαση σε ό,τι έχει μεγαλύτερη σημασία.
Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση του έργου σας:
Οι ετικέτες λειτουργούν σαν οπτικοί δείκτες, δίνοντάς σας άμεσες πληροφορίες για την κατηγορία ή την κατάσταση μιας εργασίας. Δείτε πώς μπορείτε να τις εφαρμόσετε σε μεμονωμένες κάρτες εργασιών:
Ανοίξτε την Κάρτα Εργασιών Επιλέξτε την κάρτα εργασιών που θέλετε να κατηγοριοποιήσετε.
Ορισμός ετικετών Κάντε κλικ στο Ετικέτες ενότητα στα στοιχεία της κάρτας. Από εδώ, μπορείτε να επιλέξετε από τις υπάρχουσες ετικέτες ή να δημιουργήσετε μια νέα.
Οπτικές ενδείξεις Μόλις εφαρμοστεί, η ετικέτα εμφανίζεται στο επάνω μέρος της κάρτας εργασιών, παρέχοντας μια ένδειξη με μια ματιά της κατηγορίας ή της προτεραιότητάς της.
Pro Ακρο: Χρησιμοποιήστε συνεπή χρωματική κωδικοποίηση για ετικέτες για να διευκολύνετε τη διάκριση μεταξύ κατηγοριών, όπως πράσινο για εργασίες “backend” ή μπλε για “σχεδίαση”.
Οι προσαρμοσμένες ετικέτες σάς επιτρέπουν να προσαρμόσετε την κατηγοριοποίηση στις ανάγκες της ομάδας σας. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες:
Πρόσβαση στις ρυθμίσεις ετικετών Πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις καρτέλα του πίνακα σας και επιλέξτε Ετικέτες.
Προσθήκη νέας ετικέτας Κάντε κλικ στο + Προσθήκη νέας ετικέτας επιλογή. Δώστε στην ετικέτα σας ένα όνομα που να αντικατοπτρίζει τον σκοπό της, όπως “επείγον”, “μοκέτες” ή “σε εκκρεμότητα”.
Επιλέξτε ένα χρώμα Επιλέξτε ένα χρώμα για να κάνετε την ετικέτα σας οπτικά διακριτή.
Αποθήκευση και Εφαρμογή Αποθηκεύστε την ετικέτα και είναι έτοιμη για χρήση σε όλους τους τομείς.
Επαγγελματική συμβουλή: Διατηρήστε τα ονόματα των ετικετών σύντομα και διαισθητικά. Αυτό διασφαλίζει ότι όλοι στην ομάδα σας μπορούν εύκολα να τα κατανοήσουν και να τα χρησιμοποιήσουν αποτελεσματικά.
Οφέλη από τη χρήση ετικετών
Εύκολη κατηγοριοποίηση εργασιών: Οι ετικέτες σάς βοηθούν να ομαδοποιήσετε σχετικές εργασίες, διευκολύνοντας το φιλτράρισμα και τον εντοπισμό τους.
Ενισχυμένη εστίαση: Επισημάνετε εργασίες που χρειάζονται άμεση προσοχή ή ανήκουν σε μια συγκεκριμένη κατηγορία.
Διαύγεια ομάδας: Βεβαιωθείτε ότι όλοι στην ομάδα κατανοούν τον σκοπό της εργασίας με μια ματιά.
Περίληψη
Οι ετικέτες δεν είναι απλώς ετικέτες, είναι ένας τρόπος για να απλοποιήσετε και να βελτιώσετε τη διαχείριση εργασιών σας. Χρησιμοποιώντας αποτελεσματικά τις ετικέτες, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε, να ιεραρχήσετε και να εστιάσετε σε εργασίες με ευκολία, διατηρώντας την ομάδα σας ευθυγραμμισμένη και παραγωγική.
Η αποτελεσματική διαχείριση έργων ξεκινά με μια καλά οργανωμένη ροή εργασίας. Η κατανομή των εργασιών σας σε σαφώς καθορισμένα στάδια μπορεί να βοηθήσει εσάς και την ομάδα σας να παραμείνετε ευθυγραμμισμένοι και παραγωγικοί. Μια δομημένη ροή εργασίας διευκολύνει την παρακολούθηση της προόδου, τον εντοπισμό σημείων συμφόρησης και την αποτελεσματική ιεράρχηση των εργασιών.
Ας δούμε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε στήλες στον πίνακα εργασιών σας για να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα χρησιμοποιώντας το παράδειγμα πίνακα που παρέχεται.
