We have noticed attempts by Chinese spammers to exploit Kerika, and we are taking some measures to reduce this hassle. We used to block these spammers one-by-one, but that is obviously time-consuming, especially when a bunch of them try the same trick, which is sending out dozens or hundreds of invitations to people to join them in their Kerika boards.
These spammers are using VPNs to appear as if they are from other countries, but there was a pattern to their use of Kerika: all the team invitations they sent out involve the same destination: qq.com, which is a major Chinese web portal operated by Tencent, primarily known for its instant messaging service, QQ.
While we support Chinese as a language, we don’t have any legitimate users in China since China blocks Google and so many other services. Which means that there will never be a legitimate use to add people from the qq.com domain to a Kerika board.
There’s a simple block we are introducing: we will keep a blacklist of domains, including qq.com, where the system will stop you from adding team members. This will help cut off Chinese spammers who are targeting other people from China.
We have had a 30-day free trial period for new users for a very long time, but we have long seen that people don’t really need the full 4 weeks to make up their mind about whether Kerika is what they are looking for, or not.
In fact, a trial period has a disadvantage in that people tend to forget they are in a free trial until they start getting reminders that the trial is about to end!
A more practical — and industry-standard — approach is to offer 14-day free trial from now on. This should provide ample time to make up your mind about whether Kerika is the best way for your remote team to get more done!
At Kerika we have been experimenting with using AI for software development for some time now: Microsoft’s Copilot has been used by our developers to help with their coding, and it has definitely proven helpful. We are now adding AI to some of parts of our user interface.
Using AI help build a new board
When you want to start a new Kerika Task Board, you will see that there’s a new option for GET HELP FROM AI:
AI Helper in Start New Board
Clicking on this button brings up a dialog where you can tell our AI what you want your new board to do:
How you can specify what the new board should do
It’s very important to provide as much detail as possible! The more you tell about Kerika’s AI about what you want your board to do, the better it can help. Some suggestions for what you should tell the AI:
Do you need a board for something short-term (3-6 months), something for a longer period, or for ongoing work without an end-date?
Will you be working by yourself, or with others?
What challenges are you trying to solve with Kerika: missed deadlines, poor communication, lack of visibility, etc.?
What’s not working well with the tools that you have been using before?
Are there any specific features of Kerika that you are interested in trying, like due dates, task assignments, file attachments, comments/discussions?
Using AI takes some time, typically 1-2 minutes to build your board. You can do other things with Kerika in the meantime; you will be notified when your board is ready. You can also cancel your request if you change your mind.
Using AI to help build a new template
Similarly, you now have the option of getting help from Kerika’s AI in making new templates:
If you choose to get help from AI, you are asked to provide details about what your new template should do, and how it will be used:
With templates there’s a little more detail that we ask for, and as with using AI to create new boards, the amount and quality of the instructions you provide to Kerika’s AI will make a big difference to how well the AI can help you make a new template.
Making a Board similar to a Sample Board
This last one is for new users only: when people sign up as Kerika, they are given the option of browsing our many sample boards (which are organized by job function) so they can get an idea of what Kerika can do before they start their first board.
Ever since we build our sample boards we have observed that they are very popular, and that people would make copies of them to either play with, or use as a basis for building their own boards.
Making a copy to play with is fine, but making a copy to create a starting point for your new board is not very effective.
To make it easy for people to handle both needs, we now include a MAKE A BOARD LIKE THIS button that’s shown whenever a new user is viewing a sample board.
The MAKE A BOARD LIKE THIS option shown to new users when they are viewing a sample board.
Clicking on this button brings up a dialog where the new user is asked what they would like to do with their version of this sample board:
Make a board like this
If all you need is a copy, just tell that to the AI: “Make a copy of this board”. But if you want a version of the board that’s personalized to your needs, make sure you give plenty of input to the AI!
If you are working on a Task Board, the Board Settings dialog’s Column tab can now let you hide or show columns.
To use this feature, open the Board Settings dialog by clicking on the gear button that appears on the top-right corner when you are viewing a Task Board, and then switching to the COLUMNS tab.
When you hover over any column in the list an options button (three dots) will appear:
Click on that and you will see the Actions menu.:
The Columns tab of Board Settings dialog for Task Boards
This makes it easier to manage boards with large numbers of columns.
