સારી ટીમવર્કનો મુખ્ય આધાર (cornerstone) એ છે કે કામની સોંપણી સ્પષ્ટ અને અસરકારક રીતે થાય. પણ વાત એમ છે કે, બધા ટૂલ્સમાં એક કરતાં વધુ વ્યક્તિને કામ સોંપવું સહેલું નથી હોતું. અને સાચું કહીએ તો, ઘણા કામો એવા હોય છે જે બરાબર કરવા માટે એક કરતાં વધુ લોકોના સહયોગ (collaboration) ની જરૂર પડે છે.

કેટલાક ટૂલ્સ તમને ફક્ત એક જ વ્યક્તિને કામ સોંપવા દે છે, જેના કારણે ટીમ ઘણીવાર એ નક્કી કરવામાં જ ગૂંચવાઈ જાય છે (scrambling to figure out) કે કોની શું જવાબદારી છે. જોકે, એક એવી રીત છે જેનાથી તમે સરળતાથી (effortlessly) ટીમના ઘણા સભ્યોને કામ સોંપી શકો છો, જેથી બધા એકબીજા સાથે તાલમેલમાં (in sync) રહે અને સહયોગ કુદરતી રીતે (naturally) આગળ વધે.

ચાલો જોઈએ કે કામની સોંપણી (task assignment) કેવી રીતે કામ કરે છે અને તમે ચેકલિસ્ટ (checklists) નો ઉપયોગ કરીને મોટા કામોને નાના, સંભાળી શકાય તેવા ટુકડાઓમાં (manageable pieces) કેવી રીતે વહેંચી શકો છો:

તમારા સાથીઓને ટાસ્ક સોંપો (Assign Tasks To Your Teammates)

આ ટાસ્ક કાર્ડનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

આ રીતે તમે એક અથવા વધુ સાથીઓને ટાસ્ક સોંપી શકો છો, જે ટીમ આધારિત જવાબદારીઓ માટે પરફેક્ટ છે:

1. ટાસ્ક ખોલો (Open the Task): જે ટાસ્ક તમે સોંપવા માંગો છો તેના પર ક્લિક કરો.
2. ટીમ મેમ્બર્સ પસંદ કરો (Select Team Members): Assign This Task (આ ટાસ્ક સોંપો) વિકલ્પનો ઉપયોગ કરીને એક અથવા વધુ સાથીઓને પસંદ કરો.
3. સોંપણી લાગુ કરો (Apply the Assignment): હવે આ ટાસ્ક જેમને પણ સોંપવામાં આવ્યું છે તે બધાના ડેશબોર્ડ પર દેખાશે, જેનાથી સ્પષ્ટતા (clarity) અને જવાબદારી (accountability) સુનિશ્ચિત થાય છે.

આ શા માટે અસરકારક છે (Why It Works):

• એવા સહયોગી કાર્યો (collaborative tasks) માટે પરફેક્ટ જેમાં ઘણા ટીમના સભ્યોના ઇનપુટની જરૂર હોય.
• દરેકને તેમની જવાબદારીઓ વિશે માહિતગાર અને એકસાથે (aligned) રાખે છે.

પેટા-કાર્યો (Subtasks) સોંપવા માટે ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરો (Use Checklists to Assign Subtasks)

આ ટાસ્ક કાર્ડનું પ્રીવ્યૂ જોવા અહીં ક્લિક કરો

મોટા ટાસ્ક માટે જેને નાના પગલાઓમાં વહેંચવાની જરૂર હોય, ચેકલિસ્ટનો ઉપયોગ કરીને, તમે ચોક્કસ ટીમના સભ્યોને પેટા-કાર્યો (subtasks) સોંપી શકો છો, જેથી દરેક નાની વિગત (detail) પર ધ્યાન અપાય:

1. ટાસ્કમાં ચેકલિસ્ટ ઉમેરો (Add a Checklist to the Task): ટાસ્ક ખોલો અને Checklist ટેબ પર જાઓ.
2. તેને નાના ભાગોમાં વહેંચો (Break It Down): દરેક પેટા-કાર્યને ચેકલિસ્ટ આઇટમ તરીકે ઉમેરો.
3. પેટા-કાર્યો સોંપો (Assign Subtasks): દરેક ચેકલિસ્ટ આઇટમને એક અથવા વધુ ટીમના સભ્યોને સોંપો, જેથી દરેક પગલા માટે સ્પષ્ટ માલિક (owner) હોય.

આ શા માટે અસરકારક છે (Why It Works):

• મોટા ટાસ્કને નાના, કરવા યોગ્ય (actionable) પગલાઓમાં ગોઠવીને સરળ બનાવે છે.
• ટાસ્કના દરેક સ્તરે જવાબદારી સુનિશ્ચિત કરે છે.

ટૂંકમાં (Wrapping up)

ટીમમાં સહયોગને પ્રોત્સાહન આપવા અને જવાબદારી સુનિશ્ચિત કરવા માટે કાર્યક્ષમ ટાસ્ક સોંપણી ચાવીરૂપ (key) છે. ટાસ્કને ઘણા સાથીઓને સોંપીને અથવા ચેકલિસ્ટ વડે તેને નાના પેટા-કાર્યોમાં વહેંચીને, તમે સ્પષ્ટતા લાવો છો અને કાર્યપ્રવાહને સરળ બનાવો છો (streamline workflows). આ સુવિધાઓ ટીમોને વ્યવસ્થિત રહેવા, જવાબદારીઓ સ્પષ્ટ કરવા અને તેમના લક્ષ્યો (goals) સુધી પહોંચવા માટે વગર કોઈ અડચણે (seamlessly) સાથે મળીને કામ કરવાની મંજૂરી આપે છે.