Γιατί οι στήλες έχουν σημασία στη διαχείριση εργασιών
Οι στήλες είναι η ραχοκοκαλιά της ροής εργασίας σας. Κάθε στήλη αντιπροσωπεύει ένα στάδιο στο έργο σας, βοηθώντας σας να οπτικοποιήσετε τη ροή των εργασιών από την αρχή μέχρι το τέλος. Το κλειδί είναι να διασφαλίσετε ότι οι στήλες σας ευθυγραμμίζονται με τη φύση του έργου σας και τον τρόπο που λειτουργεί η ομάδα σας.
Βήματα για τη ρύθμιση στηλών ροής εργασίας
1. Καθορίστε τα στάδια της ροής εργασίας σας
Κατά τον καθορισμό των σταδίων ροής εργασίας. σκεφτείτε τη φυσική εξέλιξη των καθηκόντων σας.
Για παράδειγμα:
Στρατηγική Έργου: Για τα αρχικά στάδια σχεδιασμού, όπως ο καθορισμός απαιτήσεων ή ο καθορισμός στόχων.
Σχεδιασμός Έργου: Εργασίες που σχετίζονται με οπτικό και δομικό σχεδιασμό, όπως σχεδιασμός λογότυπου ή δημιουργία διάταξης.
Ανάπτυξη Έργου: Για φάσεις εκτέλεσης όπως η κωδικοποίηση ή η δημιουργία λειτουργιών.
Δοκιμή: Για να διασφαλιστεί ότι όλα λειτουργούν όπως αναμένεται πριν από την εκκίνηση.
Ολοκληρώθηκε το: Ένα τελευταίο στάδιο για αποστολή εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί πλήρως.
2. Μεταφράστε τα στάδια σε στήλες
Μόλις καθοριστούν τα στάδια της ροής εργασίας σας, μετατρέψτε τα σε στήλες στον πίνακα εργασιών σας. Ξεκινήστε με ευρείες κατηγορίες και βελτιώστε τις καθώς κατανοείτε καλύτερα τις ανάγκες της ομάδας σας.
Για παράδειγμα:
Μπορείτε να ξεκινήσετε με βασικές στήλες όπως “To Do”, “Σε εξέλιξη”, και “Ολοκληρώθηκε το” για την καθιέρωση της βασικής ροής.
Σταδιακά επεκτείνετε τις σε πιο συγκεκριμένες στήλες ευθυγραμμισμένες με τα στάδια της ροής εργασίας σας, όπως π.χ “Στρατηγική Έργου”, “Σχεδιασμός Έργου”, “Ανάπτυξη Έργου”, και «Δοκιμή».
Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι οι στήλες σας είναι διαισθητικές, προσαρμόσιμες και προσαρμοσμένες στη φυσική εξέλιξη των εργασιών σας
3. Χρησιμοποιήστε στήλες για εξειδικευμένες ανάγκες
Σκεφτείτε να δημιουργήσετε στήλες που προσθέτουν αξία στη ροή εργασίας σας:
Απόθεμα: Ένας χώρος για εργασίες που έχουν προγραμματιστεί αλλά δεν είναι ακόμη έτοιμες να εισέλθουν στην κύρια ροή εργασίας. Αυτό βοηθά στην ιεράρχηση εργασιών όταν η ομάδα είναι έτοιμη να αναλάβει περισσότερη δουλειά, διατηρώντας παράλληλα τις ενεργές στήλες καθαρές και εστιασμένες.
Πόροι: Μια στήλη για την αποθήκευση συνδέσμων, εγγράφων ή άλλου υλικού που υποστηρίζουν τις εργασίες σας. Αυτό διευκολύνει την ομάδα να έχει πρόσβαση σε όλα όσα χρειάζονται χωρίς να γεμίζουν μεμονωμένες κάρτες εργασιών.
4. Θυμηθείτε να το διατηρήσετε απλό και διαισθητικό
Αποφύγετε την υπερφόρτωση του πίνακα σας με πάρα πολλές στήλες. Επιδιώξτε τη σαφήνεια και την απλότητα, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να παρακολουθεί εύκολα τη ροή εργασίας.
Σύναψη
Μια καλά οργανωμένη ροή εργασίας ξεκινά με προσεκτική ρύθμιση στηλών. Προσαρμόζοντας τις στήλες σας ώστε να αντικατοπτρίζουν τα φυσικά στάδια του έργου σας και συμπεριλαμβάνοντας υποστηρικτικές στήλες, μπορείτε να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της ομάδας και να διατηρήσετε τη σαφήνεια στη διαδικασία σας. Ξεκινήστε να οργανώνετε τη ροή εργασίας σας σήμερα και απολαύστε τα οφέλη!