As part of our continued push to make Kerika easy to use and purchase from anywhere in the world, our new pricing system will allow customers to pay in any of these currencies:
USD – United States Dollar
AED – United Arab Emirates Dirham
AFN – Afghan Afghani
ALL – Albanian Lek
AMD – Armenian Dram
ANG – Netherlands Antillean Guilder
AOA – Angolan Kwanza
ARS – Argentine Peso
AUD – Australian Dollar
AWG – Aruban Florin
AZN – Azerbaijani Manat
BAM – Bosnia and Herzegovina Convertible Mark
BBD – Barbadian Dollar
BDT – Bangladeshi Taka
BGN – Bulgarian Lev
BIF – Burundian Franc
BMD – Bermudian Dollar
BND – Brunei Dollar
BOB – Bolivian Boliviano
BRL – Brazilian Real
BSD – Bahamian Dollar
BWP – Botswana Pula
BYN – Belarusian Ruble
BZD – Belize Dollar
CAD – Canadian Dollar
CDF – Congolese Franc
CHF – Swiss Franc
CLP – Chilean Peso
CNY – Chinese Yuan Renminbi
COP – Colombian Peso
CRC – Costa Rican Colón
CVE – Cape Verdean Escudo
CZK – Czech Koruna
DJF – Djiboutian Franc
DKK – Danish Krone
DOP – Dominican Peso
DZD – Algerian Dinar
EGP – Egyptian Pound
ETB – Ethiopian Birr
EUR – Euro
FJD – Fijian Dollar
FKP – Falkland Islands Pound
GBP – British Pound Sterling
GEL – Georgian Lari
GIP – Gibraltar Pound
GMD – Gambian Dalasi
GNF – Guinean Franc
GTQ – Guatemalan Quetzal
GYD – Guyanese Dollar
HKD – Hong Kong Dollar
HNL – Honduran Lempira
HTG – Haitian Gourde
HUF – Hungarian Forint
IDR – Indonesian Rupiah
ILS – Israeli New Shekel
INR – Indian Rupee
ISK – Icelandic Króna
JMD – Jamaican Dollar
JPY – Japanese Yen
KES – Kenyan Shilling
KGS – Kyrgyzstani Som
KHR – Cambodian Riel
KMF – Comorian Franc
KRW – South Korean Won
KYD – Cayman Islands Dollar
KZT – Kazakhstani Tenge
LAK – Lao Kip
LBP – Lebanese Pound
LKR – Sri Lankan Rupee
LRD – Liberian Dollar
LSL – Lesotho Loti
MAD – Moroccan Dirham
MDL – Moldovan Leu
MGA – Malagasy Ariary
MKD – Macedonian Denar
MMK – Myanmar Kyat
MNT – Mongolian Tögrög
MOP – Macanese Pataca
MUR – Mauritian Rupee
MVR – Maldivian Rufiyaa
MWK – Malawian Kwacha
MXN – Mexican Peso
MYR – Malaysian Ringgit
MZN – Mozambican Metical
NAD – Namibian Dollar
NGN – Nigerian Naira
NIO – Nicaraguan Córdoba
NOK – Norwegian Krone
NPR – Nepalese Rupee
NZD – New Zealand Dollar
PAB – Panamanian Balboa
PEN – Peruvian Sol
PGK – Papua New Guinean Kina
PHP – Philippine Peso
PKR – Pakistani Rupee
PLN – Polish Złoty
PYG – Paraguayan Guaraní
QAR – Qatari Riyal
RON – Romanian Leu
RSD – Serbian Dinar
RUB – Russian Ruble
RWF – Rwandan Franc
SAR – Saudi Riyal
SBD – Solomon Islands Dollar
SCR – Seychellois Rupee
SEK – Swedish Krona
SGD – Singapore Dollar
SHP – Saint Helena Pound
SLE – Sierra Leonean Leone
SOS – Somali Shilling
SRD – Surinamese Dollar
STD – São Tomé and Príncipe Dobra (pre-2018, replaced by STN)
SZL – Eswatini Lilangeni
THB – Thai Baht
TJS – Tajikistani Somoni
TOP – Tongan Paʻanga
TRY – Turkish Lira
TTD – Trinidad and Tobago Dollar
TWD – New Taiwan Dollar
TZS – Tanzanian Shilling
UAH – Ukrainian Hryvnia
UGX – Ugandan Shilling
UYU – Uruguayan Peso
UZS – Uzbekistani Soʻm
VND – Vietnamese Đồng
VUV – Vanuatu Vatu
WST – Samoan Tala
XAF – Central African CFA Franc
XCD – East Caribbean Dollar
XCG – (Not a standard currency code; may need clarification)
XOF – West African CFA Franc
XPF – CFP Franc (used in French Pacific territories)
YER – Yemeni Rial
ZAR – South African Rand
ZMW – Zambian Kwacha
This will make it easy for folks in many countries who would otherwise have no reason to make dollar-based purchases (or may not even have a credit card that allows them to make purchases in any currency other than their native currency!)
If you are from a country that’s not listed above, the default way to pay will be in USD – United States Dollars.
Our old pricing hadn’t changed in over 10 years, and no longer reflected the value of our product, nor the fact that we now have more users outside the United States than within.
It was time, therefore, for us to update our pricing model in every respect! In this blog post we summarize all the changes, and in the sections below you will find links to other blog posts and website pages that discuss each item in more detail:
Lower prices for most countries
We had just one price for the last 10 years: $7 per Account Team Member, paid annually. While this was actually low for the United States market, it posed challenges for folks from countries with less developed economies and lower purchasing power.
We are making Kerika more affordable for users from outside the United States: while the new pricing for the Professional Plan for US-based customers is $9 per user monthly, or $90 annually, customers from nearly every other country can purchase subscriptions at a lower rate. This means customers from countries with smaller economies can purchase the same Kerika subscriptions as customers from richer economies, at a significantly discounted price.
This will be reflected when you visit the Kerika website’s pricing page, and when you look at the the available plans from inside the Kerika app. The pricing shown will be the discounted amount, and it will be in your local currency. Users from India, for example, will see the Professional Plan priced at ₹ 200 monthly / ₹ 2,000 annually.
The Business Plan for US-based customers will be $13 per user monthly, or $130 annually.
Pay in your own currency
Along with lower prices outside the United States we are also enabling our customers to pay in a variety of currencies — 135 currencies in all.
This will make it easier for people in different countries, who may find it difficult to make purchases in US Dollars, to buy Kerika subscriptions.
Users who are new to any online service may hesitate to buy annual subscriptions before they are fully familiar with that service. The natural preference for new customers would be to make a smaller cash commitment at first, by buying monthly subscriptions. We are making that easy.
You can now buy either Monthly or Annual Subscriptions (not a mix of both).
Annual subscriptions are priced at 10x the monthly rate, so if you are planning to use Kerika for more than 10 months it will be cheaper for you to get annual subscriptions.
But if you are a new customer and feeling hesitant about making that commitment to Kerika, you now have a very easy way to continue using Kerika after your 30-day Free Trial is over: just buy monthly subscriptions for a few months, and then switch over to annual subscriptions for the cost savings after you are convinced of Kerika’s benefits for your team’s productivity.
