प्राइवेसी सेटिंग्स समझें: कौन आपका बोर्ड देख सकता है, ये तय करें

अपने बोर्ड तक पहुँच कैसे मैनेज करें

अपने प्रोजेक्ट बोर्ड्स तक पहुँच मैनेज करना, आपके काम को व्यवस्थित और सुरक्षित रखने का एक अहम हिस्सा है। चाहे आप प्राइवेट टीम प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों या फिर सबके साथ मिलकर काम करने वाला प्रोजेक्ट हो, प्राइवेसी सेटिंग्स से आप ये तय कर सकते हैं कि कौन आपके बोर्ड को देख सकता है और इस्तेमाल कर सकता है।

चलिए देखते हैं कैसे काम करता है ये:

ये Kerika (एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल) बोर्ड सेटिंग्स पैनल आसान तरीके से प्राइवेसी कंट्रोल दिखाता है, जिससे आप तय कर सकते हैं कि कौन आपके प्रोजेक्ट्स को देख सकता है और उनमें काम कर सकता है।  देखिये, कितना आसान है पहुँच मैनेज करना और अपनी टीम को सही जानकारी देना, जिससे टीम का काम आसान और सुरक्षित रहे।

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प्राइवेसी ऑप्शन्स:

  1. सिर्फ़ टीम के लोग:

इस सेटिंग से सिर्फ़ वही लोग बोर्ड देख या इस्तेमाल कर पाएँगे जिन्हें आपने बोर्ड में जोड़ा है। ये उन प्रोजेक्ट्स के लिए बहुत अच्छा है जहाँ गोपनीयता बहुत ज़रूरी है, जैसे कि अंदरूनी काम या खास क्लाइंट्स के प्रोजेक्ट्स।

  1. अकाउंट टीम के सभी लोग:

थोड़ी ज़्यादा जानकारी सबको चाहिए, लेकिन सबको नहीं? इस सेटिंग से आपकी अकाउंट टीम के सभी मेंबर बोर्ड देख पाएँगे। ये उन अंदरूनी प्रोजेक्ट्स के लिए सही है जहाँ सबको जानकारी होना ज़रूरी है, लेकिन कंट्रोल भी ज़रूरी है।

  1. लिंक वाले कोई भी:

ज़्यादा से ज़्यादा लोगों तक पहुँच चाहिए? इस ऑप्शन से बोर्ड का लिंक जिसके पास होगा, वो इसे देख पाएगा – चाहे उसका Kerika अकाउंट हो या नहीं। लेकिन याद रखिये, वो बोर्ड तो देख पाएँगे, लेकिन बदलाव नहीं कर पाएँगे जब तक आप उन्हें टीम मेंबर या एडमिन नहीं बनाते।

ज़रूरी बातें:

  • पब्लिक बोर्ड और फ़ाइल विज़िबिलिटी:

जब आप बोर्ड को “लिंक वाले कोई भी” पर सेट करते हैं, तो बोर्ड से जुड़ी सारी फ़ाइलें पब्लिक हो जाती हैं। अगर आप Google Drive जैसे टूल्स इस्तेमाल कर रहे हैं, तो इसका मतलब है कि वो डॉक्यूमेंट्स भी सबके लिए खुल जाएँगे जिनके पास लिंक है। 

  • अकाउंट-स्पेसिफिक रिस्ट्रिक्शन्स:

अगर आप पेड Google Workspace अकाउंट इस्तेमाल कर रहे हैं, तो Google की पॉलिसी आपको बोर्ड को “लिंक वाले कोई भी” पर सेट करने से रोक सकती है। ये उनकी सिक्योरिटी पॉलिसी के हिसाब से है।

प्राइवेसी सेटिंग्स कैसे बदलें:

  1. अपना बोर्ड खोलें और सेटिंग्स में जाएँ।
  2. प्राइवेसी सेक्शन में, अपनी ज़रूरत के हिसाब से पहुँच का स्तर चुनें।
  3. अपने बदलाव सेव करें, और हो गया!

निष्कर्ष:

प्राइवेसी सेटिंग्स से आप ये तय कर सकते हैं कि कौन आपके बोर्ड को देख सकता है और इस्तेमाल कर सकता है, जिससे टीम का काम सुरक्षित और आसान रहता है। चाहे आप छोटी टीम के साथ शेयर कर रहे हों या फिर बोर्ड सबके लिए खोल रहे हों, आप पूरे कंट्रोल में हैं।