Η οργάνωση των εργασιών είναι απαραίτητη για την ομαλή ροή εργασιών, ειδικά όταν διαχειρίζεστε μεγάλο όγκο αντικειμένων. Η αρίθμηση εργασιών μπορεί να προσθέσει σαφήνεια και να κάνει την αναφορά σε συγκεκριμένες εργασίες πιο αποτελεσματική. Αλλά χειροκίνητη αρίθμηση εργασιών; Αυτό είναι χρονοβόρο και επιρρεπές σε λάθη.
Εδώ είναι που Αυτόματη αρίθμηση έρχεται. Με αυτήν τη δυνατότητα, σε κάθε κάρτα εργασιών εκχωρείται αυτόματα ένας μοναδικός αριθμός μόλις δημιουργηθεί, διασφαλίζοντας ότι κάθε εργασία είναι αναγνωρίσιμη με μια ματιά.
Ας δούμε πώς λειτουργεί η αυτόματη αρίθμηση και πώς μπορείτε να την ενεργοποιήσετε για να βελτιστοποιήσετε τα έργα σας.
Η αυτόματη αρίθμηση εκχωρεί έναν διαδοχικό αριθμό σε κάθε νέα κάρτα εργασιών σε έναν πίνακα. Αυτή η αρίθμηση είναι μοναδική για τον πίνακα και βοηθά τις ομάδες να αναφέρονται γρήγορα σε εργασίες σε συζητήσεις, αναφορές ή ενημερώσεις χωρίς σύγχυση.
Πώς να ενεργοποιήσετε την αυτόματη αρίθμηση
Πρόσβαση στις ρυθμίσεις πίνακα: Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα για να ανοίξετε το μενού ρυθμίσεων.
Ενεργοποιήστε την Επιλογή: Κάτω από το Ρυθμίσεις καρτέλα, αλλάξτε το Αυτόματη αρίθμηση εργασιών επιλογή για να το ενεργοποιήσετε.
Δείτε το σε δράση: Από εδώ και στο εξής, κάθε νέα κάρτα εργασιών που δημιουργείται στον πίνακα θα εμφανίζει αυτόματα έναν μοναδικό αριθμό στην περιοχή τίτλου.
Γιατί έχει σημασία η αυτόματη αρίθμηση
Γρήγορη αναφορά εργασιών: Οι αριθμοί διευκολύνουν την αναφορά σε συγκεκριμένες εργασίες κατά τη διάρκεια συναντήσεων ή κατά τη συνεργασία με συμπαίκτες.
Καθαρή Επικοινωνία: Αντί να περιγράφετε τις εργασίες λεπτομερώς, απλώς ανατρέξτε σε αυτές με τον αριθμό που τους έχει εκχωρηθεί για ταχύτερη επικοινωνία.
Αποτελεσματική Οργάνωση: Η αρίθμηση εργασιών προσθέτει ένα επιπλέον επίπεδο δομής στον πίνακα σας, διευκολύνοντας την παρακολούθηση και τη διαχείριση.
Εφαρμογές Πραγματικής Ζωής
Αναφορά έργου: Γρήγορη λίστα αριθμών εργασιών σε ενημερώσεις ή τεκμηρίωση για λόγους σαφήνειας.
Συζητήσεις ομάδας: Ανατρέξτε στις εργασίες με βάση τον αριθμό τους κατά τη διάρκεια των συναντήσεων της ομάδας για αποφυγή σύγχυσης.
Παρακολούθηση προόδου: Προσδιορίστε εύκολα ποιες αριθμημένες εργασίες έχουν ολοκληρωθεί ή βρίσκονται ακόμη σε εξέλιξη.
Σύναψη
Η αυτόματη αρίθμηση φέρνει απλότητα και τάξη στη διαχείριση εργασιών, εξαλείφοντας την ταλαιπωρία της μη αυτόματης παρακολούθησης των αναγνωριστικών εργασιών. Είτε διαχειρίζεστε ένα σύνθετο έργο είτε μια μικρή ροή εργασίας, αυτή η δυνατότητα διασφαλίζει ότι κάθε εργασία είναι εύκολα αναγνωρίσιμη και ανιχνεύσιμη.