30-day Money Back Guarantee
And to make it even easier for new customers to confidently buy Annual Subscriptions, we are now offering a very simple 30-day Money Back Guarantee!
If you change your mind within 30 days of buying Annual Subscriptions, for any reason at all, you can ask for a full, cash refund of your purchase.
Now you don’t have to worry about whether you are making a mistake when you click on the Buy button!
Our old system of calculating and managing refunds was a real pain for us: it created complexity in our billing system, and that complexity, in turn, created a bunch of bugs that hurt our customers and us alike.
We are now moving to a simpler system: if you decide to cancel subscriptions you will get pro rata credit in your Kerika account which you can use for future purchases. The credits won’t expire and can’t be cashed out: they can be used only for future purchases.
The old Academic & Nonprofit Plan allowed for Account Teams of up to 10 people to use Kerika free. This was always cumbersome to administer, led itself to abuse (unfortunately), and didn’t help all schools, universities, and nonprofits.
The Academic & Nonprofit Plan will now work as a simple discount of 50%: if you qualify, you will be able to buy any plan at half-price, and there will not longer be a limit on how large your Account Team can be. This new Plan makes it easier for larger organizations to adopt the use of Kerika across the entire organization.
We used to offer the option of requesting an invoice that could be paid by bank cheque or direct deposit, but this option was unfortunately abused by a surprising number of users who would request invoices, ignore paying them, and ignore our emails reminding them about the outstanding invoices!
With our new system the option to make offline purchases (i.e. request an invoice) will be available to select customers only. Some of our older customers have been using the offline method for years because that’s the only way that they could make purchases — a common situation for folks working in government or very large companies that insist on invoices being submitted and processed through their Accounts Payable departments.
For these older customers, the offline method will continue to be available, but it will be strictly enforced: if invoices aren’t paid on time, the associated subscriptions will be cancelled.
If you are a new customer that needs the offline method, please contact us!
Easier to replace users within an Account
With the new pricing system it will be easier for our customers to replace one user with another without having to deal with additional charges, providing the removal of the old user and the addition of the new user takes place within the same day.
If a user is removed from an Account Team and another added within the same day, the system will not generate any billing transactions.
More Details in your Billing History Screen
The Billing History screen, which you can access by clicking on the Manage Account option in the menu that appears when you click on your avatar at the top-right of the desktop app, will contain more information about changes made, such as turning auto-renewal ON/OFF, adding people etc.
This should help our customers understand better how their billing has changed over time.
A Smooth Transition
This is perhaps the most important part of all: if you are already a Kerika customer, for any Plan, your Plan will continue as before until the end of it’s term.
If you had previously purchased at $ 84 / user, and the price for your region is now $ 90, you don’t have to make any additional payment right now: instead, when your Plan’s term if over, the new rates will go into effect.
Similarly, if you had the old Academic & Nonprofit Plan, that will continue until the end of the current term. When that term expires you will need to purchase either the Professional or Business Plan, but you will automatically be eligible for the Nonprofit Discount.
Any Questions or Concerns?
We realize pricing changes can always be a little unsettling for some users, no matter how much care is taken in designing the new model, and we would be happy to help you with your questions and to listen to your concerns. Contact us!
Vaš radni prostor trebao bi raditi za vas, a ne obrnuto. Opcije prilagodbe omogućuju vam da prilagodite sve, od boja pozadine do obavijesti i alata za bijelu ploču, što vam pomaže da ostanete organizirani i produktivni.
Da biste započeli personalizirati svoj radni prostor, morat ćete pristupiti postavkama postavki na svom računu. Evo kako:
Kliknite ikonu svog profila u gornjem desnom kutu zaslona.
Odaberite Moje postavke iz padajućeg izbornika.
Ove postavke omogućuju vam stvaranje iskustva koje odgovara vašem jedinstvenom stilu rada. Sada kada znate kako pristupiti postavkama, dopustite nam da vas vodimo korak po korak kako možete koristiti svaku opciju prilagodbe.
Kako radi: Podešavanje postavki
Postavke se obično grupiraju u tri glavne kategorije: General, Obavijesti, i Bijela ploča. Svaki odjeljak pruža jednostavne opcije dizajnirane za poboljšanje vašeg tijeka rada i optimiziranje vašeg iskustva.
Evo detaljnijeg pregleda kako te postavke funkcioniraju:
Opće postavke: učinite svoj radni prostor svojim
Boja pozadine: ● Odaberite boju pozadine koja je ugodna vašim očima i koja odgovara vašem stilu
● Birajte između raznih opcija kako biste svoj radni prostor učinili vizualno privlačnim.
Koristite oznake za ploče sa zadacima ● Omogućite ovu značajku za automatsko uključivanje oznaka na nove ploče zadataka i predloške koje izradite.
● Pomaže vam da ostanete organizirani i bez napora kategorizirate zadatke.
Prednosti: Prilagođavanje vizualnih aspekata vašeg radnog prostora čini ga intuitivnijim i manje pretrpanim, što vam pomaže da ostanete usredotočeni.
Obavijesti: Ostanite u tijeku bez preopterećenja
Obavijesti o chatu ● Primajte e-poruke kada postoji chat na razini odbora ili kada netko razgovara o zadatku u koji ste uključeni.
Ažuriranja aktivnosti za administratore ● Primajte obavijesti kada se dodaju, dovrše ili ponovno dodijele novi zadaci na pločama kojima upravljate.
Podsjetnici za dnevne zadatke ● Odlučite se za dnevni sažetak putem e-pošte koji se šalje u 6 ujutro, a prikazuje zakašnjele zadatke i one koji su dospjeli ovaj ili sljedeći tjedan.
● Grupirajte zadatke po datumu ili ploči za jednostavno praćenje.