Κατά τη διαχείριση εργασιών σε οποιοδήποτε έργο, τα σημεία συμφόρησης μπορεί να επιβραδύνουν την πρόοδο και να δυσκολέψουν τον εντοπισμό του σημείου που χρειάζεται περισσότερο προσοχή. εκεί είναι που Όρια εργασιών σε εξέλιξη (WIP). Ελάτε.
Θέτοντας σαφή όρια για το πόσες εργασίες μπορούν να βρίσκονται σε εξέλιξη ανά πάσα στιγμή, τα Όρια WIP σάς βοηθούν να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον φόρτο εργασίας, διασφαλίζοντας την ομαλή ροή εργασιών στα έργα σας.
Ας αναλύσουμε πώς λειτουργούν τα Όρια WIP και πώς μπορούν να βελτιώσουν την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας.
Τα Όρια WIP θέτουν ένα όριο στον αριθμό των εργασιών που επιτρέπονται σε συγκεκριμένες στήλες στον πίνακα σας. Για παράδειγμα, εάν μια στήλη έχει τίτλο “Σε εξέλιξη”, μπορείτε να ορίσετε ένα όριο 5 εργασιών, διασφαλίζοντας ότι η ομάδα δεν θα υπερφορτωθεί ή θα χάσει την εστίασή της.
Αυτή η μέθοδος ευθυγραμμίζεται με τις απλές πρακτικές διαχείρισης έργων, βοηθώντας τις ομάδες να εξισορροπήσουν την ικανότητα και να αποφύγουν περιττές καθυστερήσεις.
Γιατί λειτουργούν τα όρια WIP
Αποτρέψτε την υπερφόρτωση: Ο περιορισμός των εργασιών διασφαλίζει ότι η ομάδα σας εστιάζει σε ό,τι είναι ήδη σε εξέλιξη πριν ξεκινήσει νέες.
Προσδιορίστε τα σημεία συμφόρησης: Όταν μια στήλη φτάσει το όριο WIP της, είναι ένα σημάδι ότι οι εργασίες χρειάζονται προσοχή πριν μπορέσουν να προστεθούν περισσότερες.
Βελτιώστε τη ροή εργασιών: Τα Όρια WIP βοηθούν την ομάδα σας να εργάζεται αποτελεσματικά, μεταφέροντας τις εργασίες μέσα από τη διοχέτευση χωρίς να επιβαρύνει κανένα στάδιο της διαδικασίας.
Οφέλη στον πραγματικό κόσμο
Ισορροπημένο φόρτο εργασίας: Οι ομάδες παραμένουν συγκεντρωμένες και παραγωγικές χωρίς να συσσωρεύονται πάρα πολλές εργασίες.
Βελτιωμένη συνεργασία: Τα σαφή όρια ενθαρρύνουν τις ομάδες να ολοκληρώσουν τις εργασίες συλλογικά πριν ξεκινήσουν νέες.
Καλύτερη ιεράρχηση εργασιών: Η εστίαση μετατοπίζεται φυσικά σε εργασίες υψηλής προτεραιότητας για να διατηρείται η ροή εργασίας σε κίνηση.
Πώς να ορίσετε όρια WIP
Ανοίξτε τις Ρυθμίσεις πίνακα: Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το γρανάζι στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα σας για να αποκτήσετε πρόσβαση στις ρυθμίσεις του πίνακα.
Ενεργοποίηση ορίων WIP: Κάτω από το Ρυθμίσεις καρτέλα, αλλάξτε την επιλογή «Όρια εργασίας σε εξέλιξη (WIP)» για να την ενεργοποιήσετε.
Ορίστε όρια για συγκεκριμένες στήλη: Πήγαινε στο Στήλες καρτέλα και εκχωρήστε συγκεκριμένα Όρια WIP σε κάθε στήλη με βάση τον φόρτο εργασίας της ομάδας σας.
Σύναψη
Τα όρια εργασίας σε εξέλιξη φέρνουν δομή και σαφήνεια στη διαχείριση εργασιών, διευκολύνοντας τον εντοπισμό σημείων συμφόρησης και τη διατήρηση μιας σταθερής ροής εργασιών.
Η διαχείριση της πρόσβασης στους πίνακες του έργου σας είναι ένα βασικό μέρος για να διατηρείτε την εργασία σας οργανωμένη και ασφαλή. Είτε εργάζεστε σε ένα έργο ιδιωτικής ομάδας είτε σε κάτι που προορίζεται για ευρύτερη συνεργασία, οι ρυθμίσεις απορρήτου σάς επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος μπορεί να δει και να χρησιμοποιεί τους πίνακες σας.
Μόνο άτομα στην ομάδα: Αυτή η ρύθμιση διασφαλίζει ότι μόνο τα άτομα που έχουν προστεθεί ρητά στον πίνακα μπορούν να τον δουν ή να αλληλεπιδράσουν μαζί του. Είναι ιδανικό για έργα όπου η εμπιστευτικότητα είναι κρίσιμης σημασίας, όπως ευαίσθητες εσωτερικές ροές εργασίας ή περιορισμένα έργα πελατών.
Όλοι στην ομάδα λογαριασμού: Χρειάζεστε λίγη περισσότερη ορατότητα χωρίς να την ανοίξετε σε όλο τον κόσμο; Με αυτήν τη ρύθμιση, όλα τα μέλη της ομάδας του λογαριασμού σας μπορούν να δουν τον πίνακα. Είναι ιδανικό για εσωτερικά έργα όπου η διαφάνεια σε όλη την ομάδα είναι χρήσιμη, αλλά ο έλεγχος εξακολουθεί να είναι σημαντικός.
Οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο: Θέλετε μέγιστη προσβασιμότητα; Αυτή η επιλογή επιτρέπει σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο του πίνακα να τον δει – ακόμα κι αν δεν έχει λογαριασμό Kerika. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι ενώ μπορούν να δουν τον πίνακα, δεν θα μπορούν να κάνουν αλλαγές εκτός εάν προστεθούν ρητά ως μέλος της ομάδας ή ως διαχειριστής.
Βασικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε:
Δημόσιοι πίνακες και ορατότητα αρχείων:
Όταν ορίζετε έναν πίνακα σε “Όποιος έχει το σύνδεσμο”, όλα τα αρχεία που είναι συνδεδεμένα στον πίνακα γίνονται δημόσια προσβάσιμα. Εάν χρησιμοποιείτε ενσωματώσεις όπως το Google Drive, αυτό σημαίνει ότι αυτά τα έγγραφα θα είναι επίσης ανοιχτά σε οποιονδήποτε έχει τον σύνδεσμο.
Περιορισμοί για συγκεκριμένο λογαριασμό:
Εάν χρησιμοποιείτε έναν επί πληρωμή λογαριασμό Google Workspace, οι πολιτικές της Google ενδέχεται να σας εμποδίσουν να ορίσετε έναν πίνακα σε “Όποιος έχει το σύνδεσμο”. Αυτό διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τα πρωτόκολλα ασφαλείας του οργανισμού.
Πώς να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις απορρήτου:
Ανοίξτε τον πίνακα και πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις.
Κάτω από το Μυστικότητα ενότητα, επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας και είστε έτοιμοι!
Σύναψη:
Οι ρυθμίσεις απορρήτου σάς δίνουν την ευελιξία να διαχειρίζεστε ποιος μπορεί να δει και να αλληλεπιδράσει με τους πίνακες σας, καθιστώντας τη συνεργασία ασφαλή και απρόσκοπτη. Είτε κάνετε κοινή χρήση με μια μικρή ομάδα είτε ανοίγετε έναν πίνακα για δημόσια προβολή, έχετε τον πλήρη έλεγχο.
Η σαφής και αποτελεσματική ανάθεση καθηκόντων είναι ο ακρογωνιαίος λίθος της αποτελεσματικής ομαδικής εργασίας. Αλλά εδώ είναι το πράγμα: δεν διευκολύνουν όλα τα εργαλεία την ανάθεση εργασιών σε περισσότερα από ένα άτομα. Και ας το παραδεχτούμε, πολλές εργασίες απαιτούν συχνά τη συνεργασία πολλών ανθρώπων για να γίνουν σωστά.
Ορισμένα εργαλεία σάς επιτρέπουν να αναθέσετε εργασίες σε ένα μόνο άτομο, κάτι που μπορεί να αφήσει τις ομάδες να ανακατεύονται για να καταλάβουν τις ευθύνες τους. Ωστόσο, υπάρχει ένας τρόπος να αναθέσετε εργασίες σε πολλά μέλη της ομάδας χωρίς κόπο, διασφαλίζοντας ότι όλοι παραμένουν συγχρονισμένοι και ότι η συνεργασία ρέει φυσικά.
Δείτε πώς λειτουργεί η ανάθεση εργασιών και πώς μπορείτε να χωρίσετε μεγάλες εργασίες σε μικρότερα, διαχειρίσιμα κομμάτια χρησιμοποιώντας λίστες ελέγχου:
Έτσι μπορείτε να αναθέσετε μια εργασία σε έναν ή περισσότερους συμπαίκτες, καθιστώντας την ιδανική για ομαδικές ευθύνες:
Ανοίξτε την Εργασία: Κάντε κλικ στην εργασία που θέλετε να αναθέσετε.