Prednosti: S fleksibilnim obavijestima možete biti informirani o onome što je najvažnije, a da vas ne bombardiraju nepotrebnim ažuriranjima.
Postavke bijele ploče: Pojednostavite svoj kreativni proces
Linije i oblici ● Postavite zadane stilove linija, debljinu i boje za stvaranje čistih, dosljednih vizualnih prikaza.
Tekst na platnu ● Odaberite željeni stil fonta, veličinu i boju za dotjeran izgled.
Mogućnosti mreže ● Omogućite spajanje na rešetku i postavite veličinu rešetke kako bi vaši dizajni bili usklađeni i profesionalni.
Prednosti:
Ove postavke čine bijele ploče savršenima za razmišljanje, planiranje ili dizajn, osiguravajući da vaš rad izgleda sjajno i da ostane organiziran.
Završiti
Bilo da se radi o prilagodbi vizualnih elemenata, prilagođavanju obavijesti ili pojednostavljenju kreativnih alata, ove su opcije osmišljene kako bi poboljšale vašu produktivnost i održale vaše radno okruženje organiziranim. Odvajanje nekoliko trenutaka za personalizaciju vaših postavki može dovesti do učinkovitijeg i ugodnijeg iskustva svaki dan.
Papan yang sibuk kadangkala boleh berasa seperti labirin, terutamanya apabila anda menyulap tugas dengan pelbagai keutamaan. The Ciri Serlahkan menjadikannya mudah untuk mengurangkan bunyi bising, membolehkan anda menapis dan secara visual menekankan tugasan yang memenuhi kriteria tertentu.
Begini cara menggunakan ciri ini untuk mengikuti perkembangan projek anda:
Cara Menggunakan Ciri Serlahkan
1. Akses Pilihan Sorotan
Klik pada Ikon Serlahkan pada papan anda.
2. Pilih Perkara untuk Diserlahkan
Pilih daripada pilihan yang dipratentukan atau buat penapis tersuai:
Apa yang ditugaskan kepada saya: Lihat dengan serta-merta semua tugasan yang diberikan kepada anda, supaya anda boleh terus melaksanakan tanggungjawab anda.
Apa yang perlu diberi perhatian: Serlahkan tugas yang mungkin memerlukan susulan atau mempunyai tarikh akhir yang akan datang, memastikan tiada apa-apa yang gagal.
Perkara yang ditandakan sebagai Keutamaan Tinggi atau Kritikal: Fokus pada tugasan yang penting untuk kejayaan projek.
Apa yang tertunggak: Mengenal pasti tugasan yang melepasi tarikh akhir dengan jelas, membantu anda menangani kelewatan dengan cepat.
Sorotan Tersuai: Buat penapis yang disesuaikan dengan menggabungkan parameter seperti penerima tugasan, status tugas, tarikh akhir, keutamaan dan teg. Anda boleh menggunakan satu atau berbilang penapis pada satu masa untuk mengetahui perkara yang paling penting kepada anda di papan tulis.
Mengapa Ia Berfungsi
Fokus pada Tugasan Anda dengan “Apa yang Ditugaskan kepada Saya” Tapis tugas yang diberikan kepada anda untuk menumpukan perhatian pada tanggungjawab anda tanpa diketepikan oleh item lain di papan tulis. Ini adalah cara yang cekap untuk sentiasa mengatasi beban kerja peribadi anda.
Kenal pasti Kerja Segera dengan “Apa yang Perlu Diperhatikan” Serlahkan tugas yang memerlukan tumpuan segera, sama ada disebabkan tarikh akhir yang akan datang atau kemajuan yang terhenti. Penapis ini membantu anda mengesan kesesakan dan mengekalkan momentum projek.
Kekal dalam Kerja Kritikal dengan “Apa yang Ditandakan sebagai Keutamaan Tinggi atau Kritikal” Tugas keutamaan tinggi menuntut perhatian. Pilihan ini memastikan kerja penting mendapat tumpuan yang sepatutnya, membantu anda memacu projek ke arah kejayaan.
Alamat Item Tertunggak dengan “What’s Overdue” Kenal pasti tugas tertunggak dengan cepat dan ambil tindakan dengan mengagihkan semula sumber atau membuat susulan dengan ahli pasukan untuk membawa mereka kembali ke landasan yang betul.
Sesuaikan Aliran Kerja Anda dengan Sorotan Tersuai Ciri Sorotan Tersuai membolehkan anda menetapkan berbilang syarat, seperti menunjukkan tugasan yang diberikan kepada orang tertentu, ditandakan sebagai “Memerlukan Semakan” dan perlu dibuat dalam masa seminggu. Sesuaikan tetapan ini untuk membuat paparan fokus diperibadikan yang sesuai dengan aliran kerja khusus anda.
Kesimpulan
Dengan Ciri Serlahkan, anda boleh mengurangkan gangguan dan menumpukan pada perkara yang penting, memastikan aliran kerja yang jelas dan cekap.Sama ada mengurus beban kerja anda atau mengawasi keseluruhan pasukan, sorotan membantu anda kekal produktif dan fokus.
Vel hannað verkflæði þjónustuborðs er burðarásin í framúrskarandi þjónustuveri. Það tryggir slétt samskipti, hraðari úrlausn vandamála og meiri ánægju notenda. Hvort sem það meðhöndlar innri beiðnir eða utanaðkomandi fyrirspurnir viðskiptavina, skilvirkt vinnuflæði hjálpar teymum að vera skipulögð og einbeita sér að því að skila hnökralausri þjónustuupplifun.
Hins vegar er það ekki án áskorana að búa til skilvirkt vinnuflæði. Teymi glíma oft við vandamál eins og glataða miða, óljósa forgangsröðun verkefna og flöskuhálsa í samskiptum. Án skipulögðs kerfis getur það verið yfirþyrmandi að leysa vandamál viðskiptavina án tafar, sem leiðir til svekktra notenda og óánægðs teyma.