Επιλέξτε Μέλη Ομάδας: Χρησιμοποιήστε το Αναθέστε αυτήν την εργασία επιλογή να επιλέξετε έναν ή περισσότερους συμπαίκτες.
Εφαρμόστε την Εργασία: Η εργασία θα εμφανίζεται πλέον στον πίνακα ελέγχου όλων των ατόμων που της έχουν ανατεθεί, διασφαλίζοντας σαφήνεια και υπευθυνότητα.
Γιατί λειτουργεί:
Ιδανικό για συνεργατικές εργασίες που απαιτούν τη συμβολή πολλών μελών της ομάδας.
Κρατά όλους ενήμερους και ευθυγραμμισμένους με τις ευθύνες τους.
Χρησιμοποιήστε λίστες ελέγχου για να ορίσετε δευτερεύουσες εργασίες
Για μεγαλύτερες εργασίες που πρέπει να χωριστούν σε μικρότερα βήματα, Χρησιμοποιώντας λίστες ελέγχου, μπορείτε να αναθέσετε δευτερεύουσες εργασίες σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας, διασφαλίζοντας ότι γίνεται χειρισμός κάθε λεπτομέρειας:
Προσθέστε μια λίστα ελέγχου στην εργασία: Ανοίξτε την εργασία και μεταβείτε στο Λίστα ελέγχου αυτί.
Σπάστε το: Προσθέστε κάθε δευτερεύουσα εργασία ως στοιχείο λίστας ελέγχου.
Αναθέστε υποεργασίες: Εκχωρήστε μεμονωμένα στοιχεία λίστας ελέγχου σε ένα ή περισσότερα μέλη της ομάδας, διασφαλίζοντας ότι κάθε βήμα έχει έναν ξεκάθαρο ιδιοκτήτη.
Γιατί λειτουργεί:
Απλοποιεί μεγάλες εργασίες οργανώνοντάς τες σε μικρότερα βήματα που μπορούν να γίνουν.
Εξασφαλίζει υπευθυνότητα σε κάθε επίπεδο της εργασίας.
Τυλίγοντας
Η αποτελεσματική ανάθεση εργασιών είναι το κλειδί για την προώθηση της συνεργασίας και τη διασφάλιση της λογοδοσίας μέσα σε μια ομάδα. Αναθέτοντας εργασίες σε πολλούς συμπαίκτες ή χωρίζοντας τις σε μικρότερες δευτερεύουσες εργασίες με λίστες ελέγχου, δημιουργείτε σαφήνεια και απλοποιείτε τις ροές εργασίας. Αυτά τα χαρακτηριστικά επιτρέπουν στις ομάδες να παραμένουν οργανωμένες, να ευθυγραμμίζουν τις ευθύνες τους και να συνεργάζονται απρόσκοπτα για να επιτύχουν τους στόχους τους.
Η συνεργασία ευδοκιμεί όταν όλοι έχουν σαφείς ρόλους και το σωστό επίπεδο πρόσβασης. Το να προσκαλέσετε συμπαίκτες στο διοικητικό συμβούλιο σας μπορεί να είναι μια απλή διαδικασία, διασφαλίζοντας ότι όλοι – από τους διαχειριστές έργων έως τους σχεδιαστές και τους εξωτερικούς ενδιαφερόμενους, μπορούν να συνεισφέρουν αποτελεσματικά.
Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε συμπαίκτες και να διαχειριστείτε τους ρόλους τους με ευκολία:
Ανοίξτε τον πίνακα και κάντε κλικ στο Εικονίδιο ομάδας στη γραμμή εργαλείων.
Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να προσκαλέσετε.
Επιλέξτε έναν ρόλο για αυτούς: Διοικητικό Συμβούλιο, Μέλος της ομάδας, ή Επισκέπτης.
Βήμα 2: Εκχώρηση ρόλων
Διοικητικό Συμβούλιο: Εάν έχετε δημιουργήσει τον πίνακα, τότε από προεπιλογή είστε διαχειριστής του πίνακα. Αλλά μπορείτε να δώσετε τον πλήρη έλεγχο του διοικητικού συμβουλίου σε κάποιον, ο οποίος περιλαμβάνει τη διαχείριση των μελών της ομάδας και τις ρυθμίσεις.
Μέλος της ομάδας: Μπορεί να συνεργαστεί σε εργασίες, να ανεβάσει αρχεία και να συνεισφέρει στον πίνακα. Ιδανικό για σχεδιαστές, προγραμματιστές και άλλους συνεργάτες.
Επισκέπτης: Πρόσβαση μόνο για προβολή. Ιδανικό για εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς ή πελάτες που πρέπει απλώς να παρακολουθούν την πρόοδο.
Βήμα 3: Προσθέστε τους στην ομάδα
Κλικ Προσθέτω, και ο συμπαίκτης σας είναι άμεσα μέρος του ταμπλό με τον ρόλο που έχετε αναθέσει.
Πλεονεκτήματα της πρόσβασης βάσει ρόλων:
Διαχειριστής συμβουλίου: Πλήρης έλεγχος για επικεφαλής ομάδων
Από προεπιλογή, ο δημιουργός του πίνακα γίνεται ο διαχειριστής, αλλά μπορείτε να εκχωρήσετε δικαιώματα διαχειριστή σε άλλους όπως απαιτείται.
Βασικά πλεονεκτήματα:
Διαχειριστείτε τα μέλη της ομάδας, ενημερώστε τις ρυθμίσεις του πίνακα και διατηρήστε τον έλεγχο της δομής του διοικητικού συμβουλίου.
Ιδανικό για έργα με πολλούς επικεφαλής ή διαχειριστές έργων που χρειάζονται ίσο έλεγχο.
Αποτρέπει τα σημεία συμφόρησης εάν δεν είναι διαθέσιμος ένας μόνο διαχειριστής, όπως κατά τη διάρκεια διακοπών ή άλλων απουσιών.
Οι διαχειριστές διαδραματίζουν κρίσιμο ρόλο στη διατήρηση του διοικητικού συμβουλίου οργανωμένο, λειτουργικό και συνεργατικό, διασφαλίζοντας ότι τα καθήκοντα ηγεσίας διεκπεραιώνονται ομαλά.
Μέλος ομάδας: Ενδυναμώστε τους συντελεστές σας
Τα μέλη της ομάδας έχουν όλα τα εργαλεία που χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τη δουλειά. Μπορούν να συνεργαστούν σε εργασίες, να ανεβάσουν αρχεία και να συμβάλουν στην πρόοδο του συμβουλίου.
Βασικά πλεονεκτήματα:
Ιδανικό για σχεδιαστές, προγραμματιστές και άλλους ενεργούς συνεργάτες.
Διατηρεί τον πίνακα δυναμικό, επιτρέποντας την πρακτική συνεργασία, διατηρώντας παράλληλα την επίβλεψη του διαχειριστή.
Τα μέλη της ομάδας οδηγούν το έργο προς τα εμπρός, καθιστώντας τα τη ραχοκοκαλιά της παραγωγικής ομαδικής εργασίας.
Επισκέπτης: Κρατήστε τα ενδιαφερόμενα μέρη στο βρόχο
Οι επισκέπτες έχουν πρόσβαση μόνο για προβολή, πράγμα που σημαίνει ότι μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο του πίνακα χωρίς να κάνουν αλλαγές.
Βασικά πλεονεκτήματα:
Ιδανικό για εξωτερικούς ενδιαφερόμενους ή πελάτες που χρειάζονται μόνο να βλέπουν ενημερώσεις.
Εξασφαλίζει διαφάνεια χωρίς να διακυβεύεται η δομή ή η ροή εργασιών του πίνακα.
Οι επισκέπτες είναι ιδανικοί για να ενημερώνονται όλοι χωρίς να προσθέτουν πολυπλοκότητα.
Σύναψη
Η προσθήκη συμπαικτών θα πρέπει να είναι απλή και προσαρμόσιμη στις ανάγκες της ομάδας σας. Ένα καλά σχεδιασμένο σύστημα βασισμένο σε ρόλους διασφαλίζει την ομαλή συνεργασία, είτε εργάζεστε με μια δεμένη ομάδα είτε συντονίζεστε με εξωτερικούς ενδιαφερόμενους. Αναθέτοντας τους σωστούς ρόλους, μπορείτε να δημιουργήσετε μια πιο αποτελεσματική και απρόσκοπτη ροή εργασίας για όλους τους εμπλεκόμενους.
Η κοινή χρήση αρχείων σε μια ομάδα – είτε πρόκειται για μακέτες σχεδίασης, στοιχεία καμπάνιας ή τεχνικά έγγραφα – μπορεί γρήγορα να γίνει μια περίπλοκη διαδικασία. Η διασφάλιση ότι ο καθένας έχει τα σωστά αρχεία τη σωστή στιγμή συχνά μοιάζει σαν ταχυδακτυλουργική πράξη.