Í þessari grein munum við leiðbeina þér í gegnum nauðsynleg skref að byggja upp verkflæði þjónustuborðs, heimilisfang hugsanlegar áhyggjur sem gæti hindrað velgengni þess, og kynna þig fyrir rétt verkfæri til að búa til verkflæði sem raunverulega virkar:
Nauðsynleg skref og algengar gildrur til að byggja upp traust vinnuflæði þjónustuborðs
Vel skilgreint verkflæði þjónustuborðs skiptir sköpum fyrir hnökralausa þjónustustarfsemi, styttri viðbragðstíma og einstaka ánægju notenda. Til að koma á öflugu og skilvirku verkflæði þjónustuborðs skaltu fylgja þessum lykilskrefum:
1. Skilgreindu skýr markmið og umfang
Tilgreindu aðaltilgang vinnuflæðisins þíns. Ertu að taka á innri vandamálum, ytri stuðningi eða hvort tveggja? Skilgreina á skýran hátt svigrúmið til að samræma forgangsröðun og setja raunhæf markmið. Komdu á þjónustustigssamningum (SLA) til að setja væntingar um viðbragðs- og úrlausnartíma.
Passaðu þig á: óljósum markmiðum sem geta leitt til óhagkvæms vinnuflæðis og lélegrar ánægju notenda.
2. Byggja upp alhliða þekkingargrunn
Búðu til dýrmætt úrræði fyrir teymið þitt og notendur með því að greina endurtekin vandamál og þróa skýrt, leitarhæft efni eins og algengar spurningar, skref-fyrir-skref leiðbeiningar og ráðleggingar um bilanaleit.
Athugið: árangurslaus þekkingarmiðlun getur leitt til lengri upplausnartíma og gremju.
3. Miðstýrðu meðhöndlun beiðna
Búðu til eina geymslu til að hafa umsjón með öllum beiðnum sem berast og tryggja að ekkert mál sé saknað. Þetta miðlæga kerfi útilokar hættuna á dreifðum gögnum og hjálpar til við að viðhalda skipulagðri nálgun við úrlausn mála.
Horfðu á: óreiðukennda meðhöndlun beiðna án miðstýrðs kerfis, sem leiðir til þess að viðleitni vantar eða tvíteknar.
4. Flokkaðu og forgangsraðaðu verkefnum
Skiptu niður beiðnir eftir áríðandi, tegund eða deild. Að flokka verkefni hjálpar teyminu þínu að einbeita sér að málum með háa forgang á sama tíma og beiðnum með lægri forgang er haldið sýnilegum og á réttri leið.
Vertu meðvituð: handvirk flokkun getur verið villa viðkvæm og ósamræmi, sem leiðir til tafa á að taka á mikilvægum málum.
5. Settu skýrar ábyrgðir og hlutverk
Úthlutaðu sérstökum hlutverkum fyrir liðsmenn til að tryggja ábyrgð. Skilgreindu hver annast fyrstu línu fyrirspurnir, hver stigmagnar og leysir flókin mál og hver ber ábyrgð á uppfærslu þekkingargrunns.
Hafðu í huga: tvíræðni í hlutverkum og ábyrgð getur leitt til ruglings og tafa.
6. Fylgjast með og meta árangur
Fylgstu með lykilmælingum eins og upplausnartíma, viðbragðstíma og ánægju viðskiptavina. Metið reglulega frammistöðu teymisins þíns og safnaðu athugasemdum frá notendum til að bera kennsl á umbætur.
Ekki gleyma: takmarkaður sýnileiki í frammistöðu verkflæðis getur gert það krefjandi að bera kennsl á og taka á flöskuhálsum.
Notaðu réttu verkfærin til að sigrast á áskorunum þjónustuborðsins
Skýrt og skipulagt þjónustuborðskerfi er nauðsynlegt til að tryggja skilvirka úrlausn mála og þetta sjónræna vinnusvæði sýnir hvernig hægt er að takast á við áskoranir. Við skulum líta fljótt á hvernig þetta teymi stjórnar vinnuflæði sínu til að vera á undan.
Þessi borð býður upp á einfalda sýn á verkefni á mismunandi stigum. Beiðnir eru skráðar undir „Hlutir sem þarf að gera“, þar sem þær eru flokkaðar og forgangsraðaðar eftir brýni.
Verkefni færast óaðfinnanlega í „Að gera“ dálkinn þegar þau eru í vinnslu, sem gerir teyminu kleift að einbeita sér að virkum málum án þess að missa sjónar á því sem kemur næst. Lokið verkefni eru geymd í hlutanum „Lokið“, sem gefur tilfinningu fyrir framförum á sama tíma og vinnusvæðið er hreint.
Sjónræn merki eins og „Þarf endurskoðunar“, „Í vinnslu“ og „Þarfnast endurvinnslu“ gera það auðvelt að koma auga á verkefni sem krefjast tafarlausra aðgerða, á meðan gjalddagar tryggja að ekkert renni í gegnum sprungurnar. Með því að miðstýra beiðnum, skipuleggja þær á áhrifaríkan hátt og búa til skýrt vinnuflæði, forðast þetta teymi glundroða dreifðra samskiptatækja eins og tölvupósts eða spjalls.
Næst munum við kafa dýpra í hvernig þetta vinnusvæði virkar, sundurliða eiginleika þess til að sýna þér hvernig á að byggja upp áhrifaríkt þjónustuborðskerfi fyrir teymið þitt:
Skoðaðu þetta verkflæðisborð hjálparborðsins nánar
Þetta verkflæðistöflu hjálparborðsins er gott dæmi um hvernig skipulögð skipulag og skýrt skipulag getur einfaldað stjórnun stuðningsverkefna. Hver hluti er markvisst hannaður til að gera meðhöndlun beiðna óaðfinnanlega á sama tíma og stuðla að ábyrgð og samvinnu.
1. Handtaka og skipuleggja hverja beiðni
Dálkurinn „Hlutur að gera“ er upphafspunkturinn þar sem allar beiðnir sem berast eru teknar upp. Allt frá því að endurstilla lykilorð til úrræðaleitar við tengingarvandamál, hvert verkefni er eitt verklegt atriði sem tryggir að ekki sé farið fram hjá neinum beiðni. Þessi miðlæga nálgun veitir skýrleika og gerir teyminu kleift að forgangsraða á áhrifaríkan hátt.
2. Sérsníddu verkflæðisstig að þínum þörfum
Dálkarnir tákna mismunandi stig framvindu verkefnisins, svo sem “Hlutur sem þarf að gera”, “Að gera” og “Lokið.” Þetta er hægt að endurnefna, endurraða eða sérsníða til að passa við tiltekið vinnuflæði teymis þíns, sem gerir umskipti á milli stiga leiðandi og skilvirk.
3. Stjórna aðgangi og heimildum
Stjórnaðu því hverjir geta skoðað og breytt töflunni með því að úthluta hlutverkum. Liðsmenn geta fengið ritstjórnarréttindi til að uppfæra verkefni, en hagsmunaaðilar geta takmarkað við að skoða framfarir. Þetta kemur í veg fyrir rugling, tryggir að ábyrgð sé skýr og heldur vinnuflæðinu öruggu.
4. Miðstýrðu samskiptum
Teymisviðræður fara fram beint innan stjórnar. Í stað þess að spjalla við tölvupóst eða spjallverkfæri geturðu skrifað athugasemdir við tiltekin verkefni til að skýra upplýsingar eða veita uppfærslur. Þetta heldur öllum samskiptum viðeigandi, aðgengilegum og tengdum við viðeigandi verkefni.
5. Hagræða auðlindamiðlun
Með getu til að hlaða upp skrám er hægt að tengja notendahandbækur, leiðbeiningar um bilanaleit og önnur úrræði við verkefni. Þetta útilokar tímasóun í leit að dreifðum skjölum og tryggir að allir hafi aðgang að því efni sem þeir þurfa.
6. Forgangsraðaðu með skýrleika
Forgangsröðun verkefna er áreynslulaus með innbyggðum merkimiðum fyrir brýnt. Hvort sem það er að merkja verkefni sem „mikilvæg“, „háan forgang“ eða „venjulegt“, þá tryggja þessir sjónrænu vísbendingar að teymið viti hvað á að takast á við fyrst og halda verkflæðinu á réttri braut.
7. Haltu fókus með síum
Síur gera þér kleift að flokka og bera kennsl á verkefni sem þarfnast tafarlausrar athygli. Hvort sem þú ert að leita að tímabærum verkefnum, óúthlutuðum hlutum eða málum sem eru merkt til skoðunar, tryggja þessar síur að ekkert mikilvægt sé gleymt.
8. Skiptu niður verkefni til að fá betri skýrleika
Að skipta verkum niður í smærri, framkvæmanleg skref er nauðsynlegt til að viðhalda skýrleika og tryggja hnökralausa framkvæmd. Verkefnaspjaldið frá kynningarborðinu miðstýrir öllum viðeigandi upplýsingum, sem gerir það auðveldara að stjórna verkefnum á skilvirkan hátt. Svona hjálpar það:
Upplýsingar Tab: Veitir skýra verklýsingu og markmið, sem tryggir að allir liðsmenn skilji umfang og tilgang verkefnisins (t.d. að setja upp hugbúnað á tölvu notanda).
Gátlistar: Skiptir verkefnum í skref sem hægt er að framkvæma, svo sem að hlaða niður hugbúnaði, virkja leyfið, prófa virkni og veita notendaþjálfun.
Forgangur og frestir: Hjálpar til við að forgangsraða verkefnum (t.d. Critical, High Priority) og birtir fresti á áberandi hátt til að tryggja tímanlega frágang.
Hlutverkaverkefni: Úthlutar verkefnum til ákveðinna liðsmanna, stuðlar að ábyrgð og gagnsæi.
Skráarviðhengi: Miðstýrir tilföngum eins og uppsetningarpakka, handbækur og leyfislykla og útilokar tímasóun í leit að skrám.
Athugasemdir: Auðveldar verkefnasértæk samskipti til að halda umræðum einbeittum og viðeigandi.
Stöðuuppfærslur: Fylgir framvindu með merki eins og Í vinnslu, Þarfnast endurskoðunar, eða Lokað, halda liðinu í takt.
Merki og flokkar: Skipuleggur verkefni með merkjum (t.d. bilanaleit, öryggisúttekt) til að auðvelda síun og stjórnun.
Með öllum verkfærum og eiginleikum sem eru hönnuð til að hagræða þjónustuverinu þínu, tryggir Kerika að þú getir stjórnað verkefnum, unnið á skilvirkan hátt og viðhaldið miðlægum upplýsingum fyrir teymið þitt.
Hvort sem það er að forgangsraða mikilvægum verkefnum, fylgjast með framförum eða stuðla að samskiptum teymisins, þá býður Kerika upp á hina fullkomnu lausn til að einfalda og framkvæma verkflæði þitt á áhrifaríkan hátt. Svona geturðu byrjað:
Upptaka:
Með því að fylgja skipulagðri nálgun, skilgreina markmið, koma á fót þekkingargrunni, forgangsraða verkefnum og stuðla að samvinnu geturðu hagrætt rekstri þínum og veitt notendum þínum framúrskarandi stuðning.