Τα καλά νέα είναι ότι η κοινή χρήση αρχείων δεν χρειάζεται να είναι ταλαιπωρία. Με την οργάνωση και την κοινή χρήση αρχείων με τον σωστό τρόπο, μπορείτε να κάνετε τη συνεργασία απρόσκοπτη, είτε πρόκειται για αποστολή ενός αρχείου σχεδίασης στη δημιουργική ομάδα σας είτε για την παροχή ενός οδικού χάρτη έργου στους ενδιαφερόμενους.
Δείτε πώς μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την κοινή χρήση αρχείων για να διατηρήσετε την ομάδα σας συνδεδεμένη και παραγωγική:
Οι κάρτες εργασιών είναι τέλειες για κοινή χρήση αρχείων που συνδέονται με μια συγκεκριμένη εργασία.
Δείτε πώς λειτουργεί η κοινή χρήση αρχείων στις κάρτες εργασιών:
Επισύναψη αρχείων απευθείας στην εργασία: Μεταφορτώστε αρχεία ή συνδέστε πόρους απευθείας στην κάρτα εργασιών. Οι συμπαίκτες σας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία χωρίς αναζήτηση μέσω email ή ξεχωριστών φακέλων.
Άμεση πρόσβαση για όλους τους εμπλεκόμενους: Οποιοσδήποτε είναι μέσα στον πίνακα έχει άμεση πρόσβαση στα συνημμένα αρχεία, διατηρώντας τη συνεργασία ομαλή και αποτελεσματική.
Οφέλη κοινής χρήσης αρχείων
Δεν υπάρχει σύγχυση σχετικά με τα αρχεία που σχετίζονται με την εργασία.
Όλα τα υλικά που σχετίζονται με εργασίες παραμένουν μαζί, ώστε η ομάδα σας να ξέρει πάντα πού να ψάξει.
Οι κάρτες εργασιών κάνουν την κοινή χρήση αρχείων εστιασμένη, σχετική και οργανωμένη χωρίς κόπο.
Για αρχεία που επηρεάζουν ολόκληρο το έργο, Συνημμένα πίνακα είναι ο δρόμος. Δείτε πώς λειτουργεί η κοινή χρήση αρχείων σε επίπεδο πίνακα:
Μεταφορτώστε ή συνδέστε αρχεία για ολόκληρη την ομάδα: Προσθέστε αρχεία ή εξωτερικούς συνδέσμους στον πίνακα στους οποίους μπορούν να έχουν πρόσβαση όλοι, όπως χάρτες έργων, κοινόχρηστα πρότυπα ή αναφορές.
Κεντρική κοινή χρήση αρχείων: Όλα τα μέλη του διοικητικού συμβουλίου μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία, διασφαλίζοντας ότι οι βασικοί πόροι του έργου είναι πάντα προσβάσιμοι.
Οφέλη κοινής χρήσης αρχείων
Ιδανικό για ενημερώσεις ή πόρους σε ολόκληρη την ομάδα.
Διατηρεί την ομαλή λειτουργία του έργου σας διασφαλίζοντας ότι όλοι έχουν πρόσβαση στις ίδιες πληροφορίες.
Τα συνημμένα πίνακα διευκολύνουν την κοινή χρήση αρχείων που έχουν σημασία σε ολόκληρη την ομάδα σας.
Σύναψη:
Η αποτελεσματική κοινή χρήση αρχείων είναι απαραίτητη για την ομαλή συνεργασία. Επισυνάπτοντας αρχεία σε συγκεκριμένες εργασίες ή συγκεντρώνοντας πόρους σε όλο το έργο, η ομάδα σας μπορεί να παραμείνει οργανωμένη και συνδεδεμένη χωρίς τη συνηθισμένη σύγχυση ή καθυστερήσεις. Είτε εστιάζετε σε λεπτομέρειες για συγκεκριμένες εργασίες είτε μοιράζεστε βασικούς πόρους σε ένα έργο, η ύπαρξη του κατάλληλου συστήματος διασφαλίζει ότι όλοι έχουν αυτό που χρειάζονται όταν το χρειάζονται.
Βελτιώστε τη ροή εργασίας σας διατηρώντας τα αρχεία σας προσβάσιμα και οργανωμένα και κάντε την ομαδική εργασία όσο πιο αποτελεσματική θα έπρεπε να είναι.