Hvort sem þú ert að taka á brýnum upplýsingatæknivandamálum eða skipuleggja langtímastuðningsverkefni, tryggir Kerika að þjónustuborðið þitt gangi snurðulaust fyrir sig. Byrjaðu í dag og sjáðu muninn sem skipulagt, skilvirkt vinnuflæði getur gert!
Dobro osmišljen radni tok help desk je okosnica izuzetne korisničke podrške. Osigurava nesmetanu komunikaciju, brže rješavanje problema i veće zadovoljstvo korisnika. Bilo da se radi o internim zahtjevima ili eksternim upitima klijenata, efikasan tok posla pomaže timovima da ostanu organizirani i fokusirani na pružanje besprijekornog iskustva podrške.
Međutim, stvaranje efikasnog toka posla nije bez izazova. Timovi se često bore s problemima kao što su izgubljene karte, nejasno određivanje prioriteta zadataka i uska grla u komunikaciji. Bez strukturiranog sistema, brzo rješavanje problema kupaca može se osjećati neodoljivo, što dovodi do frustriranih korisnika i nezadovoljnih timova.
U ovom članku ćemo vas voditi kroz bitne korake da izgradite radni tok službe za pomoć, adresu potencijalne zabrinutosti to bi moglo ometati njegov uspjeh i upoznati vas sa pravi alati da kreirate tok posla koji zaista funkcioniše:
Osnovni koraci i uobičajene zamke za izgradnju solidnog radnog toka Help Desk-a
Dobro definiran radni tok Help Desk-a je ključan za nesmetane operacije podrške, skraćeno vrijeme odgovora i izuzetno zadovoljstvo korisnika. Da biste uspostavili robustan i efikasan radni tok Help Desk-a, slijedite ove ključne korake:
1. Definirajte jasne ciljeve i opseg
Identifikujte primarnu svrhu vašeg toka posla. Da li se bavite internim pitanjima, eksternom podrškom ili oboje? Jasno definisati obim za usklađivanje prioriteta i postaviti realne ciljeve. Uspostavite ugovore o razini usluge (SLA) kako biste postavili očekivanja za vrijeme odgovora i rješavanja.
Pazite na: nejasne ciljeve koji mogu dovesti do neefikasnog toka posla i slabog zadovoljstva korisnika.
2. Izgradite sveobuhvatnu bazu znanja
Stvorite vrijedan resurs za svoj tim i korisnike tako što ćete analizirati probleme koji se ponavljaju i razviti jasan sadržaj koji se može pretraživati kao što su često postavljana pitanja, vodiči korak po korak i savjeti za rješavanje problema.
Pažnja: neefikasna razmjena znanja može dovesti do dužeg vremena rješavanja problema i frustracije.
3. Centralizirajte rukovanje zahtjevima
Kreirajte jedno spremište za upravljanje svim dolaznim zahtjevima, osiguravajući da nijedan problem nije propušten. Ovaj centralizovani sistem eliminiše rizik od raštrkanih podataka i pomaže u održavanju organizovanog pristupa rešavanju problema.
Pazite na: haotično rukovanje zahtjevima bez centraliziranog sistema, što dovodi do propuštenih ili dupliranih napora.
4. Kategorizirajte i odredite prioritete zadataka
Podijelite zahtjeve prema hitnosti, vrsti ili odjeljenju. Kategorizacija zadataka pomaže vašem timu da se fokusira na probleme visokog prioriteta, dok zahtjeve nižeg prioriteta održava vidljivima i na pravom putu.
Imajte na umu: ručna kategorizacija može biti sklona greškama i nedosljedna, što može dovesti do kašnjenja u rješavanju kritičnih problema.
5. Postavite jasne odgovornosti i uloge
Dodijelite posebne uloge članovima tima kako biste osigurali odgovornost. Definirajte ko upravlja upitima prve linije, ko eskalira i rješava složene probleme i ko je odgovoran za ažuriranje baze znanja.
Imajte na umu: dvosmislenost u ulogama i odgovornostima može dovesti do zabune i kašnjenja.
6. Nadgledajte i procijenite učinak
Pratite ključne metrike kao što su vrijeme rješavanja, vrijeme odgovora i zadovoljstvo korisnika. Redovno ocjenjivajte učinak svog tima i prikupljajte povratne informacije od korisnika kako biste identificirali područja poboljšanja.
Ne zaboravite: ograničena vidljivost performansi toka posla može otežati prepoznavanje i rješavanje uskih grla.
Korištenje pravih alata za prevazilaženje izazova Help Desk
Jasan i organiziran sistem službe za pomoć je neophodan za osiguravanje efikasnog rješavanja problema, a ovaj vizuelni radni prostor pokazuje kako se izazovi mogu uhvatiti u koštac. Pogledajmo na brzinu kako ovaj tim upravlja svojim tokom rada kako bi ostao ispred.
Ova ploča nudi jednostavan pregled zadataka u različitim fazama. Zahtjevi se bilježe pod “Stvari koje treba uraditi”, gdje su kategorizirani i prioritetni na osnovu hitnosti.
Zadaci se neprimjetno pomiču u kolonu „Radimo“ kada su u toku, omogućavajući timu da se fokusira na aktivne probleme bez gubljenja iz vida onoga što slijedi. Završeni zadaci arhivirani su u odjeljku „Završeno“, dajući osjećaj napretka, a radni prostor je neopterećen.
Vizuelne oznake poput „Potreban je pregled“, „U toku“ i „Potrebna je dorada“ olakšavaju uočavanje zadataka koji zahtijevaju hitnu akciju, dok rokovi osiguravaju da ništa ne prođe kroz pukotine. Centraliziranjem zahtjeva, njihovom efikasnom organizacijom i kreiranjem jasnog toka posla, ovaj tim izbjegava haos raštrkanih komunikacijskih alata poput e-pošte ili ćaskanja.
Zatim ćemo dublje zaroniti u način na koji ovaj radni prostor funkcionira, razlažući njegove karakteristike kako bismo vam pokazali kako da izgradite efikasan sistem službe za pomoć za svoj tim:
Ova ploča toka rada Help Desk-a je odličan primjer kako strukturirana organizacija i jasan raspored mogu pojednostaviti upravljanje zadacima podrške. Svaki odjeljak je namjenski osmišljen kako bi rukovanje zahtjevima bilo besprijekorno, uz promicanje odgovornosti i saradnje.
1. Snimite i organizirajte svaki zahtjev
Kolona “Things to Do” je početna tačka u kojoj se bilježe svi dolazni zahtjevi. Od resetiranja lozinki do rješavanja problema s vezom, svaki zadatak je jedna stavka koja se može izvršiti koja osigurava da nijedan zahtjev nije propušten. Ovaj centralizovani pristup pruža jasnoću i omogućava timu da efikasno odredi prioritete.
2. Prilagodite faze toka posla svojim potrebama
Kolone predstavljaju različite faze napretka zadatka, kao što su “Stvari koje treba uraditi”, “Raditi” i “Završeno”. Oni se mogu preimenovati, preurediti ili prilagoditi tako da odgovaraju specifičnom toku rada vašeg tima, čineći prelaze između faza intuitivnim i efikasnim.
3. Kontrola pristupa i dozvola
Upravljajte ko može vidjeti i uređivati ploču dodjeljivanjem uloga. Članovima tima se mogu dati privilegije uređivanja za ažuriranje zadataka, dok dionici mogu biti ograničeni na gledanje napretka. Ovo eliminiše zabunu, osigurava da su odgovornosti jasne i održava tok posla sigurnim.
4. Centralizirajte komunikaciju
Timske diskusije se odvijaju direktno unutar odbora. Umjesto žongliranja e-pošte ili alata za ćaskanje, možete komentirati određene zadatke kako biste razjasnili detalje ili pružili ažuriranja. Ovo održava svu komunikaciju relevantnom, dostupnom i povezanom s odgovarajućim zadatkom.
5. Pojednostavite dijeljenje resursa
Uz mogućnosti učitavanja datoteka, zadacima se mogu priložiti korisnički priručnici, vodiči za rješavanje problema i drugi resursi. Ovo eliminiše gubitak vremena u potrazi za razbacanim dokumentima i osigurava da svi imaju pristup materijalima koji su mu potrebni.
6. Odredite prioritete sa jasnoćom
Određivanje prioriteta zadataka je jednostavno uz ugrađene oznake za hitnost. Bilo da se radi o označavanju zadataka kao „Kritični“, „Visoki prioritet“ ili „Normalni“, ovi vizuelni indikatori osiguravaju da tim zna čime se prvo treba pozabaviti, održavajući tok posla na pravom putu.
7. Održavajte fokus pomoću filtera
Filteri vam omogućavaju da brzo sortirate i identifikujete zadatke kojima je potrebna hitna pažnja. Bilo da tražite zakasnele zadatke, nedodijeljene stavke ili probleme označene za pregled, ovi filteri osiguravaju da se ništa važno ne previdi.
Rastavljanje zadataka na manje korake koji se mogu primijeniti je ključno za održavanje jasnoće i osiguravanje nesmetanog izvršavanja. Kartica zadataka sa demo ploče centralizuje sve relevantne informacije, što olakšava efikasno upravljanje zadacima. Evo kako to pomaže:
Detalji Tab: Pruža jasan opis zadatka i ciljeve, osiguravajući da svi članovi tima razumiju obim i svrhu zadatka (npr. instaliranje softvera na računar korisnika).
Kontrolne liste: Rastavlja zadatke na korake koji se mogu izvršiti, kao što je preuzimanje softvera, aktiviranje licence, testiranje funkcionalnosti i pružanje obuke korisnika.
Prioritet i rokovi: Pomaže u određivanju prioriteta zadataka (npr. kritični, visoki prioritet) i vidljivo prikazuje rokove kako bi se osigurao pravovremeni završetak.
Zadaci uloga: Dodjeljuje zadatke određenim članovima tima, promovišući odgovornost i transparentnost.
File Attachments: Centralizira resurse poput instalacionih paketa, priručnika i licencnih ključeva, eliminirajući izgubljeno vrijeme u potrazi za datotekama.
Komentari: Olakšava komunikaciju specifičnu za zadatak kako bi diskusije bile fokusirane i relevantne.
Status Updates: Prati napredak sa oznakama poput U toku, Needs Review, ili Blokirano, održavajući tim usklađenim.
Oznake i kategorije: Organizuje zadatke s oznakama (npr. Rješavanje problema, Sigurnosna revizija) za jednostavno filtriranje i upravljanje.
Uz sve alate i funkcije dizajnirane da pojednostave proces vašeg Help Deska, Kerika osigurava da možete upravljati zadacima, efikasno sarađivati i održavati centralizirane informacije za svoj tim.
Bilo da se radi o davanju prioriteta kritičnim zadacima, praćenju napretka ili podsticanju timske komunikacije, Kerika pruža savršeno rješenje za pojednostavljenje i učinkovito izvršavanje vašeg toka posla. Evo kako možete započeti:
Završavanje:
Slijedeći strukturirani pristup, definirajući ciljeve, uspostavljajući bazu znanja, određujući prioritete zadataka i podstičući suradnju, možete pojednostaviti svoje poslovanje i pružiti izuzetnu podršku svojim korisnicima.
Bilo da se bavite hitnim IT problemima ili planirate dugoročne inicijative podrške, Kerika osigurava da vaš Help Desk radi nesmetano. Započnite već danas i vidite razliku koju organiziran, efikasan radni tok može napraviti!
